Quy định mới nhất về thời điểm lập xuất hóa đơn cho từng loại hàng hóa, dịch vụ đảm bảo được tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn giúp hạn chế tối đa rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp.
1. Quy định về thời điểm lập xuất hóa đơn chuẩn pháp luật
1.1.Thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng hóa
Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa như sau:
1. Thời điểm lập hóa đơn
– Đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
1.2. Thời điểm xuất hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ
Căn cứ khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ như sau:
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
1.3. Thời điểm xuất hóa đơn khi giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ
Căn cứ khoản 3 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ như sau:
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
1.4. Thời điểm xuất hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể
Dưới đây là thời điểm xuất hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể theo quy định tại khoản 4 điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
| STT | Thời điểm xuất hóa đơn | Trường hợp xuất hóa đơn cụ thể | Căn cứ pháp lý |
| 1 | Hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. | Dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên (viễn thông, điện, truyền hình, thương mại điện tử, bưu chính, ngân hàng, xổ số điện toán, thu phí đường bộ, v.v.)Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán (đã chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng) | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm a, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| 2 | Hoàn thành đối soát dữ liệu cước dịch vụ, chậm nhất 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước | Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin (bao gồm trung gian thanh toán) | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm b, Khoản 4, Điều 9 |
| 3 | Cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng | Dịch vụ viễn thông bán thẻ trả trước, thu cước hòa mạng, khách không yêu cầu hóa đơn GTGT | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm b, Khoản 4, Điều 9 |
| 4 | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng hoàn thành | Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm c, Khoản 4, Điều 9 |
| 5 | Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng | Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán (chưa chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng) | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm d.1, Khoản 4, Điều 9 |
| 6 | Theo khoản 1 (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng) | Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán (đã chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng) | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm d.2, Khoản 4, Điều 9 |
| 7 | Chậm nhất 05 ngày kế tiếp kể từ ngày xuất chứng từ dịch vụ trên website/thương mại điện tử | Dịch vụ vận tải hàng không mua qua website, hệ thống thương mại điện tử | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm đ, Khoản 4, Điều 9 |
| 8 | Xác định giá bán chính thức | Tìm kiếm, thăm dò, khai thác, chế biến dầu thô, condensate, sản phẩm từ dầu thô | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm e, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| 9 | Xác định khối lượng khí giao trong tháng, chậm nhất ngày cuối thời hạn kê khai thuế | Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than qua đường ống | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm e, Khoản 4, Điều 9 |
| 10 | Theo thỏa thuận bảo lãnh/cam kết của Chính phủ | Bán dầu thô, khí thiên nhiên có thỏa thuận bảo lãnh/cam kết của Chính phủ | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm e, Khoản 4, Điều 9 |
| 11 | Đối soát số liệu thanh toán, chậm nhất ngày cuối thời hạn kê khai thuế | Bán điện của công ty phát điện trên thị trường điện | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm h, Khoản 4, Điều 9 |
| 12 | Theo bảo lãnh của Chính phủ, hướng dẫn của Bộ Công Thương | Bán điện của công ty phát điện có cam kết bảo lãnh của Chính phủ | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm h, Khoản 4, Điều 9 |
| 13 | Kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán | Bán xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm i, Khoản 4, Điều 9 |
| 14 | Hoàn thành đối soát dữ liệu, chậm nhất ngày 10 tháng sau tháng phát sinh | Dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm k, Khoản 4, Điều 9 |
| 15 | Kỳ hạn thu lãi theo hợp đồng tín dụng; thu lãi trước hạn; hoặc khi thu được tiền lãi | Hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm l, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| 16 | Thời điểm đổi ngoại tệ hoặc hoàn thành dịch vụ nhận/chi trả ngoại tệ | Đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận/chi trả ngoại tệ | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm l, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| 17 | Kết thúc chuyến đi | Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi sử dụng phần mềm tính tiền | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm m, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| 18 | Cuối ngày (tổng hợp dịch vụ) hoặc khi khách yêu cầu; khi thanh toán với BHXH | Khám chữa bệnh (khách không lấy hóa đơn hoặc yêu cầu hóa đơn; thanh toán với bảo hiểm xã hội) | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa điểm m, Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| 19 | Ngày xe qua trạm thu phí hoặc cuối tháng (định kỳ) | Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng | Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm o, Khoản 4, Điều 9 |
| 20 | Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm | Hoạt động kinh doanh bảo hiểm | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bổ sung điểm p vào Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| 21 | Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết, chậm nhất trước khi mở thưởng kỳ tiếp theo | Kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay (vé in sẵn) | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bổ sung điểm q vào Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
| 22 | Chậm nhất 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (0h00-23h59 cùng ngày) | Kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng, kèm chuyển dữ liệu theo Mẫu 01/TH-DT | Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bổ sung điểm r vào Khoản 4, Điều 9, NĐ 123 |
2. Mức xử phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm
Căn cứ theo điều 24, nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể doanh nghiệp có thể bị xử phạt như sau nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm:
– Phạt cảnh cáo trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ (theo quy định tại điểm a, khoản 1 điều 24 nghị định 125/2020/NĐ-CP).
– Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (theo quy định tại khoản 3 điều 24 nghị định 125/2020/NĐ-CP).
– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng khi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trừ 2 trường hợp nêu trên (theo quy định tại điểm a, khoản 4 điều 24 nghị định 125/2020/NĐ-CP)
Ngoài việc bị xử phạt vi phạm hành chính khi lập hóa đơn sai thời điểm, doanh nghiệp còn phải chịu thuế và truy thu thuế nếu việc xuất hóa đơn sai thời điểm làm chậm nộp thuế và chịu các khoản lãi phát sinh. Điều nà không chỉ gây ra tổn thất tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
3. Một số thắc mắc về thời điểm xuất hóa đơn
3.1. Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?
Theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp không được phép xuất hóa đơn điện tử lùi ngày. Trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm hoặc lùi ngày sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Đây cũng là một trong những điểm khác biệt lớn nhất của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy nhằm tăng tính minh bạch, chính xác cho cả bên bán, bên mua và cơ quan thuế.
3.2. Giao hàng trước xuất hóa đơn sau có được không?
Giao hàng trước xuất hóa đơn sau được xem là hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm và sẽ bị xử phạt theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã nêu ở trên, tùy thuộc vào mức độ vi phạm.
Trên đây là thông tin tham khảo của của công ty CKTC, quý anh/chị có phương án tối ưu hơn, hiệu quả hơn có thể chia sẻ thông tin qua Zalo: 0888 139 339 hoặc qua Facebook để CKTC cập nhật thêm thông tin hoàn thiện hơn cùng mọi người tham khảo.
CKTC (Chìa Khóa Thành Công) cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp – uy tín – tận tình. Liên hệ để được hỗ trợ trực tiếp tại đây.
7. Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh – Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh
8. Dịch vụ giải thể doanh nghiệp
Tham khảo bảng giá dịch vụ thành lập công ty
Tham khảo bảng giá dịch vụ kế toán
Dịch vụ tra cứu hóa đơn
Dịch vụ tra cứu thông tin công ty
Tra cứu thông tin người nộp thuế: tại đây
Dịch vụ tra cứu ngành nghề kinh doanh
Tham khảo Facebook Chìa Khóa Thành Công
Tham khảo Youtube Chìa Khóa Thành Công
Tham khảo Tiktok Chìa Khóa Thành Công
