Phân biệt giữa hủy và xóa bỏ hóa đơn

Có rất nhiều bạn kế toán hiểu không đúng về 2 chỉ tiêu ” Xóa bỏ” và ” Hủy” trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Trong bài viết CKTC  xin hướng dẫn các bạn phân biệt rõ đâu là hủy và đâu là xóa bỏ để làm đúng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Hầu hết kế toán đều hiểu rằng:

– Xóa bỏ: là hóa đơn viết sai, sau đó gạch chéo 3 liên và vẫn lưu tại cuống

– Còn Hủy: là làm biên bản hủy, hoặc biên bản thu hồi hóa đơn

Theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC là :

Tất cả hóa đơn viết sai, đã xé hoặc chưa xé khỏi cuống, có làm biên bản hủy hay thu hồi thì khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn các bạn vẫn phải đưa vào Cột ” XÓA BỎ”
Các hóa đơn được đưa vào cột ” HỦY ” là các hóa đơn được phép hủy theo Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

1. Các loại hóa đơn hủy

Các hóa đơn được đưa vào cột ” HỦY ” là các hóa đơn được phép hủy theo điều 29 khoản 1.2 Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy định những hóa đơn hủy của doanh nghiệp và cá nhân như sau:

“Điều 29. Hủy hoá đơn

Hóa đơn được xác định đã hủy

– Hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hoá đơn nào hoặc không còn chữ trên tờ hoá đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.

– Hoá đơn tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo hoá đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hoá đơn.

2. Các trường hợp hủy hóa đơn

a) Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn. Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân còn lưu giữ hoá đơn thuộc các trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hết giá trị sử dụng, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.

c) Các loại hoá đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

d) Các loại hoá đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.”

 3. Thủ tục hủy hóa đơn

Khác hẳn với hóa đơn xóa bỏ,  hóa đơn hủy phải làm thủ tục theo quy định Điều 29, khoản 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về thủ tục hủy hóa đơn như sau:

“3. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh

a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy.

b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hoá đơn. Hội đồng huỷ hoá đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.

Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hoá đơn.

c) Các thành viên Hội đồng hủy hoá đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.”

4. Hồ sơ hủy hóa đơn

Hóa đơn hủy không những phải tuân theo thủ tục mà hồ sơ hủy hóa đơn cũng theo quy định tại Điều 29, Khoản 3, Điểm d Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

“d) Hồ sơ hủy hoá đơn gồm:

– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

– Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hoá đơn nếu số hoá đơn cần huỷ không liên tục);

– Biên bản hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hoá đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.”