Hạch toán chi phí quà tặng tết cho khách hàng và nhân viên

Quà tặng là một phần không thể thiếu trong mỗi dịp lễ tết trong mỗi doanh nghiệp. Quà tặng để bày tỏ sự cảm ơn đến khách hàng đã ủng hộ doanh nghiệp trong quá trình hoạt động đã qua, quà tặng nhân viên để thưởng cho những cống hiến của họ đã làm việc chăm chỉ. Và bài toán quà tặng được đặt ra ở đây là chi phí này sẽ cho vào đâu? Tính như thế nào? Để giải đáp những thắc mắc trên, mời bạn tham khảo qua bài viết sau đây của Chìa Khóa Thành Công – CKTC về hạch toán chi phí quà tặng tết cho khách hàng và nhân viên (chi phí quà biếu tặng).

1. Về hóa đơn

Hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào:

– Khi mua hàng hóa, dịch vụ bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu,.. dùng để phục vụ cho việc biếu, tặng trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất) thì người mua hàng phải yêu cầu người bán lập hóa đơn đầy đủ, chi tiết rõ ràng. Và khi doanh nghiệp xuất quà biếu, tặng thì phải lập hóa đơn giá trị gia tăng

2. Về thuế giá trị gia tăng

– Quy định giá tính thuế đối với hàng biếu tặng như sau:

+ Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.”

– Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT có quy định như sau:

+ Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa (kể cả hàng hóa mua ngoài hoặc hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất) mà doanh nghiệp sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức, phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng thì được khấu trừ.

+ Quà tết dùng biếu tặng khách hàng, hoặc cho tặng nhân viên, được khấu trừ thuế đầu vào;

+ Quà tết dùng biếu tặng khách hàng chịu thuế giá trị gia tăng đầu ra;

+ Giá tính thuế giá trị gia tăng là giá tính thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động cho, biếu tặng khách hàng.

3. Về thuế thu nhập doanh nghiệp

3.1 Chi phí mua quà tết tặng khách hàng

Chi phí mua quà tết tặng khách hàng.

– Quy định về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng các điều kiện sau:

+ Là các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Là các khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

+ Là các khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

– Lưu ý:

+ Chi phí mua quà tặng khách hàng là chi phí liên quan tới hoạt động kinh doanh và sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu khoản chi này có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với những hóa đơn có tổng giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên.

+ Từ ngày 01/01/2015, chi phí quảng cáo, tiếp thị, khánh tiết, cho, biếu, tặng hàng hóa dịch vụ…..không bị khống chế 15% (quy định này đã bị bãi bỏ bởi Khoản 4 Điều 1 Luật sửa đổi các luật về thuế 2014).

3.2. Chi phí mua quà tết tặng nhân viên

Chi phí mua quà tết tặng nhân viên

– Quy định về những khoản chi được trừ như sau:

+ Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động ) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.”

– Lưu ý:

+ Chi phí mua quà tết cho nhân viên là một khoản chi có tính chất phúc lợi, được tính vào chi phí được trừ, nhưng tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi của doanh nghiệp trong năm, không được quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện của doanh nghiệp.

+ Nếu doanh nghiệp chứng minh chi phí này thuộc phúc lợi của doanh nghiệp cho nhân viên, thì không xuất hóa đơn và tính thuế GTGT đầu ra, mà chi phí mua quà tết vẫn được tính vào chi phí được trừ.

4. Về hạch toán chi phí mua quà biếu tặng – Hạch toán chi phí quà tặng tết cho khách hàng và nhân viên

Mua quà tết dùng để biếu, tặng cho khách hàng, hoặc nhân viên được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:

4.1. Mua quà tết dùng để biếu, tặng cho khách hàng, hoặc nhân viên được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

a. Khi mua quà tết ghi:

Nợ TK 641, 6421 – Chi phí mua quà tết

Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào

Có các TK 111, 112, 331

b. Khi biếu tặng khách hàng, nhân viên phải xuất hóa đơn kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi:

Nợ TK 641, 642 – Chi phí quản lý

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

Lưu ý:

– Chỉ hạch toán thuế GTGT đầu ra vào chi phí, không hạch toán doanh thu;

– Tham khảo công văn số: 3937/TCT-DNL về việc: chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

– Nếu doanh nghiệp chứng minh chi phí này thuộc phúc lợi của doanh nghiệp cho nhân viên, thì không xuất hóa đơn và tính thuế GTGT đầu ra. Doanh nghiệp chỉ hạch toán bút toán a.

4.2. Chứng từ sử dụng

Để hạch toán quà tết kế toán cần có những chứng từ sau:

a. Quà tết tặng khách hàng:

Chứng từ gồm:

– Hóa đơn đầu vào mua quà;

– Hợp đồng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu có);

– Hóa đơn đầu ra (xuất quà tết biếu tặng).

b. Quà tết tặng nhân viên

Quà tết tặng nhân viên

– Hóa đơn mua quà tết.

– Hợp đồng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu có).

– Hóa đơn đầu ra (nếu không có quy định tặng quà tết là phúc lợi của doanh nghiệp trong các hồ sơ liên quan).