Hướng dẫn cấp mã số thuế cho người phụ thuộc

Trong khi quyết toán thuế TNCN năm 2015, người nộp thuế được đăng ký các khoản giảm trừ cho người phụ thuộc. Tuy nhiên để thực hiện điều này thì người nộp thuế phải xác định hoặc xin cấp mã số thuế của người phụ thuộc. Vậy làm thế nào để người phụ thuộc có mã số thuế? Chìa Khóa Thành Công xin hướng dẫn cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.

Hướng dẫn cấp mã số thuế cho người phụ thuộc – Các bước thu thập thông tin và cấp mã NPT

Bước 1: Thu thập thông tin người phụ thuộc (NPT)  

Bước 2: Nhập thông tin NPT

Căn cứ vào hồ sơ chứng minh NPT hoặc thông tin trên mẫu Tờ khai đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh, TCTTN thu thập thông tin của NPT khai vào Phụ lục 05-3/BK-TNCN.

TCTTN truy cập trang: thuedientu.gdt.gov.vn để tải ứng dụng HTKK, iHTKX, QTT TNCN và tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng ứng dụng.

– TCTTN khai đầy đủ (100%) số lượng NPT đã tính giảm trừ trong năm 2015 vào Phụ lục 05-3/BK-TNCN. Đối với NPT đã có MST, TCTTN chỉ khai các chỉ tiêu số thứ tự, họ tên NNT, MST của NNT, họ tên NPT, MST của NPT, quan hệ với NNT, thời gian tính giảm trừ của NPT, không khai các thông tin khác của NPT. Đối với NPT chưa có MST, TCTTN khai đầy đủ thông tin của NPT theo quy định để CQT có cơ sở thực hiện cấp MST.

– Trường hợp TCTTN có yêu cầu được cấp MST NPT trước khi nộp hồ sơ QTT TNCN năm 2015 hoặc TCTTN có số lượng lớn NPT chưa được cấp MST để đảm bảo khai đầy đủ 100% NPT đã tính giảm trừ gia cảnh trong năm 2015 thực hiện như sau:

+ TCTTN gửi thông tin của NPT cho CQT trước khi gửi hồ sơ QTT TNCN năm 2015 bằng cách khai vào Mẫu số 16/TH được hỗ trợ trên các ứng dụng HTKK, iHTKK và và phần mềm QTT TNCN đến CQT. Căn cứ vào thông tin trên Mẫu số 16/TH, CQT thực hiện cấp MST cho NPT của NNT.

+ Khi nộp hồ sơ QTT TCTTN chỉ phải khai vào Phụ lục 05-3/BK-TNCN đối với những NPT đã có MST trước thời điểm quyết toán năm 2015 và những NPT chưa có MST (bao gồm cả những NPT đã khai vào mẫu 16/TH nhưng chưa được cấp MST thành công). Trường hợp NPT đã khai vào mẫu 16/TH nhưng đã được thông báo cấp MST thành công thì không phải khai lại vào Phụ lục 05- 3/BK-TNCN. 

+ Trường hợp đã khai thông tin NPT vào Phụ lục 05-3/BK-TNCN nhưng vẫn có yêu cầu được cấp trước MST cho NPT thì sử dụng chức năng “Tải đủ liệu từ Phụ lục 05-3/BK-TNCN trên tờ khai 05/KK-TNCN” tại màn hình chức năng 16/TH để lấy dữ liệu gửi CQT đối với những NPT đã có đầy đủ thông tin.

TCTTN thực hiện in, kết xuất dữ liệu Bảng tổng hợp đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh mẫu 16/TH hoặc bộ tờ khai QTT TNCN 05/KK-TNCN và các Phụ lục kèm theo gửi đến CQT trực tiếp quản lý.

Đối với các TCTTN nộp hồ sơ khai thuế điện tử qua iHTKK: không cần in hồ sơ.

Đối với các TCTTN chưa khai thuế điện tử sẽ in ra hồ sơ giấy theo quy định và ký, đóng dấu.

Lưu ý: Trường hợp thông tin NPT chỉ có năm sinh nhưng không có ngày, tháng thì lấy ngày 01 tháng 01 nhập vào chỉ tiêu “Ngày sinh” ( 01/01/năm sinh).

NPT đã có MST thì nhập các chỉ tiêu hướng dẫn nêu trên, NPT từ đủ 14 tuổi trở lên thì nhập cột chứng minh nhân dân (người nước ngoài nhập hộ chiếu), NPT dưới tuổi trên thì nhập các chỉ tiêu trên giấy khai sinh.

Chỉ tiêu quốc tịch người Việt Nam mặc định là “Việt Nam”, người nước ngoài chọn “Khác”, chỉ tiêu quốc gia nhập tương tự.

