Muốn quyết toán một công trình xây dựng thì phải có thứ tự đầy đủ các Văn bản, hồ sơ tài liệu như sau:
1. Quyết định cho phép tiến hành chuẩn bị đầu tư của cơ quan có thẩm quyền;
2. Quyết định cho phép đầu tư của cơ quan có chủ quyền (cơ quan chủ quản của chủ đầu tư)
3. Dự án đầu tư do cơ quan tư vấn lập dự án độc lập hay do chủ đầu tư tự lập;
3. Quyết định duyệt dự án đầu tư của cơ quan có thẩm quyền;
4. Thiết kế kỹ thuật, dự toán của dự án;
5. Quyết định duyệt thiết kế kỹ thuật, dự toán;
6. Quyết định duyệt kế hoạch đấu thầu;
7. Biên bản mở thầu, chấm thầu, tờ trình kết quả đấu thầu;
8. Văn bản chấp thuận đơn vị tư vấn giám sát, kiểm định, thí nghiệm vật liệu…
9. Quyết định trúng thầu;
10. Hợp đồng kinh tế giao thầu (và phụ lục nếu có) giữa chủ đầu tư và nhà thầu; Bảo lãnh thực hiện hợp đồng và Bảo lãnh tiền tạm ứng (nếu có);
11. Tiến độ thi công chi tiết được duyệt;
12. Biên bản nghiệm thu từng hạng mục;
13. Biên bản nghiệm thu chuyển giai đoạn và hồ sơ thanh toán giai đoạn;
14. Hóa đơn GTGT KLHT theo giai đoạn;
15. Biên bản đối chiếu công nợ giữa chủ đầu tư và nhà thầu (nếu có)
16. Chứng chỉ thí nghiệm vật liệu (thép, xi măng, cát, đá…)
17. Hồ sơ quyết toán khối lượng hoàn thành
18. Thanh lý hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu;
19. Bảo lãnh, bảo hành công trình;
20. Báo cáo kiểm toán KLHT công trình của một đơn vị kiểm toán độc lập
21. Quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của cơ quan ra quyết định đầu tư;