Việc xảy ra những sai sót trong quá trình lập hóa đơn GTGT, hóa đơn điện tử là không thể tránh khỏi. Vì vậy việc hủy hóa đơn điện tử, hóa đơn GTGT sẽ là nghiệp vụ xử lý bạn thường gặp. CKTC hướng dẫn để quý doanh nghiệp tham khảo các bước về việc hủy hóa đơn điện tử.
Trước tiên, hãy hiểu rõ khái niệm về hủy hóa đơn điện tử theo khoản 3, Điều 11 của Thông tư 32/2011/TT-BTC có ghi rõ:
– Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.
– Và tiêu hủy hóa đơn điện tử chính là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu tới các thông tin được chứa trong nó.
– Vậy khi nào được phép hủy hóa đơn điện tử?
1. Hủy bỏ hóa đơn điện tử khi hết thời hạn lưu trữ
Theo Luật Kế toán, hóa đơn điện tử sẽ có một thời hạn lưu trữ nhất định (hiện tại là 10 năm).
Và khi hết thời hạn đó, nếu không có các quyết định khác của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp sẽ được phép tiêu hủy.
Lưu ý:
– Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa hủy.
– Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử phải đảm bảo hệ thống thông tin hoạt động bình thường.
– Thủ tục hủy hóa đơn điện tử được thực hiện tương tự thủ tục hủy hóa đơn thường theo Nghị định 51/2010 của Chính phủ và Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính.
Nếu một trong hai bên bán hoặc bên mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu thì cần gửi yêu cầu tới bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.
Trong trường hợp trên, nếu không thể liên lạc với các bên liên quan để được gửi lại hóa đơn thì bên bán hoặc bên mua cần phải báo cáo mất hóa đơn theo quy định trong Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính.
2. Hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập nhưng phát hiện có sai sót
Trong trường hợp này, thường là với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế- Phân biệt Hóa đơn điện tử xác thực.
Có 03 trường hợp nhỏ khác bao gồm:
2.1. Trường hợp hóa đơn phát hiện sai sót khi chưa gửi cho bên mua
Hóa đơn điện tử có mã chưa gửi cho bên mua và phát hiện có sai sót thì bên bán thực hiện thông báo với Cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119/2018 của Chính phủ về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Bên cạnh đó, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử rồi gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho bên mua.
2.2. Trường hợp gửi cho bên mua rồi mới phát hiện ra có sai sót.
Lúc này cần phải có văn bản thỏa thuận giữa 2 bên, ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót này do bên bán), sau đó bên bán sẽ gửi thông báo với Cơ quan thuế theo Mẫu số 4 phía trên.
Tương tự, bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử rồi gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập rồi gửi cho bên mua.
2.3. Trường hợp Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót đã được cấp mã
Cơ quan thuế sẽ thông báo cho bên bán theo Mẫu số 5 Phụ lục Nghị định 119/2018 để bên bán kiểm tra sai sót.
Bên bán cần thực hiện thông báo với Cơ quan thuế theo mẫu số 4 phía trên (trong thời hạn 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo).
Tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới, ký số và ký điện tử, gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã và gửi lại cho bên mua.
Quý doanh nghiệp cần lưu ý rằng:
Chỉ hủy hóa đơn điện tử khi được sự đồng ý của cả hai bên giao dịch (bên bán và bên mua) – Theo Khoản 1 – Điều 9 – Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Hiện nay vẫn trong thời gian chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử, chính vì vậy mà vẫn còn rất nhiều hộ, cá nhân, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy và việc hủy hóa đơn GTGT cũng cần được đề cập một cách chính xác bên cạnh hủy hóa đơn điện tử.
CKTC (Chìa Khóa Thành Công) cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp – uy tín – tận tình. Liên hệ để được hỗ trợ trực tiếp tại đây.
5. Dịch vụ lập báo cáo tài chính
6. Dịch vụ thay đổi GPKD – Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh
7. Dịch vụ giải thể doanh nghiệp
Tham khảo bảng giá dịch vụ thành lập công ty
Tham khảo bảng giá dịch vụ kế toán
Dịch vụ tra cứu hóa đơn
Dịch vụ tra cứu thông tin công ty
Tra cứu thông tin người nộp thuế: tại đây
Dịch vụ tra cứu ngành nghề kinh doanh
Mail: cktc.vn@gmail.com – Website: cktc.vn
