Cách xây dựng hệ thống thang bảng lương

  Trong bài viết này, Chìa Khóa Thành Công  sẽ HƯỚNG DẪN các bạn xây dựng hệ thống thang, bảng lương để các bạn có thể tự xây dựng và đăng ký với Phòng lao động thương binh và Xã Hội. Văn bản các bạn tham khảo để xây dựng hệ thống thang bảng lương bao gồm các văn bản sau:

1. Bộ luật lao động 10/2012/QH13 ban hành ngày 18 tháng 06 năm 2012, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 05 năm 2013.
2. Nghị định 49/2013/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 05 năm 2013, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2013.
3. Nghị định 122/2015/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 11 năm 2015, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2015.

I) HỒ SƠ XÂY DỰNG THANG BẢNG LƯƠNG:

1. Công văn gửi Phòng lao động thương binh và xã hội
2. Quyết định ban hành hệ thống thang, bảng lương
3. Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương
4. Bảng hệ thống thang, bảng lương
5. Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng
6. Quy chế lương, bảng phụ cấp (có Phòng lao động yêu cầu, có phòng lao động không yêu cầu)

Đó là bộ hồ sơ để các bạn xây dựng hệ thống THANG, BẢNG LƯƠNG, các bạn tham khảo mẫu và hướng dẫn chi tiết như sau

CÔNG TY TNHH TM DV CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG SỐ:  01 CV/CKTC-2016 V/v: Xin áp dụng mức lương tối thiểu và tự xây dựng bảng lương năm 2016

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc —–o0o——      Hồ Chí Minh, ngày ……  tháng  ……  năm 2016

Kính gửi : Phòng Lao động Thương binh & Xã hội Quận …………..

CÔNG TY TNHH TM DV CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG  thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số:0313100605 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 19 tháng 01 năm 2015.

Địa chỉ: 231-233 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Thành, Quận 01, Hồ Chí Minh, Việt Nam

Mã số thuế: 0313100605

Điện thoại liên hệ: 01687 779 779

Thực hiện theo Nghị Định số 122/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2015 của Chính Phủ quy định mức lương tối thiểu  vùng đối với người lao động làm việc ở công ty, doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ hợp tác, trang trại, hộ gia đình, cá nhân và các tổ chức khác của Việt Nam có thuê mướn lao động.

Căn cứ Quy định danh mục các địa bàn áp dụng mức lương tối thiếu vùng.

Căn cứ các văn bản liên quan.

Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động làm việc trong doanh nghiệp, CÔNG TY TNHH TM DV CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG xin đăng ký mức lương tối thiểu vùng với Phòng Lao Động – Thương Binh và Xã hội quận ……………..là 3.500.000 đ  kể từ ngày  …. .………… và Công ty tự xây dựng thang bảng lương áp dụng cho toàn  thể CBCNV trong Công ty. (Có danh sách bảng lương kèm theo)

Rất mong nhận được sự hợp tác từ Quý cơ quan.

Xin trân trọng cảm ơn

Nơi nhận:                                                                      ĐẠI DIỆN PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY
+Như kính gửi                                                     

+Lưu VT

 

       

CÔNG TY TNHH TM DV CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG SỐ: 01 QĐ/CKTC-2016 V/v: Ban hành hệ thống thang bảng lương

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc —–o0o——        Hồ Chí Minh, ngày  ……. tháng …… năm 2016

GIÁM ĐỐC

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG 

• Căn cứ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0313100605 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 19 tháng 01 năm 2015.
• Căn cứ Nghị định số 49/2013/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 05 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật lao động về tiền lương.
• Căn cứ Nghị định số 122/2015/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 11 năm 2014 của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc ở doanh nghiệp.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành hệ thống bảng lương của CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG

Điều 2: Thời gian thực hiện kể từ ngày ……………..

Điều 3: Các phòng ban Công ty và Các cơ quan chức năng có liên quan có trách nhiệm thực hiện quy định này.

