Kế toán suất ăn công nghiệp

Chìa Khóa Thành Công hướng dẫn về cách thức làm việc của kế toán suất ăn công nghiệp như sau:

1. Lập định mức NVL chính và phụ và tỉ lệ phù hợp. 
2. Tính giá thành chi tiết cho từng ngày theo từng khách hàng hoặc suất ăn. 
3. Phân bổ các yếu tố NVL phụ, SXC, Nhân công theo tiêu thức NVL chính. 
4. Bảng kê thu mua hàng hóa và quản trị nhân sự.
5. Một số hạch toán cơ bản.

* Vấn đề 01: Lập định mức Nguyên Vật Liệu

– Căn cứ vào định mức chi tiết NVL cho 1 suất ăn/ các món ăn do bếp trưởng lập nếu công ty nhỏ thường do chủ doanh nghiệp lập.
– Từ định mức số lượng/ khối lượng NVL chi tiết cho từng món ăn kế toán thu thập thông tin giá cả NVL ở các siêu thị, sạp chợ…để áp giá mua để tính giá vốn tương ứng cho món ăn làm căn cứ tính giá bán cho phù hợp để đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận. 
– Định mức NVL được lập lưu trữ tại doanh nghiệp để làm căn cứ tính giá thành NVL đồng thời cũng làm căn cứ để giải trình cơ quan thuế sau này.

* Vấn đề 02: Yếu Tố nguyên vật liệu đầu vào đối với kế toán suất ăn công nghiệp yếu tố nguyên vật liệu đầu vào cho những mặt hàng không lấy được hóa đơn chứng từ như rau củ quả, thịt cá….

– Thực tế các mặt hàng này vẫn lấy được hóa đơn nhưng chỉ là giá cả đắt hơn cho so với giá cả ngoài thị trường (chợ, mua của dân) đó là 3 ông lớn tiêu biểu: siêu thị coopmart, siêu thị Metro, Siêu thị Big C.
– Nếu mua hàng hóa có hóa đơn ở các ông lớn này thì phải có các yếu tố ràng buộc: đặt cọc ký quỹ, lấy hàng cũng phải theo quy trình thủ tục, giá cũng cao hơn thị trường bên ngoài, các vấn đề công nợ tồn đọng và thủ tục trả lại hàng nếu phát sinh cũng sẽ trở nên phức tạp theo quy định của họ ….

* Căn cứ:

– Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
– Điểm 4 Thông tư 96/2015/ TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điểm 2.31 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định những khoản chi không được trừ.

* Theo đó:

2.4/Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư này) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:
– Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đây, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
– Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới mức doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

* Ghi chú:

– Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực.
– Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê tính vào chi phí được trừ nêu trên không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
– Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

* Hồ Sơ làm căn cứ: Tham khảo

1. Hợp đồng mua bán (nếu có) kèm chứng minh thư người bán càng tốt.
2. Chứng từ thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được (Vì đây là cá nhân, không phải là DN).
3. Biên bản bàn giao hàng hóa (nếu là hàng hóa, TSCĐ, CCDC).
4. Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN.

* Ghi chú: cách làm này sẽ có rủi ro

– Người dân không chịu hợp tác vì nếu đưa chứng minh thư để kẹp bảng kê hồ sơ liên quan đến thuế má
– Cán bộ thuế không chấp nhận lý do mua thường xuyên liên tục với số lượng lớn và nhiều mà cá nhân thì không thể cung cấp số lượng lớn như vậy được .
– Họ yêu cầu yếu tố chứng minh việc mua bán gắt gao, bởi việc mua bán này doanh nghiệp có thể kê khai khống số lượng, và giá trị hàng hóa mua vào.
*Do đó: Doanh nghiệp sẽ lập bảng kê thu mua ký với 01 cá nhân đại diện cung ứng NVL hàng ngày và cuối tháng lên cơ quan thuế xin cấp hóa đơn lẻ cho doanh nghiệp, cách này đảm bảo tuyệt đối về chi phí rủi ro về thuế sau này. 
– Nếu khi thu mua lập bảng kê thì yêu cầu cá nhân làm bản cam kết là tự đánh bắt, nuôi trồng…sản xuất ra để bán chứ ko qua trung gian (thương lái) và có xác nhận của phường.

Vấn đề 03: Lập kế hoạch tính thu mua NVL phục vụ sản xuất suất ăn công nghiệp.

