Cách kiểm tra sổ sách trước khi lên báo cáo tài chính

Chìa Khóa Thành Công hướng dẫn cách Kiểm Tra Sổ Sách Trước khi lên Báo Cáo Tài chính.

Thuế đầu vào tài khoản 1331.

+ Tài khoản 1331: số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01–2_GTGT: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HÓA, DỊCH VỤ MUA VÀO.
– Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22];
– Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ Có TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01–2_GTGT: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HÓA, DỊCH VỤ MUA VÀO. 
– Kiểm tra số lượng hóa đơn đầu vào có khớp số lượng hóa đơn đầu vào đã kê khai trên phụ lục phụ lục PL 01–2_GTGT: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HÓA, DỊCH VỤ MUA VÀO , có mất mát hay thiếu hụt tờ nào hay không. 
– Kiểm tra nội dung kê khai thuế trên hóa đơn: tên công ty, địa chỉ, MST, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng , đơn giá, thành tiền….trên hóa đơn có khớp với tờ khai = > những hóa đơn bị sai phải lập điều chỉnh sai sót trước khi có quyết định thanh kiểm tra thuế về KHBS để điều chỉnh bổ sung một cách kịp thời, kèm theo biên bản giải trình sẵn tránh tình trạng sau này sai sót từ những năm trước đó bây giờ kiểm tra sẽ quên hết tất cả, tránh bị luống cuống, lo lắng lúc này đây chính là cẩm nang giải cứu của bạn. 
– Kiểm tra kỹ các hóa đơn > 20.000.000 của những năm từ 2013 về trước, có chứng từ thanh toán qua ngân hàng hay không: Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi : Ủy nhiệm chi, nếu quá 06 tháng chưa khai báo thuế mà kế toán bỏ sót sau đó lại kê khai trên tờ khai thuế => thì phải lập biên bản điều chỉnh KHBS điều chỉnh giảm số thuế được khấu trừ xuống, thanh toán có chậm quá 06 tháng: Hợp Đồng Kinh Tế/Mua Bán– quy định rõ điều khoản trả chậm để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của những năm 2013 về trước, từ ngày 01/01/2014 thì không giới hạn thời hạn kê khai 06 tháng. 
– Từ ngày 01/01/2014 không giới hạn thời gian kê khai 06 tháng, doanh nghiệp được phép kê khai bổ sung hóa đơn đầu vào khi phát hiện kê khai bỏ sót trước khi có biên bản quyết định thanh tra thuế Tại doanh nghiệp: những hóa đơn > 20 triệu (hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng thông thường ) mà không chuyển khoản thanh toán UNC, hoặc Bù bù trừ công nợ, hoặc thanh toán Ba bên mà thanh toán bằng tiền mặt thì: không được khấu trừ thuế GTGT, và không được tính vào chi phí hợp lý giá sau thuế trên hóa đơn. 
– Những tháng khai báo sai tất nhiên khi so sánh thì số dư TK 1331 cuối tháng có thể lệch với chỉ tiêu [43] của tờ khai lúc này không căn cứ tờ khai để kiểm tra đối chiếu mà căn cứ vào tờ khai điều chỉnh để làm căn cứ đối chiếu số dư, sang tháng phát hiện sai sót nhớ điều chỉnh chênh lệch vào chỉ tiêu [37] và [38] của kỳ hiện tại điều chỉnh để điều chỉnh lại lúc này sẽ khớp lại tờ khai bình thường. 

* Chú ý:

1. Các lưu ý đối với hóa đơn đầu vào > 20.000.000

Các trường hợp chuyển khoản giữa bên Mua và bên Bán như sau:
– Bên Mua Nộp thẳng tiền vào tài khoản bên Bán = Giấy nộp tiền => Không hợp lệ. 
– Bên Mua Dùng Ủy nhiệm chi thanh toán sang tài khoản giám đốc hoặc cá nhân Công Ty bên Bán => Không hợp lệ. 
– Bên Mua Dùng tài khoản giám đốc công ty thanh toán sang tài khoản giám đốc hoặc cá nhân Công Ty bên Bán => Không hợp lệ.
– Bên Mua Dùng tài khoản giám đốc công ty thanh toán sang tài khoản Công Ty bên Bán => Không hợp lệ. 
– Bên Mua Dùng Ủy nhiệm chi thanh toán từ tài khoản công ty Bên Mua thanh toán sang tài khoản Công Ty bên Bán => Hợp lệ.

