Cách sắp xếp – lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán Thuế

Sắp xếp chứng từ kế toán sao cho khoa học và hợp lý là điều rất cần thiết trong công việc của người kế toán Thuế, ngoài việc để lưu trữ thì chúng ta sẽ dễ dàng tìm kiếm khi cần dùng để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp.

Tùy vào số lượng hóa đơn chứng từ cũng như tình hình thực tế quy mô của từng công ty mà kế toán sẽ có những cách sắp xếp lưu trữ hệ thống chứng từ kế toán.

1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc.

–          Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính, các chứng từ gốc: Hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.

–          Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo

Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có;

Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có…….

Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh

–          Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

–          Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai thuế GTGT hàng tháng, hàng quý; Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý; Xuất nhập khẩu; Môn bài; Thuế tiêu thụ đặt biệt; Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.

–          Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm