Hướng dẫn xử lý và hạch toán chênh lệch tỷ giá theo quy định

Vấn đề ghi nhận, đánh giá, xử lý và hạch toán các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái luôn là vấn đề phức tạp đối với doanh nghiệp và cũng nảy sinh nhiều vướng mắc từ văn bản pháp lý đến áp dụng thực tế. Do vậy, Đây là một trong những vấn đề luôn nhận được sự quan tâm đặc biệt của cộng đồng doanh nghiệp, khi mà hoạt động giao thương với các đối tác nước ngoài ngày càng nhiều hơn. Bài viết đề cập đến một số vấn đề liên quan đến tỷ giá hối đoái và đưa ra một số nghiệp vụ phát sinh mà doanh nghiệp cần quan tâm trong quá trình thực hiện hợp đồng với các đối tác nước ngoài.

Những vấn đề cần chú ý trong thực hiện hợp đồng

Thứ nhất, về đơn vị tiền tệ trong kế toán: Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về đơn vị tiền tệ trong kế toán là Đồng Việt Nam (VND) được dùng để ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính. Tuy nhiên, trong trường hợp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ và đáp ứng được các tiêu chuẩn quy định, thì được phép lựa chọn loại ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ trong kế toán và phải thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Tiêu thức lựa chọn đơn vị tiền tệ trong kế toán dựa vào: Doanh nghiệp (DN) có nhiều nghiệp vụ thu chi chủ yếu bằng ngoại tệ; Sử dụng chủ yếu trong các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ và có ảnh hưởng lớn đến giá bán hàng, cung cấp dịch vụ (thường được sử dụng để niêm yết giá bán hàng hóa, dịch vụ); Sử dụng chủ yếu trong việc mua hàng hóa, dịch vụ và có ảnh hưởng lớn đến chi phí của DN (thường được sử dụng để thanh toán các khoản chi phí); Sử dụng để huy động các nguồn lực tài chính; hoặc thường xuyên thu được từ các hoạt động kinh doanh và tích trữ lại.

Đơn vị tiền tệ trong kế toán khi đã được xác định thì không có sự thay đổi, trừ khi có sự thay đổi trọng yếu trong các giao dịch và sự kiện. Việc thay đổi từ đơn vị tiền tệ này sang đơn vị tiền tệ kế toán khác chỉ bắt đầu vào niên độ kế toán mới và DN phải thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý chậmnhất 10 ngày làmviệc, kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán.

Thứ hai, về chênh lệch tỷ giá hối đoái: DN phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái, khi DN “trao đổi thực tế hoặc quy đổi cùng một số lượng ngoại tệ sang đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá hối đoái khác nhau”. Cụ thể là các tình huống thực tế phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ trong kỳ, hay đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính, hoặc chuyển đổi báo cáo tài chính được lập bằng đồng ngoại tệ sang đơn vị tiền tệ. Các loại tỷ giá được sử dụng bao gồm tỷ giá giao dịch thực tế (tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh bằng ngoại tệ và tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính) và tỷ giá ghi sổ (tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh và tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động).

Thứ ba, về nguyên tắc áp dụng tỷ giá và nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá:

– Sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh/tỷ giá giao dịch thực tế: Phản ánh tăng doanh thu, tăng thu nhập, tăng chi phí, tăng tài sản tức là bên Nợ TK vốn bằng tiền, Nợ TK phải thu, bên Có TK nợ phải trả. Trường hợp liên quan đến doanh thu nhận trước hoặc nhận tiền trước của người mua, hoặc phân bổ chi phí trả trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, thì sử dụng tỷ giá tại thời điểm phát sinh trước (chứ không phải tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận).

– Sử dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh: Giảm các khoản thanh toán phải thu phải trả, giảm các khoản ký cược, ký quỹ, giảm chi phí trả trước. Trường hợp giảm các khoản thanh toán phải thu, phải trả liên quan đến ứng trước thì áp dụng tỷ giá tại thời điểm phát sinh.
– Sử dụng tỷ giá bình quân gia quyền di động: Nếu trong kỳ phát sinh nhiều khoản thanh toán phải thu, phải trả mà chỉ là một đối tượng, thì được phép xác định tỷ giá bình quân gia quyền di động và giảm các khoản vốn bằng tiền.
– Tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh được ghi nhận vào doanh thu tài chính, hoặc chi phí tài chính tại thời điểm phát sinh. Trường hợp chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ bù trừ vào TK 4131 và ghi nhận vào doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính. Phần chênh lệch tỷ giá hối đoái giai đoạn trước hoạt động của DN do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ, thì được phản ánh lũy kế vào TK 4132 và được phân bổ dần theo thời gian vào doanh thu tài chính, hoặc chi phí tài chính khi DN đi vào hoạt động với điều kiện đảm bảo DN không lỗ.

