Gỡ rối khi thanh toán hóa đơn trên 20 triệu bằng tiền mặt

Giải quyết thế nào khi đã trót thanh toán bằng tiền mặt với hóa đơn lớn hơn 20 triệu đồng? Có lẽ đây là câu hỏi hầu hết các kế toán là doanh nghiệp khi đã lỡ thực hiện thanh toán này. Các kế toán tại công ty Chìa Khóa Thành Công sẽ hướng dẫn các bạn cách xử lý trong các trường hợp này nhé!

1. Thanh toán bằng tiền mặt với hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng có đúng không?

Hiện nay chưa có luật nào quy định thanh toán hàng với hóa đơn lớn hơn 20 triệu đồng bằng tiền mặt là sai.

Tuy nhiên theo thông tư số: 78/2014/TT-BTC và Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 thì nếu thanh toán bằng tiền mặt với hóa đơn lớn hơn 20 triệu đồng thì doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ Thuế GTGT và không được tính chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN phải nộp.

2. Thanh toán thế nào cho đúng.

Nhìn chung có 04 tình huống thanh toán sau ngoài thực tế:

Tình huống 1: Bên Mua thanh toán bằng tiền mặt cho Bên Bán đồng thời Bên Bán xuất Hóa đơn GTGT cho bên Mua. Nếu hóa đơn mua hàng trong trường hợp này có mệnh giá hơn 20 triệu thì sẽ không được khấu trừ Thuế GTGT, đồng thời khoản chi phí đó sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định Thuế TNDN cho bên Mua.

Tình huống 2: Bên Mua thanh toán qua chuyển khoản bằng cách dụng tài khoản cá nhân chuyển khoản vào tài khoản của Bên Bán ( tài khoản này bên bán đã đăng ký với cơ quan thuế). Theo đó, Bên xuất Hóa đơn GTGT cho bên Mua với hình thức chuyển khoản. Trong trường hợp này, bên mua cũng sẽ không được khấu trừ Thuế GTGT và không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định Thuế TNDN.

Tình huống 3: Bên Mua thanh toán chuyển khoản ngân hàng cho bên bán, từ tài khoản công ty mà bên mua đăng ký với cơ quan Thuế, đến tài khoản bên bán ( tài khoản bên bán đã đăng ký với cơ quan thuế). Trường hợp thanh toán này là đúng theo quy định và khoản chi phí này bên mua sẽ được tính là chi phí hợp lệ khi tính Thuế TNDN. Cũng như được khấu trừ Thuế VAT đầu vào.

Tình huống 4: Bên bán mua hàng hóa nhiều lần của cùng 1 nhà cung cấp trong ngày, giá trị mỗi lần mua nhỏ hơn 20 triệu nhưng giá trị của tổng số lần mua lớn hơn 20 triệu. Bên Bán lấy hóa đơn của từng lần mua và thanh toán tiền mặt cho những lần mua đó. Theo điều 15, thông tư 219/2003/BTC và khoản 2, điều 6 thông tư số 119/2014/TT-BTC thì trong trường hợp này bên mua không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính là chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN cho các khoản chi này

Tóm lại, các bạn cần ghi nhớ những điều sau khi thực hiện thanh toán:

• Phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản đối với hóa đơn GTGT có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng.
• Tài khoản để thanh toán chuyển khoản đối với bên mua và bên bán phải là những tài khoản đăng ký với cơ quan Thuế.
• Trường hợp mua nhiều lần từ 1 nhà cung cấp trong ngày, giá trị của mỗi lần mua nhỏ hơn 20 triệu, nhưng tổng các lần mua lớn hơn 20 triệu, thì bên mua vẫn phải thanh toán bằng chuyển khoản cho bên bán.

Tuy nhiên, trong trường hợp bên mua thanh toán bằng tiền mặt với các hóa đơn lớn hơn 20 triệu rồi, thì cách xử lý như thế nào?

