Quy định mới nhất về hóa đơn chứng từ chi phí mua vào 2016

Chìa Khóa Thành Công hướng dẫn những điều mà kế toán và dịch vụ kế toán trọn gói cần quan tâm đặc biệt về hóa đơn, chứng từ với chi phí đầu vào năm 2016 với quy định mới nhất.

Để hóa đơn GTGT được chấp nhận tính vào chi phí và được khấu trừ thuế khi nhận hóa đơn đầu vào kế toán cần chú ý, quy định chung về hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ và được trừ khi xác định chi phí:

– Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
– Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
– Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
– Được trừ ở mức quy định đối với các khoản chi bị khống chế mức tính vào chi phí được trừ.

Kế toán cần kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của hóa đơn : Tên, địa chỉ, MST của đơn vị mình và hóa đơn không được tẩy xóa…

Trường hợp hóa đơn GTGT từ 20 triệu đồng trở lên:

+ Thời điểm thanh toán : Người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai vào thuế GTGT và khấu trừ, ghi nhận chi phí bình thường ( Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng ), trường hợp đến thời hạn quyết toán, thanh toán đã hết mà vẫn chưa thanh toán phần tiền đã nợ, hoặc thanh toán bằng tiền mặt thì phần thuế GTGT, chi phí này sẽ bị loại ra và không được khấu trừ, ghi nhận vào chi phí. Doanh nghiệp phải tự kê khai, điều chỉnh giảm chi phí, thuế GTGT khấu trừ đối với phần giá trị không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ thuế phát sinh đến hạn thanh toán hoặc thanh toán bằng tiền mặt.

+ Phương thức thanh toán bù trừ : Dịch vụ/hàng hóa mua vào theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa/dịch vụ mua vào hay bán ra cũng được coi là thanh toán qua Ngân hàng (Nếu như trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng có ghi nhận). Sau khi kế toán đã bù trừ công nợ mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế, ghi nhận chi phí đối với trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt(xem lại mục quy định “Thời điểm thanh toán”).

+ Hóa đơn mua cùng trong một ngày: Nếu trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng và không chấp nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ. Do vậy cần phải để ý khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong một ngày xem số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng hay không.

+ Hóa đơn thanh toán làm nhiều lần: Trường hợp thanh toán nhiều lần hóa đơn đó thì tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán. Nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và ghi nhận chi phí trong hóa đơn mua vào.

+ Chuyển tiền qua ngân hàng: Quy định số tiền viết hóa đơn nếu từ 20 triệu đồng trở lên có nghĩa là phải chuyển từ tài khoản Ngân hàng mang tên công ty mình sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp, do đó nếu chuyển tiền từ một tài khoản không mang tên mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty người bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế GTGT và ghi nhận chi phí.

– Chú ý khấu trừ đối với tài sản cố định : Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.

Lưu ý : Đối với những hóa đơn của Doanh nghiệp mà kế toán đã kê khai năm trước nhưng lại hạch toán vào năm sau thì thuế giá trị gia tăng, chi phí của hóa đơn của năm đó sẽ không được khấu trừ và ghi nhận chi phí. Vì vậy, Kế toán cần phải rà soát, bổ sung hạch toán toàn bộ các hóa đơn, chi phí vào đúng niên độ phát sinh. Trường hợp chưa kê khai thuế GTGT thì hạch toán treo phần thuế GTGT vào tài khoản trung gian phải thu khác, khi nào thực hiện kê khai thuế GTGT thì kết chuyển phần thuế GTGT đã treo qua tài khoản thuế GTGT khấu trừ.

– Khi bị mất hóa đơn đầu vào : Trường hợp này kế toán cần phải photo lại liên một sau đó xin xác nhận sao y bản chính của công ty xuất hóa đơn, gửi thông báo mất hóa đơn GTGT theo mẫu Mẫu số BC21/AC của Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định, tiến hành nộp phạt theo quy định, lúc này mới coi là hợp lệ và được khấu trừ thuế GTGT.

Ví dụ Công ty B là người mua hàng, công ty A xuất hóa đơn bán hàng, nhưng gửi qua đường bưu điện và bên Công ty B không nhận được hóa đơn, rồi bị mất luôn (Công ty A đã photo hóa đơn liên 1 cho công ty B) vậy tiền phạt là bên nào nộp?

Trả lời : Trước tiên Công ty X phải xác định được bên nào là người đánh mất hóa đơn sau đó làm 1 trong 2 cách sau:

+ Cách 1 bên Công ty A làm mất hóa đơn thì khi làm thủ tục báo mất ra cục thuế mức phạt là 15,000,000đ.
+ Cách 2 bên Công ty B làm mất hóa đơn thì khi làm thủ tục báo mất ra chi cục thuế sẽ bị phạt là 3.000.000đ

– Hóa đơn đối với dự án : Thuế giá trị gia tăng của một số dự án trong doanh nghiệp nếu đến thời điểm quyết toán đã bị hủy bỏ thì sẽ không được khấu trừ số thuế giá trị gia tăng và ghi nhận chi phí. Cho nên, cần phải chuyển các chi phí đó sang các dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành..

Trường hợp chi phí mua hàng không có hóa đơn:

Theo điểm 2.4 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (Có hiệu lực từ ngày 02/08/2014):

Nếu DN các bạn mua hàng hóa, dịch vụ trong các trường hợp sau:

– Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
– Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Đính kèm bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN có chữ ký của Giám đốc hoặc người được ủy quyền.