Cách xử lý khi bị mất hóa đơn

CKTC là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, dịch vụ thành lập công ty giá rẻ, dịch vụ quyết toán thuế – dịch vụ làm báo cáo tài chính, dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh, dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội và dịch vụ giải thể công ty chuyên nghiệp tại Việt Nam. Chìa Khóa Thành Công hướng dẫn cách xử lý khi bị mất hóa đơn trong quá trình hoạt động, lưu tại công ty hoặc trong quá trình chuyển giao cho khách hàng.

– Trong quá trình lưu trữ doanh nghiệp làm mất hóa đơn? Đối với bên Mua và bên Bán thì xử lý như thế nào?

– Các nguyên nhân làm mất hoá đơn như: chuyển văn phòng, chuyển phát nhanh trong quá trình lưu chuyển bị mất, hay bị cướp giật, hoặc các nguyên nhân khác….

– Việc làm mất hóa đơn có bị phạt hay không? Cần phải làm thủ tục gì với cơ quan chức năng?

Vấn đề 01: Xử lý mất hóa đơn đối với bên bán khi chưa lập thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.

– Không xử phạt nếu khai báo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

– Phạt cảnh cáo nếu khai báo với cơ quan thuế từ ngày thứ 6 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn và có tình tiết giảm nhẹ; trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt 6 triệu đồng.

– Phạt tiền từ 6 – 18 triệu đồng nếu khai báo với cơ quan thuế sau ngày thứ 10 kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. (Theo điều 7 – 9 của TT 10/2014/TT-BTC – Xử phạt vi phạm hóa đơn)

Vấn đề 02: Xử lý mất hóa đơn đối với bên bán.

Căn cứ pháp lý:

– Theo Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính: Hướng dẫn cách xử lý khi mất, cháy, hỏng hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra cụ thể như sau:

1. Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu ra bên Bán.

– Khi phát hiện việc mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra (dù chưa lập hay đã lập).

Cách xử lý:

– Lập báo cáo gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp (trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra mất, cháy, hỏng).

+ Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn Mẫu số BC21/AC (Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC).

+ Hoặc các bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK -> Hóa đơn -> Báo cáo mất, cháy, hỏng, hóa đơn (BC21/AC).

– Mức phạt từ 10 – 20 triệu theo Điều 11 của TT 10/2014/TT-BTC – Xử phạt vi phạm hóa đơn.

Chú ý: Đây là mức phạt theo 1 lần làm báo cáo mất hóa đơn (1 lần làm báo cáo có thể mất nhiều hóa đơn). Nhưng nếu cơ quan thuế phát hiện ra việc bạn gộp nhiều lần lại để làm 1 lần báo cáo thì sẽ bị phạt theo từng lần làm mất.

– Hồ sơ chứng minh thời điểm và thời gian mất, trộm, cướp, giật… tối ưu nhất là biên bản báo mất, báo cháy…có biên bản bản xác nhận của cơ quan chức năng.

Lưu ý 1 số trường hợp sau:

– Nếu người bán tìm lại được hóa đơn đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì không bị phạt.

– Nếu người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ (nhưng người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho các hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ) thì bị phạt cảnh cáo.

Vấn đề 03: Xử lý mất hóa đơn đối với bên mua.

2. Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu vào (liên 2).

– Dù là người bán hay người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2.

Cách xử lý:

a. Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc:

1. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của người bán khai, nộp thuế trong tháng/quý nào, số hóa đơn, giá trị, kí hiệu….

2. Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền). 

3. Đóng dấu (nếu có) trên biên bản.

4. Nộp phạt từ 2 – 4 triệu, theo Điều 12 của TT 10/2014/TT-BTC – Xử phạt vi phạm hóa đơn.

b. Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua: 

– Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Chú ý: Nếu bị mất đơn liên 2. Thì 2 bên bán và mua có thể thương lượng với nhau: Nếu để bên mua làm mất thì chỉ bị phạt từ 2 – 4 triệu. Nhưng nếu bên bán làm mất thì sẽ bị phạt từ 10 – 20 triệu.

3. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba

+ Ví dụ: Bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn, thì căn cứ vào việc bên thứ ba do bên nào thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt.

+ Ví dụ cụ thể: Người bán thuê bên thứ 3 vận chuyển hàng kèm theo hóa đơn, nhưng bên thứ 3 làm mất. Thì người bán phải chịu trách nhiệm và bị xử phạt.

Vấn đề 04: Việc mất hóa đơn Kể từ ngày 01/08/2016 theo Nghị định 49 sửa đổi, bổ sung.

Nghị định số 49/2016/NĐ-CP của Chính phủ: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 109/2013/NĐ-CP ngày 24 tháng 9 năm 2013 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn.

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

– Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

– Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình Tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

– Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

– Trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền”.

– Nếu việc mất hóa đơn mà người mua không phát hiện ra thì: toàn bộ số thuế GTGT sẽ không được khấu trừ, toàn bộ giá trị sau thuế của hóa đơn sẽ không được tính vào chi phí hợp lý. Nên một là loại chi phí và không được khấu trừ và hai là phạt vi phạm mất để được khấu trừ và tính vào chi phí hợp lý => Tùy vào cán bộ kiểm tra mà sẽ có chế tài phù hợp tại thời điểm kiểm tra.

CKTC (Chìa Khóa Thành Công) cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp – uy tín – tận tình. Liên hệ để được hỗ trợ trực tiếp tại đây.