Cách xử lí hàng tồn kho

Hàng tồn kho là vấn đề cốt lõi của các doanh nghiệp (đặc biệt là doanh nghiệp thương mại). Trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ có số lượng hàng tồn kho chênh lệch rất lớn so với sổ sách hoặc hàng tồn kho bị hỏng, hết hạn sử dụng. Vậy cách xử lí hàng tồn kho như thế nào? CKTC xin trình bày ở bài viết dưới đây.

1. Trường hợp hàng tồn kho ảo và cách xử lí hàng tồn kho ảo

1.1 Nguyên nhân của việc tồn kho ảo

– Do việc doanh nghiệp bán hàng không xuất hóa đơn. Đây là một việc thường xuyên diễn ra khi khách hàng của doanh nghiệp không có nhu cầu nhận hóa đơn. Và lỗi thuộc về kế toán khi bán hàng đủ điều kiện ghi nhận doanh thu nhưng không xuất hóa đơn cho dù người mua không có nhu cầu.

– Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không đúng với hoạt động kinh doanh dẫn đến hàng tồn kho tồn nhiều.

1.2 Cách xử lý hàng tồn kho ảo

Xuất hóa đơn bán hàng cho khách lẻ không lấy hóa đơn

Cách này khá an toàn. Tuy nhiên doanh nghiệp phải chịu 10% thuế GTGT, đồng thời làm tăng doanh thu bán hàng trong kỳ. Mặc dù thực tế trong kỳ không phát sinh, như vậy cần phải cân đối được doanh thu chi phí làm sao cho hợp lý với số thuế TNDN phải nộp.

Hạch toán hàng tồn kho:

Ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 111

Có TK 511, 3331

Ghi nhận giá vốn:

Nợ TK 632

Có TK 156

Xuất hàng cho biếu tặng nhân viên

Theo hướng dẫn tại khoản 7 điều 3 thông tư 26/2015/TT-BTC quy định:

“Đối với trường hợp này xuất hàng cho biếu tặng nhân viên vẫn phải xuất hóa đơn. Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa dịch vụ của khách hàng.”

Như vậy có thể thấy xuất hàng cho biếu tặng nhân viên là một khoản chi có tích chất phúc lợi. Vì vậy nó được tính vào chi phí được trừ khi xác đinh thuế TNDN. Tuy nhiên để được tính vào chi phí hợp lý được trừ cần lưu ý: Tổng số chi có tính chất phúc lợi không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm.

Chứng từ kèm theo: Hóa đơn, phiếu xuất kho, danh sách nhân viên được cho biếu tặng hàng hóa.

Hạch toán hàng tồn kho:

+ Sản phẩm hàng hóa dùng để cho biếu tặng được chi bằng quỹ khen thưởng phúc lợi

Nợ TK 353

Có TK 511, 3331

+ Đồng thời ghi nhận giá vốn:

Nợ TK 632

Có TK 156

Xuất hàng hóa trả thay lương cho người lao động

Trường hợp này cũng phải xuất hóa đơn tương tự như trường hợp hàng hóa cho biếu tặng ở trên.

Chứng từ kèm theo: Hóa đơn, phiếu xuất kho, bảng lương

Hạch toán hàng tồn kho:

+ Hạch toán doanh thu:

Nợ TK 334

Có TK 511, 3331

+ Hạch toán giá vốn

Nợ TK 632

Có TK 156

Lập biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho do hàng hóa lâu ngày, khó bán…

Doanh nghiệp phải tiến hành lập hội đồng kiểm kê hàng hóa, thanh lý hàng hóa.

Chứng từ kèm theo:

+ Biên bản thanh lý;

+ Bảng tổng hợp hàng hóa cần thanh lý;

+ Quyết định thanh lý;

+ Hóa đơn GTGT;

+ Phiếu xuất kho.

Hạch toán hàng tồn kho:

+ Hạch toán doanh thu:

Nợ TK 111,112,131

Có TK 511, 3331

+ Hạch toán giá vốn:

Nợ TK 632

Có TK 156

Đăng ký với sở công thương chương trình khuyến mại.

Khi áp dụng chương trình khuyến mại, doanh nghiệp phải thông báo và đăng ký với sở công thương.

Chứng từ kèm theo: Hợp đồng, hóa đơn phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có….

Hạch toán hàng tồn kho:

+ Hạch toán doanh thu

Nợ TK 111,112,131

Có TK 511

Có TK 3331

+ Hạch toán giá vốn

Nợ TK 632

Có TK 156

2. Trường hợp hàng tồn kho hết hạn sử dụng và cách xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng

2.1 Hàng tồn kho hết hạn sử dụng là gì?

Hàng tồn kho hết hạn sử dụng được hiểu là các mặt hàng sau một thời gian sản xuất mà không bán được dẫn đến bị hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hết hạn sử dụng. Doanh nghiệp cần nhanh chóng tìm ra biện pháp xử lý để hạn chế tổn thất về mặt kinh phí, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh.

2.2 Cách xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng

Về thuế thu nhập doanh nghiệp

Căn cứ Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC ban hành ngày 22/06/2015 (bổ sung cho Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC) về hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN thì hàng hóa tồn kho hết hạn sử dụng nếu không được bồi thường sẽ tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Hồ sơ chuẩn bị gồm:

– Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập. Cần xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng là gì?; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng.

– Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

– Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

Hồ sơ sẽ được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.

Lưu ý: Tùy thuộc vào mặt hàng tồn kho, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh hàng hóa bị hòng và tiêu hủy. Đặc biệt như các mặt hàng thuốc, vật tư y tế…

Với thuế giá trị gia tăng

Khoản 1, Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC nêu nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào có quy định. Các trường hợp tổn thất không được bảo hiểm bồi thường sẽ được khấu trừ thuế GTGT gồm: các trường hợp tổn thất không được bảo hiểm bồi thường, thiên tai, hỏa hoạn, hàng quá hạn sử dụng… Muốn được khấu trừ thuế, doanh nghiệp phải cung cấp đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh cho các trường hợp tổn thất được bồi thường.

Lưu ý: Hàng hóa hết hạn sử dụng nếu không được bồi thường vẫn sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Hướng dẫn hạch toán hàng hóa tồn kho hết hạn sử dụng, hàng hóa tồn kho hư hỏng phải hủy

Tại điểm c, điều 45 Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy định về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

c) Kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, ghi:

Nợ TK 229: Dự phòng tổn thất tài sản (số được bù đắp bằng dự phòng)

Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phòng)

Có các TK 152, 153, 155, 156.

Vậy, trước đó kế toán phải trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Khi trích lập hạch toán:

Nợ TK 632

Có TK 229

Tham khảo: các quỹ dự phòng tài chính

Tham khảo: Thủ tục thanh lý tài sản cố định

CKTC (Chìa Khóa Thành Công) cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp – uy tín – tận tình. Liên hệ để được hỗ trợ trực tiếp tại đây.

1. Dịch vụ kế toán

2. Dịch vụ báo cáo thuế

3. Dịch vụ thành lập công ty