Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhiều hóa đơn điện tử cũ theo mẫu TB03/AC ban hành kèm Thông tư số 39/2014/TT-BTC sẽ bị hủy nếu có sự yêu cầu của cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp. Mặc khác, trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cũng thường xuyên phải hủy hóa đơn điện tử nếu gặp sai sót hoặc không phù hợp nhưng chưa chắc ai cũng biết cách hủy hóa đơn theo đúng quy trình. CKTC sẽ chia sẻ về quy trình hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC được quy định thế nào?
Hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 – Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đưa ra quy định về hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử tại Khoản 3, Điều 11 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC hủy hóa đơn điện tử làm cho hóa đơn không có giá trị sử dụng.
Theo quy định tại Khoản 11, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tiêu hủy hóa đơn điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa nó.
Hủy hóa đơn điện tử và tiêu hủy hóa đơn điện tử là 02 biện pháp khác nhau và cách thực hiện cũng khác nhau.
1. Trường hợp hủy hóa đơn điện tử không sử dụng nữa – Hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.
1.1 Hủy hóa đơn điện tử khi hết hạn lưu trữ
Thông thường 10 năm là thời hạn lưu trữ của hóa đơn điện tử theo Luật. Khi kết thúc thời hạn 10 năm này, doanh nghiệp có quyền hủy hóa đơn điện tử nếu cơ quan nhà nước có thẩm quyền không có quyết định khác.
Về thủ tục hủy hóa đơn điện tử, thủ tục thực hiện tương tự với thủ tục hủy hóa đơn thường như trong Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 53/2010/TT-BCT.
Chú ý:
– Khi hủy hóa đơn điện tử, phải chú ý không làm ảnh hưởng đến các hóa đơn điện tử đang còn sử dụng.
– Khi hủy hóa đơn điện tử, phải chú ý không làm ảnh hưởng đến hệ thống thông tin.
1.2 Hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót ( Thông thường áp dụng đối với hóa đơn điện tử đã có mã xác nhận của cơ quan thuế )
1.2.1 Trường hợp hóa đơn phát hiện sai sót khi chưa gửi cho bên mua
Nếu bên bán phát hiện hóa đơn có sai sót trước khi chưa gửi cho bên mua thì bên bán tiến hành báo cơ quan thuế dựa vào MẪU SỐ 04 phụ lục của Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Sau đó, bên bán cần THAY THẾ hóa đơn đã lập bằng hóa đơn điện tử mới bằng cách lập, ký số và ký điện tử để lấy mã ở cơ quan thuế. Rồi bên bán gửi lại hóa đơn vừa mới lập cho bên mua.
1.2.2 Trường hợp hóa đơn phát hiện ra sai sót khi gửi cho bên mua
Nếu bên bán là bên gây sai sót, cần thêm văn bản ghi rõ và thông báo về việc sai sót. Kèm theo văn bản nêu rõ thỏa thuận giữa bên bán và bên mua. Tương tự, bên bán cần lập hóa đơn THAY THẾ hóa đơn đã lập bằng hóa đơn điện tử mới bằng cách lập, ký số và ký điện tử để lấy mã cơ quan thuế. Bên bán gửi lại hóa đơn mới vừa lập cho bên mua.
1.2.3 Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót đã được cấp mã.
Trường hợp này, bên bán sẽ được cơ quan thuế thông báo về sai sót hóa đơn điện tử theo MẪU 05 phụ lục của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Sau đó bên bán cần đối chiếu, kiểm tra lại thông tin theo MẪU 05.
Sau khi nhận thông báo thì trong vòng 02 ngày, nếu như có sự đồng ý của cả 02 bên (bên bán và bên mua). Bên bán vẫn tiếp tục lập hóa đơn mới và tiến hành ký để nhận mã từ cơ quan thuế. Sau đó bên bán gửi lại hóa đơn mới cho bên mua.
