Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

CKTC là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, dịch vụ thành lập công ty giá rẻ, dịch vụ quyết toán thuế – dịch vụ làm báo cáo tài chính, dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh, dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội và dịch vụ giải thể công ty chuyên nghiệp tại Việt Nam. CKTC – Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài.

Công ty nước ngoài có nhu cầu tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam cần thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, công ty Chìa Khóa Thành Công tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị và thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:

Các văn bản pháp luật điều chỉnh về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam:

– Luật Thương mại năm 2006;

– Nghị định số 72/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 7 năm 2006;

– Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

3. Trong trường hợp giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

4. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

5. Trường hợp nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

1. Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;

2. Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty (thương nhân) nước ngoài thành lập xác nhận;

3. Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

4. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

5. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

6. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện: Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

7. Tài liệu tại nước ngoài (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện là người nước ngoài) phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Riêng Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty (thương nhân) nước ngoài thành lập xác nhận phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Cơ quan cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:

1. Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.

2. Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.

3. Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

4. Có bằng chứng cho thấy việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.

5. Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

Công bố thông tin về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện, cơ quan cấp giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

1. Tên, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện;

2. Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;

3. Người đứng đầu văn phòng đại diện;

4. Số, ngày cấp, thời hạn của giấy phép thành lập văn phòng đại diện, cơ quan cấp giấy phép;

5. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện;

6. Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

– Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.

– Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

1. Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của văn phòng đại diện;

2. Định kỳ hàng năm, trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01 năm kế tiếp, văn phòng đại diện, chi nhánh phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở công thương (theo mẫu);

3. Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của văn phòng đại diện;

4. Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại văn phòng đại diện (nếu có);

5. Văn phòng đại diện phải làm báo cáo hoạt động hàng năm (theo mẫu) gửi và có xác nhận của Sở công thương;

6. Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của văn phòng đại diện;

7. Hàng năm, công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của văn phòng đại diện;

8. Nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện và các lao động của văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của văn phòng đại diện;

9. Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;

Hồ sơ pháp lý cần lưu giữ trong suốt quá trình hoạt động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

1. Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện;

2. Dấu, giấy chứng nhận mẫu dấu;

3. Thông báo mã số thuế nộp hộ của NNT.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam của Chìa Khóa Thành Công

1. Tư vấn trước thành lập về các vấn đề liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;

2. Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam phù hợp với các yêu cầu của khách hàng và quy định của pháp luật;

3. Xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;

4. Đăng ký cấp con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu cho văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;

5. Tư vấn các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;

6. Kê khai thủ tục nhân sự, lao động của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam với Sở Công thương, cơ quan bảo hiểm xã hội;

7. Tư vấn thủ tục pháp lý, đại diện cho văn phòng đại diện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện tại Việt Nam.