2. Chuẩn bị hóa đơn chứng từ như sau:

– Xuất tất cả bảng kê ra một phải excel: copy phụ lục bảng kê mua vào một sheet, bán ra một sheet để sau này khi cơ quan thuế đến sẽ yêu cầu bản mềm này, nếu không có hoặc không còn do mỗi lần nâng cấp HTKK bị mất dữ liệu ngồi nhập lại sẽ rất mất thời gian và công sức. 
– Lọc những hóa đơn nào > 20.000.000 bằng Advanced Filter để rút trích dử liệu ghi chú lại thanh toán chuyển khoản UNC chưa ngày tháng năm nào. 
– Kiểm tra lại đối chiếu lại và phô tô hoặc kẹp UNC vào các hóa đơn đầu ra vào các hóa đơn đầu vào > 20.000.000 , kiểm tra việc chuyển tiền cho khách có đúng hạn hợp đồng thanh toán , có đúng tài tài khoản của khách, kiểm tra hình thức thanh toán đã đúng chưa. 
– Kiểm tra từng hóa đơn với bảng kê của hai phụ lục ra và vào xem có kê khai sai chổ nào: Tay trái cầm hóa đơn để bên trái, còn bên phải để bảng kê tay phải cầm viết chì dò cái nào sai nghi ngờ gạch đánh dấu, cái nào đúng chếch dấu “V” hoặc “–“ làm lần lượt 12 tháng.

+ Các vấn đề sai sót có thể gặp:

– Hóa đơn sai tên công ty , địa chỉ, mã số thuế…việc sai có có làm biên bản điều chỉnh không, nếu sai thì kẹp biên bản điều chỉnh cùng hóa đơn bị sai, sai số tiền khai báo thuế hay tiền hàng có làm hồ sơ điều chỉnh KHBS hay chưa. 
– Lập thêm một bản word giải trình cho những sửa đổi như KHBS những thứ cảm thấy nghi ngờ sẽ bị truy hỏi.

– Kiểm tra những hóa đơn có nội dung hàng hóa đầu vào hay chi phí đó có phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hay không ( ví dụ : hóa đơn metro cả sếp mua sắm đồ của nhà thì kiểm tra nếu thấy khai báo thì làm KHBS điều chỉnh giảm và loại bỏ chi phí đó ra khi quyết toán thuế TNDN trước khi cơ quan thuế vào kiểm tra bóc ra, nên tốt nhất nên làm trước, nên hóa đơn nào nghi ngờ thì ngay lập tức loại bỏ).

+ Hiện nay:
– Theo nghị định 78/2015/NĐ-CP, ban hành ngày 14/09/2015 Điều 53. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế quy định các thông tin thay đổi đăng ký thuế như: địa chỉ nhận thông báo thuế,đăng ký thông tin tài khoản ngân hàng… thì doanh nghiệp làm theo mẫu và nộp tại Sở kế hoạch đầu tư chứ không nộp theo mẫu 08/MST tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp như trước đây. Quy định này có hiệu lực từ 01/12/2015.

– Chú ý: Hiện nay một số chi cục thuế các quận/huyện không còn nhận mẫu 08 của doanh nghiệp. Thay vào đó, doanh nghiệp phải làm mẫu PL I-15 nộp cho Sở Kế Hoạch và Đầu Tư.

– Doanh nghiệp phải làm mẫu PL I-15 nộp cho Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thay cho mẫu cũ 08/MST .

* Về files : Tờ khai điều chỉnh bổ sung KHBS

– Khi kê khai phát sinh điều chỉnh tăng giảm: lưu trữ tờ khai tháng/quý điều chỉnh, và tờ khai KHBS, ghi rõ hoặc viết giấy note lại tháng điều chỉnh phát hiện vào chỉ tiêu [37],[38] của kỳ phát hiện kê khai sai, tránh tình trạng sau nhiều năm sẽ quên mất là tháng nào điều chỉnh của phát hiện sai, cán bộ thuế sẽ hỏi kỳ kê khai phát hiện sai để xem chỉ tiêu [37],[38] của kế toán kê khai có đúng hay không.

* Chú ý: các thủ tục báo mất, cháy hỏng, và hủy hóa đơn chứng từ có đầy đủ hồ sơ hay không?

Tất cả lưu thành 1 bộ để riêng để khi kiểm tra thanh tra thuế có thể truy cập dễ dàng nguyên tắc: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra. 
– Tờ khai bản gốc. 
– Tờ khai KHBS. 
– Những hóa đơn đầu ra vào sai sót làm ảnh hưởng tờ khai => phải điều chỉnh.

CKTC ( Chìa Khóa Thành Công) cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp – uy tín – tận tình. Liên hệ để được hỗ trợ trực tiếp tại đây.