Thứ tư, về nội dung các khoản mục tiền tệ: Theo quy định, đó là tiền mặt, tương đương tiền, tiền gửi có kỳ hạn; các khoản thanh toán phải thu phải trả có gốc ngoại tệ; các khoản đi vay, cho vay mà có nghĩa vụ hoàn trả bằng ngoại tệ; các khoản liên quan đến nhận hoặc đặt cọc, ký cược, ký quỹ được quyền nhận lại hay phải hoàn trả bằng ngoại tệ. Trường hợp các khoản trả trước cho người bán, các khoản chi phí trả trước, các khoản người mua trả tiền trước và doanh thu nhận trước bằng ngoại tệ chỉ được coi là khoản mục tiền tệ, khi tại thời điểm lập báo cáo tài chính có bằng chứng về việc người bán, hoặc DN không thể cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà phải hoàn trả lại khoản tiền bằng ngoại tệ.

Các nghiệp vụ phát sinh và hạch toán cơ bản
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, sẽ phát sinh có một số nghiệp vụ phát sinh và hạch toán cơ bản. Dưới đây là một minh chứng mà DN cần phải áp dụng đúng theo quy định của Bộ Tài chính:

Thứ nhất, phát sinh và xử lý kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ:

– Trường hợp đối với DN hoạt động và DN trước hoạt động mà Nhà nước không nắm giữ 100% vốn điều lệ, thì cách xử lý và nguyên tắc hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái như sau:

+ Nếu thanh toán ngay bằng ngoại tệ: Ghi tăng vật tư, tài sản cố định, chi phí…/ghi giảm ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế. Đồng thời, lãi/lỗ phát sinh do chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi vào doanh thu tài chính, hoặc chi phí tài chính.
+ Nếu khoản nợ chưa thanh toán: Ghi tăng vật tư, tài sản cố định, chi phí…/ghi tăng nợ phải trả theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế.
Khi thanh toán tiền bằng ngoại tệ: Ghi giảm nợ phải trả theo tỷ giá hối đoái, tỷ giá ghi sổ kế toán đích danh hay tỷ giá nhận nợ/ghi giảm ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái bình quân gia quyền liên hoàn. Đồng thời, lãi/lỗ phát sinh do chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi vào doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính.
+ Nếu tăng do phát sinh khoản trả trước: Ghi tăng khoản trả trước cho người bán theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh trả trước/ghi giảm ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán bình quân gia quyền liên hoàn. Đồng thời, lãi/lỗ do chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi vào doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính.
+ Khi nhận vật tư, tài sản cố định, chi phí nguyên tắc xử lý và hạch toán: Ghi tăng vật tư, tài sản cố định, chi phí… theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế phát sinh. Ghi giảm khoản trả trước cho người bán theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh trả trước. Ghi giảm ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái ghi sổ đích danh bình quân gia quyền hoặc Ghi tăng nợ phải trả theo tỷ giá hối đoái tại thực tế phát sinh giao dịch. Đồng thời, lãi/lỗ do chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi vào doanh thu tài chính, hoặc chi phí tài chính.

– Trường hợp đối với DN trước hoạt động mà Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ có thực hiện công trình, dự án trọng điểm quốc gia: Các nghiệp vụ phát sinh tương tự, chỉ khác phần chênh lệch tỷ giá hối đoái được ghi nhận lũy kế vào TK 4132.

Thứ hai, kế toán phát sinh và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ:

– Đối với DN hoạt động và DN trước hoạt động mà Nhà nước không nắm giữ 100% vốn điều lệ: Bù trừ phát sinh lãi/lỗ tỷ giá hối đoái vào bên Có hoặc bên Nợ TK 4131, kết quả sẽ ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính, hay chi phí hoạt động tài chính.
– Đối với DN hoạt động và DN trước hoạt động mà Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ có thực hiện công trình, dự án trọng điểm quốc gia: Ghi nhận lũy kế vào bên Có hoặc bên Nợ TK 4132, khi công trình, dự án đi vào hoạt động mới thực hiện phân bổ vào doanh thu hoạt động tài chính, hay chi phí hoạt động tài chính.