CKTC là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói và dịch vụ thành lập công ty giá rẻ tại Việt Nam. Sau đây là bài viết về hóa đơn xác thực và xác thực hóa đơn để quý doanh nghiệp tham khảo.

Hóa đơn xác thực là hóa đơn điện tử. Muốn sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp đã phải thực hiện các bước tạo lập, thông báo phát hành … theo quy định. Như vậy, nếu quy định khi muốn sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các thủ tục như đăng ký mới một loại hóa đơn thì sẽ trùng lặp về thủ tục hành chính…

Thực trạng quản lý hóa đơn – Hóa đơn xác thực và xác thực hóa đơn.

Việc chuyển giao quyền tự in hóa đơn giấy cho doanh nghiệp được coi là một tiến bộ quản lý khi doanh nghiệp được chủ động hơn trong việc cá biệt hóa mẫu hóa đơn của mình, giảm được chi phí thời gian và công sức so với đi mua hóa đơn từ cơ quan Thuế. Tuy vậy, có khá nhiều điểm được coi là thoái bộ nếu xem xét đến mặt trái của việc doanh nghiệp dùng hóa đơn giấy tự in mà lâu nay vẫn được né tránh, không nhắc đến. Đó là giá in ấn rất cao. Cùng một mẫu hóa đơn, số lượng in càng nhiều thì càng rẻ và ngược lại. Do vậy, các doanh nghiệp sử dụng ít hóa đơn sẽ phải chịu giá in rất cao, có thể tới nhiều trăm nghìn đồng mỗi quyển.

Nhiều doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn như Big C cũng không chịu thấu (một phần vì giá in, phần lớn vì không đáp ứng kịp thời gian lập hóa đơn cho khách hàng) và thế là cơ quan Thuế phải đưa ra một quy định ngoại lệ trong sử dụng hóa đơn cho các doanh nghiệp dạng này.

Tiếp đó là quản lý – Hóa đơn xác thực và xác thực hóa đơn.

Cả nước có bao nhiêu doanh nghiệp thì có gần như từng đó số mẫu hóa đơn (chưa tính một số doanh nghiệp có nhiều mẫu hóa đơn) đã tạo áp lực cực kỳ lớn cho công tác quản lý của cơ quan Thuế. Tiếp đó vẫn là nạn hóa đơn khống, hóa đơn giả. Tình trạng hóa đơn khống, hóa đơn giả trước đây đã có. Tuy vậy, do các quy định về quản lý khá hợp lý, vì số lượng mẫu hóa đơn tương đối ít, số lượng lớn hóa đơn sử dụng được cơ quan Thuế in thống nhất và các biện pháp bảo mật được thực hiện nghiêm ngặt nên việc phát hiện hóa đơn giả không mấy khó khăn với cơ quan Thuế.

Kể từ khi hóa đơn giấy được giao quyền cho doanh nghiệp tự in thì với số mẫu hóa đơn cực lớn và do các biện pháp bảo mật khá tốn kém nên không nhiều mẫu hóa đơn có vài ba biện pháp bảo mật cùng lúc để chống làm giả. Cũng vì doanh nghiệp in nào cũng được in hóa đơn và hóa đơn của doanh nghiệp ở địa phương nào thì cơ quan Thuế địa phương đó quản lý, trong khi kinh doanh, buôn bán thì quan hệ trải rộng khắp nước, vì vậy mà việc xác minh hóa đơn thật, giả của cơ quan Thuế càng chồng chất khó khăn.

Hóa đơn xác thực và xác thực hóa đơn – Giải pháp mới: Hóa đơn xác thực

Trong nỗ lực giải quyết triệt để tình trạng trên, Tổng cục Thuế đang áp dụng thí điểm dự án hóa đơn xác thực nhằm tạo thuận lợi trong quản lý, sử dụng hóa đơn cho doanh nghiệp, giảm tải quản lý cho cơ quan Thuế, ngăn chặn tình trạng hóa đơn giả để tránh thiệt hại cho doanh nghiệp, tránh thất thu thuế cho ngân sách Nhà nước.

Theo dự án đó, hóa đơn xác thực là hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp được cơ quan Thuế cấp số hóa đơn xác thực và mã xác thực. Để được đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:

–   Đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.

–   Có chứng thư số (chứa thông tin mã số thuế của doanh nghiệp) theo quy định của pháp luật và còn hiệu lực.

–   Có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.

–   Có địa chỉ thư điện tử liên lạc ổn định với cơ quan Thuế.

Hóa đơn xác thực và xác thực hóa đơn – Hóa đơn xác thực khác gì hóa đơn thông thường?

Hóa đơn xác thực hoàn toàn giống hóa đơn thông thường, vẫn phải tuân thủ theo các quy định về hóa đơn. Điểm khác biệt chỉ là một chuỗi ký tự duy nhất do hệ thống xác thực hóa đơn (ICC) của Tổng cục Thuế tạo ra được gắn trên hóa đơn khi doanh nghiệp lập và gửi hóa đơn để xác thực.

Hệ thống xác thực hóa đơn là Hệ thống cấp mã chống làm giả hóa đơn bao gồm 4 thành phần cơ bản, tương tác và hỗ trợ nhau, bảo đảm yếu tố an toàn và bảo mật thông tin của hóa đơn:

Phần mềm xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế (ICC), đáp ứng việc nhận thông tin hóa đơn từ phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để cấp mã xác thực.

Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN), giúp cho  doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn, gửi dữ liệu hóa đơn cần xác thực tới ICC cũng như nhận dữ liệu hóa đơn đã xác thực được phần mềm ICC gửi lại.

