Quy trình lưu trữ sổ sách kế toán

Làm xong sổ đã qua mùa lúa giờ là mùa đóng bao chúc các bạn vui vẻ không quên nhiệm vụ. Chìa Khóa Thành Công chia sẻ về quy trình lưu trữ sổ sách kế toán tại công ty như sau:

– Chuẩn bị giấy xịn
– Máy in xịn
– Đổ mực xịn
– Máy đục lỗ xịn, ghim bám xịn, bìa còng, giấy màu…..
– Thùng rác xịn

1. Sổ cái:

– Bìa xanh
– In toàn bộ sổ cái 1 tháng đóng thành cuốn mỗi tháng là 01 cuốn từ TK loại 01 – đến TK loại 09.

2. Chứng từ thu chi và khai báo thuế

– Bìa xanh
+ Hồ sơ gồm:
– Báo cáo thuế tháng/ quý. 
– Bảng kê phụ lục bán ra và mua vào. 
– Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế. 
– Báo cáo sử dụng hóa đơn. 
– Phiếu thu, phiếu chi, phiếu hạch toán công nợ. 
– Hóa đơn đầu Ra liên xanh sắp trước + phiếu thu tiền hoặc phiếu công nợ hạch toán. 
– Hóa đơn đầu vào + Phiếu chi tiền hoặc phiếu công nợ hạch toán + phiếu nhập kho. 
– Thông báo phát hành hóa đơn. 
– Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng tháng kẹp cuối tập chứng từ.

3. Bảng tổng hợp công nợ

– Bìa xanh.

– Bảng tổng hợp công nợ : in từ tháng 01 đến tháng 12. 
Ghi chú: in thành 01 bản kẹp chứng từ thu chi , 01 bản tách làm 1 tập để phục vụ kiểm tra của cán bộ thuế kiểm tra đối chiếu với hóa đơn.

– Sổ chi tiết công nợ: in từ tháng 01 đến tháng 12. 

Chú ý:
– Có thể in bảng tổng hợp công nợ 12 tháng thành 01 cuốn. 
– Có thể in sổ chi tiết công nợ 12 tháng thành 01 cuốn nếu ít, nhiều có thể chia làm nhiều cuốn. 
– TK in là TK 131,331.

4. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL, HH

– Bìa xanh.

Phát sinh ít
– In bảng kê nhập xuất tồn từ tháng 01 đến tháng 12 năm tài chính + sổ chi tiết NVL , HH.

Phát sinh nhiều
– In tổng hợp NXT từ tháng 01- đến tháng 12 thành 01 cuốn hoặc nhiều cuốn. 
– Ịn sổ chi tiết NVL, HH thành nhiều cuốn. 
– Tài khoản in là: 152,155,156,153.

5. Sổ tiền gửi ngân hàng

– Bìa xanh. 
– Sao kê chi tiết ngân hàng. 
– In sổ tiền gửi ngân hàng từ tháng 01- đến tháng 12 đóng lại 1 cuốn. 
– TK in là TK 112.

6. Sổ quỹ tiền mặt

– Bìa xanh. 
– In sổ sổ quỹ tiền mặt từ tháng 01- đến tháng 12 đóng lại 1 cuốn.

7. Sổ Nhật Ký Chung

– Bìa xanh. 
– In NKC từ tháng 01 đến tháng 12 đóng thành cuốn, nếu nhiều chia làm nhiều cuốn, ít thì đóng lại thành 01 cuốn.

8. Bảng Phân bổ khấu hao và phân bổ chi phí trả trước

– Bìa xanh. 
– In Bảng khấu hao và phân bổ chi phí trả trước ngắn và dài hạn từ tháng 01 đến tháng 12. 
– Tài khoản : 142,242,214.

9. Báo cáo tài chính

+ Báo cáo tài chính

– Bảng cân đối kế toán. 
– Bảng cân đối tài khoản phát sinh. 
– Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. 
– Lưu chuyển tiền tệ. 
– Thuyết minh báo cáo tài chính.

+ Tờ khai quyết toán thuế TNDN

– Phụ lục Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. 
– Phụ lục chuyển lỗ ( nếu có). 
– Phụ lục ưu đãi thuế ( nếu có).

+ Tờ khai quyết toán thuế TNCN

– Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế.

Ghi chú:

– in báo cáo tài chính đã nộp lập thành >=02 bản để sau này 1 bản để sau này gửi cơ quan thuế khi kiểm tra tại doanh nghiệp. 
– Báo cáo tài chính sau khi nộp cơ quan thuế lập 01 bản nộp cơ quan thống kê, và nộp cái mẫu cho cơ quan thống kê. 

10. Phiếu xuất kho

– Bìa xanh. 
– In toàn bộ Phiếu xuất kho trong năm đóng thành tập, nếu nhiều chia làm nhiều cuốn, ít thì đóng lại thành 01 cuốn.

11. Bảng tổng hợp giá thành xây lắp TK 154

– Bìa xanh. 
– In bảng tổng hợp giá thành 154 toàn bộ từ tháng 01 đến tháng 12. 
– Sổ chi tiết tài khoản 154 cho từng đối tượng công trình. 
– Lập 1 bảng tổng hợp những hợp đồng kinh tế bán ra đã xuất hóa đơn và tình trạng của hợp đồng. 
– Phân tích giá thành chi tiết cho từng mục đã xuất hóa đơn: 621,622,623,627 theo từng tháng phát sinh của tài khoản giá thành công trình cần theo dõi.

12. Báo cáo thuế bằng excel và công tác chuẩn bị hậu giải trình thanh tra thuế sau này

– Xuất khai báo thuế từ HTKK ra bằng excel để lưu trữ theo tháng/ quý để phục vụ công tác giải trình thuế sau này.
– Gộp báo cáo thuế Bảng kê bán ra trong năm làm 1 sheet + mua vào trong năm làm 1 sheet.
– Lọc những hóa đơn > 20.000.000 hoặc cùng ngày > 20.000.000 để theo dõi quá trình thanh toán = UNC cho khách hàng. 

Hóa đơn công nợ > 20.000.000
– Mở một bìa còng lưu trữ toàn bộ những hóa đơn mua vào 331 phô tô > 20.000.000 trong 1 năm tài chính kẹp cùng UNC và hợp đồng kinh tế đã ký kết. 
– Đến ngày 31/12 kết thúc năm tài chính mà chưa có chứng từ thanh toán qua ngân hàng UNC thì phải lập hợp đồng trả chậm nếu đã có hợp đồng thì phải lập phụ lục hợp đồng gia hạn thời gian thanh toán.

13. Hợp đồng

– Bìa xanh: Hợp đồng ra + vào + lao động. 
– Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng đầu vào của các nhà cung cấp lại thành 1 bìa còng hoặc Alco. 
– Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng Bán ra của người mua lại thành 1 bìa còng hoặc Alco.
– Lưu toàn bộ hợp đồng lao động đã ký với người lao động: ký tá đầy đủ, phụ lục hợp đồng, quyết định tăng và giảm lương.

14. Bảng phân bổ TK 142,242,214

– Bìa xanh. 
– In bảng phân bổ toàn bộ từ tháng 1 đến tháng 12.

CKTC ( Chìa Khóa Thành Công) cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp – uy tín – tận tình. Liên hệ để được hỗ trợ trực tiếp tại đây.