2. Quy định về việc hủy hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp giải thể – Hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Căn cứ theo Thông tư 39/2014/TT-BTC đã quy định như sau:
– Doanh nghiệp quyết định giải thể hoặc ngừng sử dụng mã số thuế thì đơn vị đó sẽ ngừng sử dụng những hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng. Do đó, doanh nghiệp bắt buộc tiến hành hủy hóa đơn.
– Doanh nghiệp bắt buộc hủy hóa đơn chậm nhất sau 30 ngày kể từ ngày thông báo giải thể với cơ quan thuế.
– Đối với trường hợp hóa đơn hết giá trị sử dụng, đơn vị bắt buộc hủy hóa đơn trong vòng tối đa 10 ngày kể từ ngày thông báo giải thể.
3. Quy trình hủy hóa đơn điện tử – Hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Bước 1: Thành lập hội đồng hủy hóa đơn điện tử
– Doanh nghiệp/tổ chức kinh tế muốn hủy hóa đơn phải có quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp về việc thành lập hội đồng hủy hóa đơn.
– Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của doanh nghiệp;
– Các thành viên Hội đồng tiêu hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót và tiến hành các công việc sau đây:
+ Lập bảng kê hóa đơn cần hủy;
+ Tiến hành hủy hóa đơn và lập biên bản hủy hóa đơn;
+ Thông báo kết quả hủy hóa đơn.
Lưu ý: Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không cần phải lập hội đồng hủy hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập bảng kê hóa đơn điện tử cần hủy
Tại Khoản 3, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau:
” Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi đầy đủ thông tin chi tiết như: Tên hóa đơn, Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiện hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số……đến số……. hoặc liệt kê chi tiết từng hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
=> Trước khi hủy hóa đơn, hội đồng hủy hóa đơn điện tử phải lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy với các quy định trên.
Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử
Khi hủy hóa đơn, hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Trong biên bản ghi rõ thông tin của hóa đơn hủy như sau:
– Loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, từ quyền…… đến quyển, từ số…..đến số.
– Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc, xé nhỏ hoặc đốt.
– Biên bản phải có chữ ký của các thành viên trong hội đồng hủy hóa đơn.
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn điện tử
Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành thông báo kết quả hủy hóa đơn theo quy định: ” Thông báo kết quả hủy hóa đơn điện tử phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn này sẽ được lưu tại công ty. Riêng đối với Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn thì công ty cổ phần cần lập thành 02 bản, trong đó 01 bản lưu tại công ty và gửi 01 bản đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Lưu ý: Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử nêu trên không tiến hành đối với:
– Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán (vì các loại này sẽ được tiêu hủy theo quy định của pháp luật về kế toán).
– Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án (trường hợp này sẽ được xử lý theo quy định của pháp luật).
4. Tài sản và hàng hóa của doanh nghiệp giải thể
Một số doanh nghiệp muốn bán lại tài sản, hàng hóa nhưng đã giải thể và hoàn thành thủ tục hóa đơn rồi thì thực hiện theo quy trình sau.
‘Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định, cơ quan thuế sẽ cấp lại hóa đơn lẻ – hóa đơn bán hàng cho doanh nghiệp để thực hiện việc thanh lý tài sản. Doanh nghiệp phải nộp thuế GTGT và thu nhập doanh nghiệp theo mức khoán với những mặt hàng tương ứng.
Tham khảo: Hóa đơn điện tử cấp theo lần phát sinh.
CKTC (Chìa Khóa Thành Công) cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp – uy tín – tận tình. Liên hệ để được hỗ trợ trực tiếp tại đây.
6. Dịch vụ lập báo cáo tài chính
7. Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh – Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh
8. Dịch vụ giải thể doanh nghiệp
Tham khảo bảng giá dịch vụ thành lập công ty
Tham khảo bảng giá dịch vụ kế toán
Dịch vụ tra cứu hóa đơn
Dịch vụ tra cứu thông tin công ty
Tra cứu thông tin người nộp thuế: tại đây
Dịch vụ tra cứu ngành nghề kinh doanh
