Điều kiện ghi nhận chi phí hoa hồng bán hàng vào chi phí được trừ

Đơn vị tôi là doanh nghiệp thương mại, thường xuyên phát sinh chi phí hoa hồng bán hàng. Khoản hoa hồng này chi cho các cá nhân bên khách hàng mà chúng tôi trực tiếp làm việc để ký hợp đồng. Khi chi hoa hồng, chúng tôi thường chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của người nhận và không có chứng từ gì. Xin hỏi để đưa chi phí này vào chi phí hợp lý thì cần những chứng từ và thủ tục gì?

Về việc này, Chìa Khóa Thành Công hướng dẫn như sau:

– Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/6/2005 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam:

+ Tại Điều 2 quy định về đối tượng áp dụng:

2. Tổ chức, cá nhân khác hoạt động có liên quan đến thương mại…”

+ Tại Điều 150 quy định môi giới thương mại:

“Môi giới thương mại là hoạt động thương mại, theo đó một thương nhân làm trung gian (gọi là bên môi giới) cho các bên mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (gọi là bên được môi giới) trong việc đàm phán, giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ và được hưởng thù lao theo hợp đồng môi giới.”

– Căn cứ Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/2/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014, Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính, quy định:

+ Tại Điều 4 sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2.1. Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này.
2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

– Mua tài sản, dịch vụ của hộ và cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt…”

– Căn cứ Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật thuế giá trị gia tăng và Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều Luật thuế giá trị gia tăng (Hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2014).

“Điều 4. Đối tượng không chịu thuế GTGT

25. Hàng hóa, dịch vụ của hộ và cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ một trăm triệu đồng trở xuống.

Việc xác định hộ, cá nhân kinh doanh thuộc hay không thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật về quản lý thuế…”

– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

“Điều 13. Cấp hóa đơn do Cục Thuế đặt in

1. Cơ quan thuế cấp hóa đơn cho các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.

Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn…”

Căn cứ quy định nêu trên, Chìa Khóa Thành Công hướng dẫn Độc giả như sau:

Trường hợp Công ty của Độc giả là doanh nghiệp thương mại có phát sinh chi phí hoa hồng bán hàng liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và chi cho các cá nhân bên khách hàng thì để khoản chi phí này được xác định là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thì:
– Trường hợp các cá nhân là cá nhân không kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh theo quy định của pháp luật và có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, khoản chi phí hoa hồng bán hàng phải đáp ứng đầy đủ các chứng từ sau: hợp đồng môi giới giữa Công ty độc giả và các cá nhân, hóa đơn, chứng từ theo quy định, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi phí hoa hồng từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 96/2014/TT-BTC nêu trên.
– Trường hợp các cá nhân là cá nhân kinh doanh theo quy định của pháp luật và có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống, khoản chi phí hoa hồng bán hàng phải đáp ứng đầy đủ các chứng từ sau: hợp đồng môi giới giữa Công ty độc giả và các cá nhân, chứng từ chi tiền, Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC nêu trên.