Kế toán Chìa Khóa Thành Công là những kế toán trưởng nhiều năm kinh nghiệm sẽ hướng dẫn các bạn cách xử lý trường hợp này như sau:

3. Cách xử lý khi thanh toán tiền mặt với hóa đơn GTGT có giá trị lớn hơn 20 triệu

Ghi nhớ: Bên mua liên hệ luôn với bên bán nhờ bên bán trả lại luôn tiền mặt đã thanh toán.

 Trường hợp 1: Bên bán đồng ý trả lại tiền mặt.

• Nếu bên bán đồng ý bạn sửa lại bút toán “Thanh toán cho nhà cung cấp” thành “Tạm ứng tiền cho nhà cung cấp”.
• Sau đó bên bán trả lại tiền mặt cho công ty bạn, bạn sẽ viết bút toán “ Thu tiền tạm ứng từ nhà cung cấp” và hoạch toán N111/C331. Chứng từ lúc này sẽ có phiếu thu
• Khi đã thu được tiền của nhà cung cấp rồi, bạn thực hiện chuyển khoản cho nhà cung cấp, bút toán là “ Thanh toán tiền cho nhà cung cấp qua chuyển khoản”,hạch toán N331/C112. Chứng từ lúc này bao gồm ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, sổ nợ ngân hàng ( lấy vào cuối tháng).

           Trường hợp 2: Bên bán không đồng ý trả lại tiền mặt.

Với trường hợp này, công ty bạn ( bên mua) phải chấp nhận khoản chi phí này sẽ không được tính là chi phí hợp lệ khi xác định thuế TNDN, cũng như không được khấu trừ thuế GTGT.

Bước 1: Công ty bạn kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã được khấu trừ, đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ thanh toán bằng tiền mặt này. Kỳ kê khai điều chỉnh giảm số thuế đã kê khai khấu trừ, là kỳ phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt.

Ví dụ:

Tháng 10/2015 , Công ty bạn có hóa đơn mua hàng trị giá 55 triệu đồng, số thuế GTGT là 5,5 triệu đồng. Tại kỳ tính thuế tháng 10 năm 2015, Công ty bạn sẽ kê khai khấu trừ thuế của Hóa đơn này.

Đến tháng 3/2106, Công ty bạn thanh toán Hóa đơn này bằng tiền mặt. Lúc này, công ty bạn phải khai điều chỉnh giảm số thuế đã kê khai khấu trừ là 5,5 triệu giảm trừ này vào chỉ tiêu 37 trên tờ khai 01/GTGT.

Bước 2: Loại toàn bộ giá trị hóa đơn này ra khỏi chi phí được khấu trừ trước khi tính thuế TNDN (Ghi giá trị của Hóa đơn này vào chỉ tiêu B4 tại Tờ khai Quyết toán thuế TNDN Mẫu 03/TNDN).

Làm tiếp ví dụ trên như sau:

Tháng 10/2015, công ty bạn mua hàng về để bán. Khi đó, bạn (kế toán) đã hạch toán:

Nợ TK 156: 55 tr

Nợ TK 133: 5,5 tr

   Có TK 331: 60,5 tr

Tháng 3/2016, kế toán thanh toán toàn bộ hóa đơn này bằng tiền mặt, bạn hạch toán như sau:

Nợ TK 331: 60,5 tr

   Có TK 111: 60.5 tr

Đồng thời hạch toán:

Nợ TK 156: 5,5 tr

   Có TK 133: 5,5 tr

Giả sử số hàng này bán hết trong năm. Cuối kỳ, khi quyết toán thuế TNDN để loại trừ hóa đơn này khỏi chi phí được trừ, bạn ghi vào chỉ tiêu B4 là: 60,5 tr

Trong trường hợp trong kỳ, hàng chưa bán thì cuối kỳ, bạn không cần phải loại trừ chi phí này nhé.