Cách xử lý khi đã xuất hóa đơn GTGT mà khách trả lại hàng hóa

Tình huống khách hàng trả lại hàng khi đã viết hóa đơn GTGT là tình huống mà các kế toán của doanh nghiệp thường gặp trong thực tế, cách xử lý tình huống này làm sao vừa khéo léo, luật và nhiệm vụ mà các kế toán phải làm. Công ty Chìa Khóa Thành Công sẽ hướng dẫn các bạn xử lý tối ưu trong trường hợp này như sau:

Trường hợp 1: Khách hàng là đối tượng có khả năng cấp Hóa đơn GTGT.

2. Quy định liên quan: căn cứ vào điểm 2.8 Phụ lục 4 của TT39/2014 ngày 31/02/2014 về hóa đơn như sau:

Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất trả lại hàng hóa cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có).

Chuẩn bị theo hướng dẫn trên, các kế toán tổng hợp tiến hành xử lý trong trường hợp này theo các bước sau:

1. Quy trình xử lý:

Bước 1: Khách hàng làm đề nghị trả lại hàng, trong đó ghi rõ lý do trả lại hàng.

Bước 2: Bên bán thẩm định lại các lý do trả lại hàng do bên mua đưa ra với các điều kiện trong hợp đồng mua hàng, nếu thấy hợp lý thì bên bán sẽ chấp nhận yêu cầu trả lại hàng của bên mua.

Bước 3: Bên mua xuất hóa đơn GTGT cho bên bán, trên hóa đơn ghi rõ lý do trả lại hàng cho bên bán (do hàng hóa không đúng quy cách đúng chất lượng…)

Bước 4: Bên bán nhận lại hàng tiến hành nhập kho hàng hóa, 3 bên kê khai hóa đơn GTGT hàng bán bị trả lại. Trong đó lưu ý cách kê khai thuế GTGT đối với bên bán hoặc bên mua như sau:

Bên bán kê khai hóa đơn của hàng hóa bị trả lại tại bảng kê mua vào (PL 01-1), và kê khai dương, như trường hợp công ty mua hàng đầu vào.

Bên mua kê khai hóa đơn của hàng bán bị trả lại tại bảng kê bán ra (PL 01-1), và kê khai dương, như trường hợp công ty bán hàng đầu ra.

1. Hồ sơ hàng bán bị trả lại như sau:

Bên bán: hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT hàng bán ra, chứng từ thanh toán, phiếu xuất kho hàng bán, biên bản hàng bán bị trả lại, hóa đơn bán ra bị trả lại, phiếu nhập kho hàng hóa bị trả lại…

Bên mua: Hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT hàng mua vào, chứng từ thanh toán, phiếu nhập kho mua hàng, biên bản hàng bán đề nghị trả lại, hóa đơn hàng bán trả lại, phiếu xuất kho hàng trả lại…

Trường hợp 2: khách hàng không có khả năng cung cấp hóa đơn GTGT (hóa đơn trực tiếp hoặc khách hàng cá nhân)

1. Quy định liên quan:

Căn cứ vào Điểm 2.8 Phụ lục 4 của TT39/2014 ngày 31/02/2014 và hóa đơn như sau:

Trường hợp người mua hàng là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.

Căn cứ Công văn số 4122/TCT-CS của Tổng Cục Thuế về việc chính sách thuế đã hướng dẫn: người bán dụng hóa đơn mẫu 01/GTGT, khách hàng trả lại là đối tượng dùng hóa đơn mẫu 02/GTTT thì xử lý tương tự như trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn.

Công văn 745/CT-THHT ngày 25/05/2015 của Cục thuế Long An

      Đối với hàng hóa bán bị trả lại từ khách hàng là đối tượng sử dụng hóa đơn trực tiếp Công ty thực hiện như trường hợp người mua hàng là đối tượng không có hóa đơn theo hướng dẫn tại công văn số 254/CT-TTHT ngày 27/02/2014 của Cục Thuế Long An gửi cho Công ty. Biên bản trả lại hàng hóa được lưu giữ cùng với hóa đơn bán hàng đã thu hồi làm căn cứ để Công ty lập tờ khai bổ sung, điều chỉnh thuế và hạch toán giảm doanh thu, giảm thuế GTGT đầu ra.

1. Quy trình xử lý:

Bước 1: khách hàng làm đề nghị trả lại hàng, trong đó nêu rõ lý do trả lại hàng

Bước 2: Bên bán thẩm định lại các lý do trả hàng do bên mua đưa ra với các điều kiện trong hợp đồng mua hàng, nếu thấy hợp lý thì bên bán sẽ chấp nhận yêu cầu trả lại hàng của bên mua.

 Có 2 tình huống xảy ra;

 Tình huống 1: Bên mua hàng trả lại toàn bộ hàng.

• Khi đó, 2 bên sẽ làm biên bản thu hồi hóa đơn. Trong biên bản này quy định rõ chi tiết số lượng, chủng loại hàng bị trả lại, nguyên nhân hàng bán bị trả lại…
• Sau đó, bên mua tiến hành thu hồi lại hóa đơn đã giao cho bên bán, thu hồi lại hàng đã bán và trả lại tiền cho bên bán. Bên bán tiến hành kê khai giảm thuế GTGT đầu ra và doanh thu bán hàng.
• Hồ sơ hàng bán bị trả lại của bên A như sau: Hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT (tổng số hàng đã bán cho khách hàng), chứng từ bên mua thanh toán cho bên A, phiếu xuất kho, công văn đề nghị trả lại hàng, biên bản thu hồi hóa đơn, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, chứng từ thanh toán cho bên mua….

Tình huống 2: Bên mua trả lại một phần hàng.

• Trong tình huống này 2 bên sẽ vẫn làm biên bản thu hồi hóa đơn như tình huống trên. Vì hóa đơn thu hồi này thể hiện giá trị của toàn bộ hàng bán, nên bên bán sẽ phải cấp lại 1 hóa đơn cho số hàng mà người mua chấp nhận mua (không trả lại).
• Hồ sơ hàng bán bị trả lại của bên A như sau: Hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT (tổng số hàng đã bán cho khách hàng), chứng từ bên mua thanh toán cho bên A, phiếu xuất kho, công văn đề nghị trả lại hàng, biên bản thu hồi hóa đơn, hóa đơn xuất cho số hàng bên mua chấp nhận mua, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, chứng từ thanh toán cho bên mua…