– Căn cứ nhu cầu suất ăn công nghiệp (hợp đồng, phiếu đặt dịch vụ…) mà các doanh nghiệp, cá nhân đặt đối chiếu với bảng định mức NVL của món ăn để thu mua NVL đầu = > Căn cứ phiếu báo số lượng người/ suất ăn của bộ phận Thu mua làm căn cứ = > Lập bảng kê đề nghị mua hàng

* Ghi chú:

+ Lập công thức về thành phần thực phẩm, định lượng và giá gốc cho tất cả các món ăn. Thực đơn chọn sẵn (Set Menu).
+ Định mức đầu vào nguyên vật liệu bị khống chế theo tỷ lệ 50%-70%/ Giá bán ra. 
+ Cập nhật giá thành thực phẩm và doanh thu hàng ngày => Giá mua vào căn cứ lập định biên biến đổi theo tỉ lệ cho phép.
+ Kết hợp nhân viên Thu Mua: nếu thấy đầu vào đắt : thông báo với ban giám đốc đồng thời đề xuất phương án đề xuất thu mua để giảm thiểu chi phí đầu vào cho rẻ. 
+ Căn cứ hợp đồng, phiếu đặt dịch vụ…căn cứ số lượng người/ suất ăn = > bếp trưởng lập bảng kê chi tiết các nguyên liệu đầu vào: thịt, cá, rau , củ, quả….chuyển qua cho nhân viên tiếp phẩm tổ chức thu mua cung ứng kịp thời trong ngày. 

Vấn đề 04: Yêu cầu Quản trị đối với bộ phận thu mua

1. Lập Chi tiết bảng kê đầu vào số lượng, chủng loại, chất lượng, thành tiền tổng là bao nhiêu theo phương pháp ước lượng ? = > Lập giấy đề nghị tạm ứng + Đơn đề nghị mua hàng = > trình kế toán trưởng ký duyệt = > tiến hành trực tiếp đi thu mua: tự liên hệ các đầu mối: chợ, siêu thị, người dân, các tụ điểm thu mua sao cho giá mua thấp nhất có thể = > Theo dõi công nợ đến kỳ thanh toán sẽ xử lý theo yêu cầu, kết hợp kế toán nội bộ Đầu vào để kiểm soát công nợ được chi tiết theo từng đối tượng: số công nợ , thời gian thanh toán. 
2. Lập bảng kê chi tiết hàng hóa đầu vào khi thu mua: số lượng? đơn giá? Thành tiền? chủng loại? hình thức thanh toán? => lập bảng kê chi tiết theo ngày, trung bình giữa tháng hoặc cuối tháng sẽ phải tổng hợp làm báo cáo kèm theo chi tiết để làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp.
3. Mọi hóa đơn chứng từ, bảng kê, giấy tờ khác được chuyển sang cho kế toán nội bộ Đầu vào nhập liệu: phiếu nhập kho nội bộ, phiếu chi tiền nội bộ…..
* Thiết lập danh sách nhà cung ứng:
4. Liên hệ tìm kiếm các đơn vị tổ chức, cá nhân tập thể để tìm kiếm nguồn hàng mới sao cho giá rẻ, đảm bảo chất lượng đầu vào => lập các bảng kê danh sách nhà cung cấp đầu vào để thuận tiện công tác liên hệ thu mua : tên mặt hàng, điện thoại liên hệ (di động, bàn…), tên người đại diện để liên hệ…….
5. Thiết lập tách biệt danh sách hàng hóa đầu vào mua ngoài chợ và hàng hóa mua ở siêu thị, luân phiên và biến đổi khi nhà cung cấp hết hàng thì liên hệ nhà cung cấp khác để cung cấp NVL đầu vào cho phù hợp. 

Vấn đề 05: Cách hạch toán

1. Căn cứ số lượng báo xuất ăn của các công ty gửi về/ Lập giấy đề nghị mua hàng
– Giấy đề nghị mua hàng
– Bảng kê mua hàng 01/TNDN
– Chứng từ thanh toán
– Phiếu nhập kho hoặc phiếu nhập kho xuất thẳng
Nhập: Nợ TK 152,621/ có TK 111,331
Xuất kho sử dụng theo định mức
Xuất: Nợ TK 621/ có TK 152
Kết chuyển giá thành: Nợ TK 154/ có TK 621
= > Chi phí rau của quả thường mua khó định lượng nên thường sẽ mua lập bảng kê cuối tháng tổng hợp lấy giá trị nhập vào và xuất ra để phân bổ theo yếu tố doanh thu, NVL chính để phân bổ giá trị
Phân bổ= (tiêu chí 621 phân bổ*100/ tổng 621 trong tháng)%* tổng 621 NVL phụ trong tháng

