Đóng dấu trên hóa đơn thế nào là đúng quy định

Theo phản ánh của ông Vũ Văn Bình (TP. HCM), căn cứ phân cấp quản lý thì Giám đốc (người đại diện theo pháp luật) sẽ có văn bản ủy quyền cho các Phó Giám đốc, các Trưởng phòng hoặc Trưởng các đơn vị trực thuộc ký hóa đơn GTGT bán hàng.

Tuy nhiên, tại doanh nghiệp của ông Bình, do số lượng hóa đơn GTGT lớn và phân cấp cho nhiều bộ phận sử dụng nên doanh nghiệp đóng trước dấu treo bằng dấu mộc tròn lên tất cả các hóa đơn chưa phát hành. Khi xuất hóa đơn bán hàng, các thông tin trên hóa đơn sẽ được ghi đầy đủ, trình ký Thủ trưởng đơn vị và giao cho khách hàng.

Ông Bình hỏi, trường hợp các hóa đơn nêu trên thể hiện tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” là Giám đốc ký và đóng dấu chức danh, không đóng dấu tròn lên chữ ký; những người được Giám đốc ủy quyền ký và đóng dấu chức danh, không đóng dấu tròn lên chữ ký thì các hóa đơn này có được coi là hợp lệ không?

Về vấn đề đóng dấu trên hóa đơn thế nào là đúng quy định, Bộ Tài chính có ý kiến như sau:

Căn cứ Khoản 4, Điều 19 và Khoản 1, Điều 20 Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 về việc lập và ký chứng từ kế toán.

Căn cứ Điểm 2.2, Mục 3 Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 6/5/2002 hướng dẫn về quản lý và sử dụng con dấu: “Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền gồm: cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được ủy quyền của cơ quan, tổ chức đó; không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, đóng dấu trước khi ký”.

Theo hướng dẫn tại Điểm d, Khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, “Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn”.

Từ căn cứ nêu trên, về nguyên tắc khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bên bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng và phải phản ánh đầy đủ chỉ tiêu trên hóa đơn. Tại tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” thì thủ trưởng đơn vị của bên bán phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) đầy đủ theo quy định.

Nếu trên mẫu hóa đơn của doanh nghiệp đã làm thủ tục thông báo phát hành với cơ quan thuế có các tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” và “Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” thì thực hiện như sau:

– Giám đốc của doanh nghiệp ký trực tiếp vào tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” thì con dấu của doanh nghiệp được đóng trực tiếp tại tiêu thức này.

– Trường hợp doanh nghiệp có nhiều bộ phận bán hàng nên Giám đốc của doanh nghiệp không trực tiếp ký vào chỉ tiêu “Thủ trưởng đơn vị” mà ủy quyền cho người khác ký thay trên hóa đơn thì phải có giấy ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật dân sự.

Trước khi người được ủy quyền ký tại chỉ tiêu “Thủ trưởng đơn vị” phải ghi rõ “TUQ” trước tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”, người được ủy quyền tại tiêu thức này, ghi rõ họ tên và đóng dấu của doanh nghiệp vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Trường hợp Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc, hoặc Trưởng các bộ phận, phòng ban ký, đóng dấu của doanh nghiệp trên hóa đơn và chịu trách nhiệm thay Giám đốc khi lập hóa đơn bán hàng, con dấu của đơn vị được đóng trực tiếp tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”.

Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp không được vừa đóng dấu vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn, vừa đóng dấu trực tiếp tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”.

Chìa Khóa Thành Công kính chúc quý khách hiểu rõ về  việc đóng dấu trên hóa đơn thế nào là đúng quy định. Mọi thắc mắc về đóng dấu trên hóa đơn thế nào là đúng quy định, quý khách vui lòng liên hệ với CKTC để được tư vấn miễn phí.