 

Nơi nhận:                                                                          ĐẠI DIỆN PHÁP LUẬT

-Như kính gửi

-Lưu VP

 

 

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc —–o0o——        Hồ Chí Minh, ngày ……. tháng ……. năm 2016

BIÊN BẢN

(V/v: Thông qua hệ thống thang bảng lương)

1. Thời gian: 8h 00 phút ngày ……. tháng …… năm 2016
2. Địa điểm: Tại phòng họp CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG, Lầu 6 Tòa Nhà Fimexco 231-233 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Thành, Quận 01, Hồ Chí Minh

3. Thành phần gồm :

– Ông:  …………………. – Giám Đốc.

– Bà  : ……………………. – Thư ký

– Cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty.

4. Nội dung cuộc họp :

            Thực hiện Nghị định số 122/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2013 của Chính Phủ quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc ở công ty, doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ hợp tác, trang trại, hộ gia đình, cá nhân và các tổ chức khác của Việt Nam có thuê mướn lao động.

Căn cứ Quy định danh mục các địa bàn áp dụng mức lương tối thiếu vùng.

            Các thành viên trong Công ty nhất trí về hệ thống thang bảng lương mà công ty đã đưa ra và áp dụng cho toàn thể CBCNV CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG kể từ ngày ……………….

            Biên bản được lập xong vào hồi 11h 00 ngày …… tháng …… năm 2016.

5. Kết luận cuộc họp:

Tất cả cán bộ công nhân viên trong Công ty đồng ý với hệ thống thang bảng lương do phòng hành chính xây dựng và cam kết tuân thủ thực hiện đúng ( phụ lục kèm theo).

 

      GIÁM ĐỐC                                                                                        THƯ KÝ CUỘC HỌP

 

 

 

BẢNG XÂY DỰNG BẬC LƯƠNG CƠ SỞ CHO MỌI LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP
I	II	III	IV	V	VI	VII	VII	IX

1. Khối ban lãnh đạo Công ty: Giám đốc Công ty
5.250.000	Bậc sau lớn hơn bậc trước 5%	Các bạn tự tính cho công ty của mình nhé	Các bạn có thể xây dựng mấy bậc cũng được	.	.	.	.	.
2. Khối ban lãnh đạo Công ty: P.Giám đốc, trưởng phó các phòng ban
bậc 2 ít nhất phải bằng 4.800.000 + (4.800.000 x 5%) = 5.040.000đ	..	.	….	….	…	…	….	…..
3. Giảng viên, kinh doanh, nhân sự, kế toán:
…	…	…	…	…	…	…	…	…
4. Tạp vụ, phục vụ:
Bậc 1 phải = hoặc > mức lương tối thiểu vùng	Vì công ty Thiên Ưng ở Vùng 1 nên thấp nhất là 3.500	Những người đã qua học nghề phải cao hơn 7%.	…	…	…	…	…	…

  Hồ Chí Minh, ngày ….. tháng ….. năm 2016

 

BẢNG QUY ĐỊNH CÁC TIÊU CHUẨN VÀ ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG ĐỐI VỚI TỪNG CHỨC DANH HOẶC NHÓM CHỨC DANH NGHỀ, CÔNG VIỆC TRONG THANG BẢNG LƯƠNG
STT	Chức danh	Trình độ	Kinh nghiệm
1	Giám đốc	– Tốt nghiệp đại học trở lên – Thành thạo tin học văn phòng	Có kỹ năng quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty
2	Phó giám đốc	– Tốt nghiệp đại học trở lên – Thành thạo tin học văn phòng	Có kỹ năng quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty
3	Trưởng phó các phòng ban	– Tốt nghiệp đại học trở lên – Thành thạo tin học văn phòng	Hai năm kinh nghiệm chuyên môn, và có kỹ năng quản lý, điều hành
4	Giảng viên	– Tốt nghiệp đại học trở lên – Thành thạo tin học văn phòng	Hai năm kinh nghiệm chuyên môn, và có kỹ năng giảng dậy
5	Nhân viên kinh doanh	– Tốt nghiệp trung cấp trở lên – Thành thạo tin học văn phòng	Một năm kinh nghiệm chuyên môn, có khả năng giao tiếp tốt
6	Nhân viên nhân sự	– Tốt nghiệp trung cấp trở lên – Thành thạo tin học văn phòng	Một năm kinh nghiệm chuyên môn, có khả năng giao tiếp tốt
7	Nhân viên kế toán	– Tốt nghiệp cao đẳng trở lên – Thành thạo tin học văn phòng	Hai năm kinh nghiệm chuyên môn, thành thạo phần mềm kế toán
8	Nhân viên phục vụ (Tạp vụ)	Không yêu cầu	Có sức khỏe tốt
		Hồ Chí Minh, ngày ….. tháng ….. năm 2016