Phần mềm khai thác hóa đơn của cơ quan thuế (ICE),  hỗ trợ cán bộ thuế tra cứu thông tin hóa đơn của doanh nghiệp; hỗ trợ doanh nghiệp tra cứu, xác minh hóa đơn qua internet.

Phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA), thực hiện việc xuất hóa đơn theo đúng định dạng chuẩn của cơ quan thuế, hỗ trợ doanh nghiệp thuận tiện và an toàn trong quá trình tạo và quản lý hóa đơn tự in và hóa đơn điện tử.

Nội dung khác biệt của hóa đơn xác thực là số hóa đơn xác thực và mã xác thực.  Số hóa đơn xác thực là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế. Mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hóa. Cả số hóa đơn xác thực và mã xác thực đều do hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế cung cấp, dựa trên các thông tin từ hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp.

Trong trường hợp chuyển đổi hóa đơn xác thực sang hóa đơn giấy, trên hóa đơn chuyển đổi vẫn bao gồm đầy đủ các thông tin của hóa đơn xác thực, ngoài ra còn có mã vạch hai chiều (QR code) và dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN XÁC THỰC” để phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn xác thực gốc. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử  được cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hóa đơn.

Hóa đơn xác thực và xác thực hóa đơn – Làm thế nào để lập hóa đơn xác thực?

Để lập hóa đơn xác thực, doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc đồng thời cả 3 phần mềm sau (nếu có đăng ký với cơ quan Thuế):

ICA: là phần mềm lập hóa đơn do Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tải phần mềm này về máy trạm để sử dụng.

LHD: là phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp. Phần mềm này phải có các chức năng lập hóa đơn và kết xuất hóa đơn ra tệp theo định dạng chuẩn theo quy định của Tổng cục Thuế hoặc tích hợp được dữ liệu với Phần mềm xử lí hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc tích hợp được dữ liệu hóa đơn với thiết bị xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp.

VAN: là phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế. Phần mềm này cũng có chức năng lập hóa đơn. Doanh nghiệp có thể truy cập qua mạng internet để sử dụng phần mềm này.

Sau khi lập hóa đơn từ các phần mềm trên, doanh nghiệp sẽ ký điện tử và gửi hóa đơn đến phần mềm xử lí hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). VAN sẽ trao đổi dữ liệu với phần mềm xác thực hóa đơn (ICC) để xác thực hóa đơn và nhận lại hóa đơn đã được ICC xác thực.

Phần mềm xác thực hóa đơn ICC nhận hóa đơn cần xác thực từ VAN và sinh số hóa đơn xác thực, mã xác thực sau đó gửi dữ liệu hóa đơn đã xác thực cho hệ thống VAN đồng thời lưu trữ dữ liệu hóa đơn đã xác thực (mô hình xác thực tập trung).

Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều hóa đơn, cần xác thực trong thời gian ngắn, có thể sử dụng thiết bị đặc thù sinh số hóa đơn và mã chống giả đặt tại doanh nghiệp để lập và xác thực hóa đơn với tốc độ cao (mô hình xác thực phân tán). Thiết bị này sẽ định kỳ đồng bộ với dữ liệu đã xác thực với trung tâm dữ liệu của Tổng cục Thuế.

Dùng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp có lợi gì?

Hóa đơn xác thực được tạo lập, phát hành, thông báo, sử dụng theo quy định như hóa đơn giấy, được Tổng cục Thuế cấp số hóa đơn xác thực và mã xác thực, do vậy có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy do doanh nghiệp tự in hoặc do cơ quan Thuế in.

Hóa đơn xác thực giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng kẻ xấu làm giả hóa đơn của doanh nghiệp vì để lập được hóa đơn, cần phải có chữ ký điện tử ký trên hóa đơn. Chữ ký điện tử này lại do các tổ chức có uy tín và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam cung cấp cho doanh nghiệp. Thông qua mã xác thực trên hóa đơn, doanh nghiệp (khách hàng) có thể tra cứu, kiểm tra được thông tin của hóa đơn. Số hóa đơn xác thực là số định danh duy nhất, không bị trùng lặp. Là hóa đơn điện tử nên doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực sẽ tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu trữ và quản lý hóa đơn, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp phân phối, phải xuất nhiều hóa đơn trong ngày. Từ đó giảm được chi phí chung cho toàn xã hội.

Vài ba băn khoăn về hóa đơn xác thực và xác thực hóa đơn.

Hóa đơn xác thực là hóa đơn điện tử. Muốn sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp đã phải thực hiện các bước tạo lập, thông báo phát hành … theo quy định. Như vậy, nếu quy định khi muốn sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các thủ tục như đăng ký mới một loại hóa đơn thì sẽ trùng lặp về thủ tục hành chính. Chỉ cần quy định: Chữ ký số của doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử phải bao gồm thông tin về mã số thuế doanh nghiệp và có văn bản đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực với cơ quan Thuế.

Vì hóa đơn xác thực là hóa đơn điện tử, nên chăng khi triển khai đại trà dự án này, để đơn giản thủ tục hành chính, để đơn giản trong công tác quản lý của cơ quan thuế và doanh nghiệp, cơ quan Thuế nên quy định hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp phải là hóa đơn xác thực. Khi đó, hóa đơn chỉ còn hai loại: Hóa đơn xác thực (hóa đơn điện tử) và hóa đơn giấy (do cơ quan Thuế in và do doanh nghiệp tự in).

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng LHD thì doanh nghiệp mới phải thực hiện việc đăng ký sử dụng để cơ quan Thuế kiểm tra định dạng của hóa đơn so với chuẩn quy định của cơ quan Thuế.