Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Trong tương lai gần, hóa đơn điện tử sẽ là một hóa đơn tài chính sẽ được sử dụng thông dụng trong tất cả các doanh nghiệp cũng như trong tất cả các ngành nghề kinh doanh. Chìa Khóa Thành Công chia sẻ về hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp tham khảo.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

• Hóa đơn điện tử là hóa đơn được khởi tạo và phát hành và sử dụng theo quy định của thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Tổ chức/Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để thực hiện tạo lập hóa đơn để gửi cho khách hàng của mình thông qua phương tiện điện tử như: Internet, e-Mail, Cổng giao dịch điện tử, tin nhắn SMS…
• Hóa đơn điện tử được kí bởi chữ kí điện tử và có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy thông thường.
• Hóa đơn điện tử được nâng cấp lên Hóa đơn điện tử có xác thực của Tổng Cục Thuế.
• Hóa đơn điện tử là xu thế áp dụng hiện nay.

2. Các đối tượng được áp dụng.

Người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng điều kiện sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

3. Lợi ích của hóa đơn điện tử.

• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, bảo quản, chuyển phát hóa đơn chứng từ.
• Hóa đơn điện tử có thể liên kết với hệ thống phần mềm kế toán và hệ thống bán hàng, thuận tiện việc xuất hóa đơn.
• Dễ dàng kết xuất dữ liệu phục vụ nhu cầu báo cáo thống kê về doanh thu, hàng hóa của doanh nghiệp.
• Giảm rủi ro mất hoặc thất lạc hóa đơn, cháy hỏng hóa đơn và các khoản phạt liên quan…
• Góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp, tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.

4. Các bước thực hiện.

• Lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
• Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử:
  • Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
  • Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
• Lập hóa đơn điện tử: Là việc thiết lập đầy đủ nội dung của hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Có hai hình thức lập hóa đơn điện tử:
  • Người bán hàng hóa, dịch vụ thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
  • Người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
• Gửi hóa đơn điện tử: Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ thông qua phương tiện điện tử : Internet, E-mail …