Bước 3: Gửi thông tin NPT đến CQT trực tiếp quản lý

+ TCTTN khai thuế điện tử: gửi file dữ liệu lên trang: thuedientu.gdt.gov.vn, không phải nộp hồ sơ giấy.

+ Đối với các TCTTN chưa thực hiện khai thuế điện tử

Kết xuất file dữ liệu gửi lên trang: thuedientu.gdt.gov.vn, gửi bản giấy đến “Bộ phận một cửa” CQT trực tiếp quản lý tương tự như gửi hồ sơ QTT TNCN.

Hoặc gửi trực tiếp cả bản giấy và file dữ liệu (USB) tại “ bộ phận một cửa” CQT trực tiếp quản lý.

Lưu ý: TCTTN kết xuất dữ liệu file Excel để lưu tại TCTTN, kết xuất dữ liệu file XML để gửi CQT.

Bước 4: Nhận kết quả cấp MST cho NPT

CQT trả kết quả cấp MST NPT cho TCTTN dưới dạng Phụ lục excel tại nơi mà TCTTN gửi file dữ liệu đăng ký giảm trừ gia cảnh: thuedientu.gdt.gov.vn đối với trường hợp cấp MST thành công và mô tả chi tiết lỗi đối với trường hợp cấp MST không thành công.

Bước 5: Điều chỉnh thông tin kê khai sai

Căn cứ vào kết quả phản hồi nhận được từ CQT, trường hợp cấp MST không thành công TCTTN yêu cầu người lao động bổ sung thông tin và thực hiện theo hướng dẫn sau:

+ Lỗi do thông tin kê khai sai: TCTTN kê khai điều chỉnh bổ sung thông tin.

+ Lỗi trùng thông tin CMND/giấy khai sinh của NPT: TCTTN thông báo với người lao động thực hiện việc xác minh, điều chỉnh thông tin CMND/ Giấy khai sinh như nội dung hướng dẫn của Tổng cục Thuế đối với các trường hợp cấp MST cho NNT trùng CMND trước đây và khai nộp lại với CQT (gồm danh sách trùng và phô tô chứng minh nhân dân hoặc giấy khai sinh).

+ Trùng thời gian giảm trừ NPT: TCTTN hướng dẫn NNT thực hiện đăng ký kết thúc giảm trừ gia cảnh của lần đăng ký trước đó hoặc điều chỉnh thời gian giảm trừ của lần đăng ký hiện tại.

Hướng dẫn cấp mã số thuế cho người phụ thuộc – Trường hợp thay đổi thông tin/bổ sung NPT hoặc giảm NPT

TCTTN thực hiện khai bổ sung theo nguyên tắc sau:

+ Trường hợp thay đổi thông tin/bổ sung thêm mới hoặc giảm NPT mà không làm sai sót dữ liệu đã kê khai trên tờ khai 05/KK-TNCN và các Phụ lục khác kèm theo tờ khai QTT thì TCTTN chỉ cần khai Bảng tổng hợp đăng ký giảm trừ NPT mẫu 16/TH cho các trường hợp cần thay đổi/bổ sung NPT.

+ Trường hợp thay đổi thông tin/bổ sung thêm mới hoặc giảm NPT có làm sai sót dừ liệu đã kê khai trên tờ khai 05/KK-TNCN và các Phụ lục khác kèm theo tờ khai thì TCTTN thực hiện kê khai như sau:

++ Khai bổ sung tờ khai QTT 05/KK-TNCN và các Phụ lục cần điều chỉnh (trừ phụ lục 05-3/BK-TNCN) để điều chỉnh QTT.

++ Khai thông tin thay đổi/bổ sung về NPT vào bảng tổng hợp đăng ký giảm trừ NPT mẫu 16/TH để bổ sung thông tin/ cấp MST NPT.

Lưu ý: Đối với trường hợp thay đổi thông tin về NPT:

– Đối với trường hợp thay đổi các thông tin về NNT đăng ký giảm trừ gia cảnh, mối quan hệ với NNT, thời gian giảm trừ từ tháng, đến tháng thì TCTTN sử dụng mẫu 16/TH để kê khai.

– Đối với trường hợp thay đổi các thông tin liên quan đến cấp MST (bao gồm CMND và các thông tin trên giấy khai sinh) thì TCTTN tập hợp mẫu 02/ĐK-NPT-TNCN của cá nhân nộp cho CQT trực tiếp quản lý (CQT thực hiện cập nhật thông tin thay đổi của từng NPT trên ứng dụng TMS).

Xem thêm: Các trường hợp ủy quyền quyết toán thuế TNCN