           Hướng dẫn chi tiết cách lập như sau:

1. Công văn gửi phòng lao động thương binh và xã hội: Lập theo mẫu. Mức lương tối thiểu vùng xin áp dụng không được thấp hơn quy định (Xem mức lương tối thiểu vùng doanh nghiệp các bạn tại nghị định 122/2015/NĐ-CP).
2. Quyết định ban hành hệ thống THANG, BẢNG LƯƠNG: Lập theo mẫu
3. Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương: Lập theo mẫu, nhưng phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, thư ký và một vài CNCNV đại diện
4. Xây dựng hệ thống THANG, BẢNG LƯƠNG: Lập theo mẫu, và chú ý các chỉ tiêu:

+ Bậc lương: Theo quy định của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể xây dựng bao nhiêu bậc cũng được, thường thì từ 10-15 bậc. Và theo quy chế lương của doanh nghiệp, mỗi lần tăng lương sẽ lên một bậc, các trường hợp đặc biệt có thể được nâng vượt bậc

+ Nhóm chức danh, vị trí công việc: Căn cứ vào chức danh, vị trí công việc thực tế tại doanh nghiệp các bạn, với những nhóm cùng chung một mức lương, các bạn có thể gộp chung vào một nhóm, nhưng trong bảng của tôi, tôi gộp Giảng viên, kinh doanh, nhân sự, kế toán vào chung một nhóm, và hưởng mức lương như nhau

+ Mức lương tối thiểu: Căn cứ vào nghị định 122/2015/NĐ-CP để xác định mức lương tối thiểu của doanh nghiệp các bạn.

• Trong bảng của tôi, Công ty TNHH TM DV CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG thuộc Quận 01, khu vực 1, và áp dụng mức lương tối thiểu là 500.000đ (Các bạn có thể để cao hơn số này, tùy thuộc vào doanh nghiệp các bạn)
• Lao động đã qua đào tạo phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng. Các bạn có thể thấy, nhân viên tạp vụ, phục vụ chưa qua đào tạo, tôi để mức lương bằng với mức lương tối thiểu là 500.000đ, nhân viên thuộc nhóm Giảng viên, kinh doanh, nhân sự, kế toán là lao động đã qua đào tạo, và mức lương tối thiểu thấp nhất phải là: 3.7000.000 + (3.7000.000 x 7%) = 3.745.000đ, các bạn có thể để cao hơn số này, và trong bảng của tôi, tôi để mức là 3.800.000đ (Theo hướng dẫn tại điều 5 nghị định 122/2015/NĐ-CP)
• Chênh lệch giữa 2 bậc lương liền kề phải đảm bảo khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệp, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%. Trong bảng của tôi, Bậc 1 của khối ban lãnh đạo công ty là 4.800.000đ, bậc 2 ít nhất phải bằng 4.800.000 + (4.800.000 x 5%) = 5.040.000đ, các bạn có thể để cao hơn số này, và trong bảng của tôi, tôi để mức là 5.200.000đ. Các bậc sau các bạn xây dựng tương tự (Theo hướng dẫn tại khoản 2 điều 7 nghị định 49/2013/NĐ-CP)
• Chênh lệch mức lương giữa các nhóm chức danh có sự tăng dần đều. Trong bảng của tôi, tại bậc 1, nhóm ban lãnh đạo là 4.800.000đ, các nhóm khác giảm dần đều, và cuối cùng là nhóm tạp vụ, phục vụ là 3.500.000đ

5. Xây dựng bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng: Lập theo mẫu và lưu ý thêm như sau

• Tại hệ thống thang, bảng lương, các bạn có bao nhiêu vị trí công việc thì phải quy định riêng từng vị trí công việc đó tại bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng. Trong bảng của tôi, tại hệ thống thang, bảng lương, có các vị trí công việc sau: Giám đốc, phó giám đốc, Trưởng phó các phòng ban, nhân viên kinh doanh, nhân viên nhân sự, nhân viên kế toán, nhân viên phục vụ (tạp vụ). Và các bạn sẽ thấy, các vị trí công việc này được quy định cụ thể tại bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng.