2. Chi phí Gas, nước mắm, nêm….. là những chi phí nguyên vật liệu phụ cuối tháng xuất kho 1 lần để phân bổ tỉ lệ thường chiếm 10-15% doanh thu hoặc chi phí nguyên vật liệu chính

Phân bổ= (tiêu chí 621 phân bổ*100/ tổng 621 trong tháng)%* tổng 621 NVL phụ trong tháng

3. Chi phí sản xuất chung : nồi niêu, xoong chảo, bếp ga, Quạt, vĩ…..đồ vật dụng khác của phục vụ bộ phận bếp chế biến được tập hợp để phân bổ
–Mua: Nợ TK 153,1331/ Có TK 111,331
– Xuất dùng: Nợ TK 242/ có TK 153
– Phân bổ hàng tháng: Nợ TK 627/ có TK 242
Phân bổ= (tiêu chí 621 phân bổ*100/ tổng 621 trong tháng)%* tổng 627 trong tháng
Kết chuyển giá thành: Nợ TK 154/ có TK 627
4. Nhân công: cuối tháng tổng hợp chấm công tính lương toàn bộ bộ phận sản xuất: bếp trưởng, bếp phụ và các nhân viên thu mua và khác….

– Chi phí lương phải trả: Nợ TK 622/ có TK 334 

– Chi trả lương: Nợ TK 334/ Có 111,112

Kết chuyển giá thành: Nợ TK 154/ có TK 622
Phân bổ= (tiêu chí 621 phân bổ*100/ tổng 621 trong tháng)%* tổng 622 trong tháng
= > “Chi phí tiền lương được phân bổ theo tiêu chí NVL chính ”
= > Cuối tháng:
– Thống kê lại lượng NVL còn tồn theo phương pháp kiểm kê định kỳ:NVL xuất dùng= NVL đầu kỳ + NVL phát sinh thu mua – NVL tồn trong kỳ
– Tính giá thành chi tiết cho từng xuất ăn hoặc theo đối tượng công ty

Chi phí quản lý doanh nghiệp

+Ngoài ra còn các chi phí như tiếp khách: hóa đơn ăn uống phải bill hoặc bảng kê đi kèm, quản lý: lương nhân viên quản lý, kế toán….chi phí giấy bút, văn phòng phẩm các loại, khấu hao thiết bị văn phòng: bàn ghế, máy tính…… ko cho vào giá vốn được thì để ở chi phí quản lý doanh nghiệp sau này tính lãi lỗ của doanh nghiệp

Bao gồm các chi phí

– Giấy, bút, viết….văn phòng phẩm
– Chi phí thuê văn phòng
– Chi phí máy móc công cụ dụng cụ: máy in, máy fax, máy vi tính
– Chi phí lương nhân viên quản lý: giám đốc, kế toán , thủ quỹ….

Nợ TK 642*,1331/ Có TK 111,112,331,142,242,214….
+ Chứng từ ngân hàng: cuối tháng ra ngân hàng : lấy sổ phụ, sao kê chi tiết, UNC, Giấy báo nợ, Giấy báo có về lưu trữ và làm căn cứ lên sổ sách kế toán
-Lãi ngân hàng: Nợ TK 112/ Có TK 515
-Phí ngân hàng: Nợ TK 6425/ Có TK 112
+ Đối với CCDC, TSCĐ thì phải có Bảng theo dõi phân bổ , và phân bổ vào cuối hàng tháng
Nợ TK 627,642/ có TK 142,242,214
+ Cuối hàng tháng xác định lãi lỗ doanh nghiệp: 4212
Bước 1: Xác định Doanh thu trong tháng:
Nợ TK 511,515,711/ Có TK 911
Bước 2: Xác định Chi phí trong tháng :
Nợ TK 911/ có TK 632,641,642,635,811
Bước 3: Xác định lãi lỗ tháng: Lấy Doanh thu – chi phí > 0 hoặc Tổng Phát sinh Có 911 – Tổng phát sinh Nợ 911 > 0
Lãi: Nợ TK 911/ có TK 4212
Lấy Doanh thu – chi phí < 0 hoặc Tổng Phát sinh Có TK 911 – Tổng phát sinh Nợ TK 911 < 0
Lỗ: Nợ TK 4212/ có TK 911
Cuối các quý , năm xác định chi phí thuế TNDN Phải nộp:
Nợ TK 8211/ có TK 3334
Kết chuyển:
Nợ TK 911/ có TK 8211
Nộp thuế TNDN:
Nợ TK 3334/ có TK 1111,112