Các trường hợp được phép hủy hóa đơn và quy trình xử lý

Bài viết hướng dẫn quy định về các trường hợp được phép hủy hóa đơn, hồ sơ và cách xử lý trong thực tế của kế toán.
 ​
1. Trường hợp 1: Hóa đơn đã in nhưng chưa đưa vào sử dụng

1.1. Nếu cơ sở in (Công ty in hoặc cơ quan Thuế) hủy hóa đơn: Tức là khi vừa in xong, cơ sở in hoặc doanh nghiệp nhận thấy đã in sai, in trùng hoặc in thừa hóa đơn. Khi đó, cơ sở in và doanh nghiệp phải tiến hành hủy số hóa đơn sai trên.

Trình tự thực hiện như sau:

a. Đối với Công ty In

• Nguyên tắc: hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa buộc phải hủy trước khi thanh lý Hợp đồng đặt in hoá đơn.
• Đối chiếu việc tiêu hủy các bản kẽm và các bản hóa đơn khác đang trong quá trình in (nếu có) với bên đặt in.
• Làm Biên bản thanh lý Hợp đồng đặt in hóa đơn;
• Tiêu hủy toàn bộ hóa đơn bị in sai, in trùng, in thừa;

b. Đối với Cơ quan Thuế

• Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình huỷ hoá đơn do Cục Thuế đặt in.
• Cơ quan thuế thực hiện hủy hoá đơn do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.

1.2 Nếu tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân hủy hóa đơn

a. Do thay đổi mẫu hóa đơn, hoá đơn cũ không tiếp tục sử dụng hoặc hết hạn sử dụng hóa đơn.
b. Trình tự thực hiện như sau

• Phải thành lập Hội đồng hủy hoá đơn. Hội đồng huỷ hoá đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Lưu ý: Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng hủy hoá đơn.
• Các thành viên Hội đồng hủy hoá đơn phải ký vào Biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
• Phải thông báo với cơ quan thuế thực hiện huỷ hoá đơn.
• Phải lập Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy.
• Thông báo kết quả hủy hoá đơn đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Thông báo kết quả hủy hoá đơn được lập thành 02 bản, 01 bản lưu, 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện huỷ hoá đơn.

c. Thời hạn huỷ hoá đơn
– Chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
– Trường hợp cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng:

• Phải huỷ hoá đơn chậm nhất là 10 ngày, kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hoặc từ ngày tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân tìm lại được hoá đơn đã mất;
• Trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế, phải hủy ngay.

1.3 Các trường hợp khác

• Các loại hoá đơn chưa lập khác: được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Các loại hoá đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án: không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

1.4. Hóa đơn được xác định đã hủy

• Hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hoá đơn nào hoặc không còn chữ trên tờ hoá đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.
• Hoá đơn tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo hoá đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hoá đơn.

2. Trường hợp 2: Hủy các hóa đơn đã lập
2.1. Nếu hóa đơn chưa giao cho khách hàng

• Hóa đơn sai có thể hủy về sau, khi có yêu cầu;
• Trình tự hủy hóa đơn làm tương tự mục 1.2.
• Trường hợp lập hóa đơn sai nhưng chưa giao cho người mua, kế toán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai;

2.2. Nếu hóa đơn đã giao cho khách hàng

a. Các trường hợp được hủy hóa đơn khi đã giao cho khách hàng

• Trường hợp cả người bán và người mua chưa kê khai thuế.
• Trường hợp người bán giao hóa đơn nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

b. Quy trình xử lý hóa đơn lập sai

• Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn;
• Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định;
• Hóa đơn sai sẽ được hủy khi có quyết định;
• Trình tự hủy hóa đơn giống như mục 1.2.

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn lập đã gửi cho khách hàng, 1 trong hai bên hoặc cả 2 bên đã kê khai thuế thì không được hủy bỏ hóa đơn mà phải làm hóa đơn điều chỉnh gửi cho khách hàng.

3. Hồ sơ hủy hóa đơn

• Quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
• Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy;
• Biên bản hủy hóa đơn;
• Thông báo kết quả hủy hoá đơn (mẫu số 3.11)

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.

4. Ví dụ hủy hóa đơn thực tế
Giữa tháng 6, Kế toán tại công ty CKTC kiểm tra thấy hóa đơn tới tháng 7 là hết hạn sử dụng.

– Kế toán trình Giám đốc công ty sự việc.
– Ngày 20/06/2016, Công ty CKTC gửi Biên bản thanh lý Hợp đồng đặt in hóa đơn cho công ty in Ngân Hà. Nhận phản hồi từ công ty in.
– Ngày 23/06, Kế toán tập hợp các hóa đơn cần hủy.
– Ngày 25/06, công ty tiêu hủy các hóa đơn được tiêu hủy theo quy định của pháp luật.
– Ngày 30/06, phía Ngân Hà gửi kết quả hủy các bản in kẽm. Kế toán công ty CKTC xác nhận.
– Hoàn thành công việc hủy hóa đơn hết hạn.