Hạch toán tạm ứng, hoàn ứng

Chìa Khóa Thành Công hướng dẫn một số hạch toán tạm ứng, hoàn ứng. Đối với các khoản tạm ứng của doanh nghiệp thì các thủ tục chứng từ cần đầy đủ và phải phản ánh kịp thời vào các chứng từ của DN để xác định là chi phí hợp lý, nhất là chi phí công tác:

I/ Thủ tục và chứng từ cần có: Thanh toán đi công tác phí
 Hồ sơ tạm ứng ban đầu
 + Đề xuất công tác
+ Dự toán chi cho đoàn công tác
+ Quyết định của giám đốc điều cử đi công tác
+ Lịch trình công tác;
+ Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không (đối tượng được thanh toán vé máy bay);
+ Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có).

– Đơn vị bộ phận lập kế hoạch công tác: nơi đi, nơi cần đến, bao nhiêu ngày, 

 + Đề nghị tạm ứng tiền đi công tác: được trưởng bộ phận và ban giám đốc phê duyệt (Ghi đầy đủ, rõ ràng số tiền cần tạm ứng, nội dung cần tạm ứng, ngày hoàn ứng lại cho Công ty… trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định)

– Sau khi được duyệt, Phòng TC – KT  lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT) cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ..

Sau khi đi công tác về thủ tục thanh toán như sau:
+ Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
+ Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí
+ Quyết định cử đi công tác: nơi đi nơi đến, thời gian công tác
+ Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành kèm theo hóa đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường… cước hành lý (nếu có).
+ Hóa đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)Nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi công tác, nếu thừa so với dự toán công tác phí thì phải hoàn nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương.
Lưu ý: Khi làm thanh toán chi phí đi công tác phải theo quy định của nhà nước và tổng cục thuế.

– Chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch sang tiếng việt. căn cứ các chứng từ trên công ty thanh quyết toán với người được cứ đi công tác
 – Nếu sử dụng dịch phòng nghỉ khách sạn phải có booking xác nhận đặt phòng, nếu là đi máy bay phải có các chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”

II/ Quy trình tạm ứng, thanh toán tiền tạm ứng cá nhân
1. Chi tạm ứng
+ Đề nghị tạm ứng (theo mẫu)
+ Đề xuất tạm ứng (bản copy)
Lưu ý: Trên đề nghị tạm ứng phải ghi rõ thời hạn thanh toán

2.Thanh toán tiền tạm ứng
+ Đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (theo mẫu 04-TT)
+ Đề xuất (bản gốc)
+ Hóa đơn tài chính (nếu có) (Bản gốc + Bản copy)
+ Bảng kê chi tiết (nếu có nhiều khoản thanh toán)
Lưu ý: Cán bộ làm tạm ứng phải hoàn ứng hết khoản tạm ứng này thì mới được tạm ứng tiếp khoản khác. Đề nghị cán bộ làm tạm ứng có trách nhiệm thanh toán tạm ứng theo đúng thời hạn ghi trên Đề nghị tạm ứng. Nếu đến thời hạn thanh toán tạm ứng mà cán bộ làm tạm ứng chưa hoàn ứng, đề nghị có giải trình cụ thể với Phòng kế toán.

 Lưu ý về HĐ GTGT khi làm thanh toán: 
 – Ghi đủ Ngày , tháng ,năm
 – Ghi đầy đủ tên TCT& địa chỉ:
 + Tên đơn vị mua: CÔNG TY TNHH ABC
 + Địa chỉ: 123 ABC
 – Tên người mua
 – Mã số thuế : 1234567890
– Ký ghi rõ họ tên của người mua hàng, người bán hàng trên cả ba liên HĐ (nếu không phải ghi bán hàng qua điện thoại dưới người mua hàng).
– Người làm thanh toán phải chịu trách nhiệm về hóa đơn GTGT mà mình làm thanh toán (nguồn gốc của HĐ).
– Hóa đơn GTGT từ  20.000.000 trở lên để được khấu trừ thuế phải chuyển khoản thanh toán bằng tài khoản công ty
– Từ ngày 01 tháng 01 năm 2009, các khoản thanh toán với số tiền từ  20.000.000đ trở lên, đề nghị làm Giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản.

( Tùy trường hợp sẽ có chứng từ phù hợp )

c. Lưu giữ hồ sơ thanh toán tiền tạm ứng
– Sau khi có đầy đủ chữ ký của Lãnh đạo phòng Kế toán và Kiểm toán nội bộ và cán bộ thanh toán tạm ứng, Kế toán thanh toán lưu giữ thành từng tháng và lập một bảng kê các phiếu thanh toán tạm ứng sắp xếp theo thứ tự ngày tháng phát sinh. Sau mỗi quý, lưu vào một file.

III/ Định khoản nghiệp vụ: 
1. Khi tạm ứng tiền mặt hoặc vật tư cho người lao động trong đơn vị, ghi:
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có các TK 111, 112, 152,. . .

2. Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642,. . .
Có TK 141 – Tạm ứng.

3. Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 141 – Tạm ứng.

4. Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627,. . .
Có TK 111 – Tiền mặt.