In hồ sơ: In hồ sơ làm 2 bộ, đóng quyển hồ sơ tất cả các tài liệu theo hướng dẫn và thứ tự như trên (không đóng công văn vào trong quyển hồ sơ), và các bạn nhớ đóng dấu giáp lai giữa các trang nhé

Kết luận:

• Doanh nghiệp các bạn sẽ phải xây dựng hệ thống thang bảng lương khi mới thành lập, và nếu có sự thay đổi về mức lương, sẽ phải xây dựng và nộp lại. Ví dụ, năm 2015 áp dụng mức lương tối thiểu vùng đối với vùng 1 là 100.000, đến năm 2016, mức lương tối thiểu vùng đối với vùng 1 tăng lên là 3.500.000, thì các bạn sẽ phải xây dựng lại và nộp lại (trừ khi năm 2015, các bạn để mức lương tối thiểu vùng từ 3.500.000 trở lên)
• Đây là hướng dẫn xây dựng thang bảng lương cho doanh nghiệp, các bạn đừng nhầm lẫn với cơ quan nhà nước nhé. Cơ quan nhà nước sẽ áp dụng mức lương tối thiểu khác với khối doanh nghiệp, và họ nhân với hệ số tương ứng với bằng cấp.
• Chú ý: Từ ngày 1/1/2016 thì mức lương tháng đóng BHXH là: Mức lương cơ bản ghi trong hợp đồng lao động (Không được thấp hơn lương tối thiểu vùng) và phụ cấp lương  

II) MỨC XỬ PHẠT KHI KHÔNG XÂY DỰNG THANG BẢNG LƯƠNG:

Công ty các bạn đang hoạt động sản xuất kinh doanh, chắc chắn hàng tháng sẽ có trả lương cho người lao động, nhưng….công ty các bạn đã xây dựng THANG BẢNG LƯƠNG, và đã nộp cho phòng lao động chưa? Chưa nộp có bị phạt không?

        Theo quy định Khoản 10 điều 1 Nghị định 88/2015/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Điều 13 Nghị định 95/2013/NĐ-CP:

“1. Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện theo quy định.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định pháp luật;

b) Sử dụng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định khi đã có ý kiến sửa đổi, bổ sung của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;

c) Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;

d) Không thông báo cho người lao động biết trước về hình thức trả lương ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện.

3. Phạt tiền người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Trả lương không đúng hạn; trả lương thấp hơn mức quy định tại thang lương, bảng lương đã gửi cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện; không trả hoặc trả không đủ tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc ban đêm, tiền lương ngừng việc cho người lao động theo quy định của pháp luật; khấu trừ tiền lương của người lao động không đúng quy định của pháp luật; trả lương không đúng quy định cho người lao động khi tạm thời chuyển người lao động sang làm công việc khác so với hợp đồng lao động, trong thời gian tạm đình chỉ công việc, trong thời gian đình công, những ngày người lao động chưa nghỉ hàng năm theo một trong các mức sau đây:

a) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

d) Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

đ) Từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

4. Phạt tiền người sử dụng lao động trả lương cho người lao động thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định theo các mức sau đây:

a) Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người lao động trở lên.“

==> Theo đó:

• Nếu các bạn có xây dựng thang, bảng lương, nhưng không nộp chỉ bị phạt 500.000 đến 1.000.000 VNĐ.
• Nếu không xây dựng thang, bảng lương bị phạt từ 2.000.000 đến 5.000.000 VNĐ. 
• Nếu công ty bạn trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, có thể bị phạt đến 75.000.000 VNĐ.