Các khoản thu hộ và chi hộ được thừa nhận như một khoản nợ phải thu hoặc nợ phải trả trong Chế độ kế toán doanh nghiệp. Mặc dù một số trường hợp thu hộ và chi hộ không được phát hành hóa đơn nhưng việc thanh toán qua ngân hàng vẫn bắt buộc đối với các khoản thu và chi hộ từ 20 triệu trở lên.
CKTC chia sẻ bài viết hướng dẫn của ngành thuế về các khoản thu hộ và chi hộ này qua từng năm:
1. Các khoản thu hộ được… để ngoài sổ sách
Khoản thu hộ bên thứ ba được miễn lập hóa đơn và miễn tính nộp thuế GTGT.
Doanh thu ghi sổ kế toán cũng không bao gồm các khoản thu hộ.
(Công văn số 2783/TCT-CS ngày 26/6/2017).
2. Chi phí chi hộ không được hạch toán
Các khoản chi phí có hóa đơn mang tên và mã số thuế của… đơn vị khác thì được xem là “chi hộ”, không được hạch toán vào chi phí hợp lý.
(Công văn số 23615/CT-TTHT ngày 25/4/2017).
3. Chi phí trước thành lập nhờ đơn vị khác chi hộ vẫn được khấu trừ
Các chi phí phát sinh trước khi thành lập nếu nhờ Công ty khác chi hộ và bên chi hộ có phát hành hóa đơn để thu lại thì bên nhờ chi hộ được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào của các hóa đơn này.
(Công văn số 1225/TCT-CS ngày 31/3/2017).
4. Thu hộ cước vận tải biển phải nộp thay 2% thuế nhà thầu
Về nguyên tắc, khi doanh nghiệp Việt Nam thuê dịch vụ vận chuyển của Hãng tàu nước ngoài thì có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế nhà thầu với tỷ lệ 2% doanh thu.
(Công văn 6142/BTC-CST ngày 9/5/2015).
Nếu Hãng tàu nước ngoài nhờ Đại lý tại Việt Nam thu hộ cước vận chuyển thì Đại lý phải chịu trách nhiệm khấu trừ và nộp thay 2% thuế nhà thầu trên doanh thu thu hộ.
(Công văn số 131/CT-TTHT ngày 5/1/2017).
5. Thu hộ và chi hộ không cần lập hóa đơn và miễn khai thuế
Theo quy định tại khoản 7 Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC , các khoản thu hộ và chi hộ thì chỉ cần lập chứng từ thu, chi, không phải lập hóa đơn và kê khai thuế.
(Công văn số 79071/CT-TTHT ngày 26/12/2016).
6. Cách lập hóa đơn thu hộ cước vận tải
Nếu doanh nghiệp đang làm đại lý cho Hãng vận tải nước ngoài và có thu hộ tiền cước thì khi thu hộ phải lập hóa đơn.
Trên hóa đơn, dòng tiền hàng ghi giá trị dịch vụ thanh toán (không bao gồm thuế GTGT), dòng thuế suất GTGT không ghi và gạch chéo, dòng thuế GTGT ghi đúng số thuế GTGT đã khấu trừ nộp thay cho Hãng vận tải nước ngoài.
(Công văn số 74694/CT-TTHT ngày 6/12/2016).
7. Cho phép bù trừ tiền hàng với phí vận chuyển nhờ chi hộ
Trường hợp bên mua hàng thanh toán hộ tiền vận chuyển và bù trừ số tiền chi hộ này vào tiền mua hàng thì khoản chi hộ này cũng được xem là thanh toán bù trừ công nợ.
Tuy nhiên, khi hạch toán cần có:
– Hợp đồng vận chuyển;
– Văn bản của bên bán đề nghị chi phí vận chuyển;
– Biên bản cấn trừ công nợ.
(Công văn số 5587/TCT-CS ngày 2/12/2016).
8. Chi phí trước khi thành lập nếu nhờ chi hộ phải có giấy ủy quyền
Về nguyên tắc, các khoản chi phí do các sáng lập viên chi hộ trước khi thành lập vẫn được hạch toán sau khi công ty thành lập (khoản 12 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC). Tuy nhiên, việc chi hộ phải có Giấy “ủy quyền chi hộ”. Đồng thời, khi hoàn trả, khoản chi từ 20 triệu trở lên phải thanh toán qua ngân hàng.
(Công văn số 69835/CT-TTHT ngày 10/11/2016).
9. Khoản chi hộ từ 20 triệu đồng trở lên không được nhận lại bằng tiền mặt
Quy định tại Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC không loại trừ điều kiện thanh toán qua ngân hàng đối với các khoản chi phí nhờ chi hộ.
Theo đó, nếu mức chi phí nhờ chi hộ từ 20 triệu đồng trở lên thì khi hoàn trả tiền cho bên chi hộ, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng, không được hoàn trả tiền mặt.
(Công văn số 68837/CT-TTHT ngày 7/11/2016).
10. Tiền hỗ trợ thu hộ và chi hộ được miễn phát hành hóa đơn
Trường hợp Công ty mua hàng của Nhà sản xuất để phân phối lại và có chuyển thay phần tiền hỗ trợ từ Nhà sản xuất đến khách hàng thì đây là các khoản thu hộ và chi hộ.
Công ty chỉ cần lập chứng từ thu – chi khi thu hộ – chi hộ, không phải xuất hóa đơn và khai nộp thuế.
(Công văn số 9861/CT-TTHT ngày 12/10/2016).
11. Thu hộ cước phí cho tổ chức nước ngoài phải nộp thay thuế nhà thầu
Tổ chức nước ngoài khi có phát sinh thu nhập tại Việt Nam thì phải nộp thuế nhà thầu. Đây là nguyên tắc quy định tại Thông tư 103/2014/TT-BTC.
Theo đó, trường hợp Công ty cung cấp dịch vụ chuyển phát hàng nhập khẩu cho nhà thầu nước ngoài (nhận bưu gửi của nhà thầu tại sân bay để chuyển phát cho các khách hàng Việt Nam), đồng thời thu hộ khoản phí giấy ủy quyền thì khoản phí này phải chịu thuế nhà thầu. Công ty phải khấu trừ, nộp thay thuế trước khi thanh toán lại cho nhà thầu nước ngoài.
(Công văn số 9716/CT-TTHT ngày 10/10/2016).
12. Thu hộ cước vận tải quốc tế, dòng thuế suất ghi “XXX” có được chấp nhận?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Thông tư 219/2013/TT-BTC , dịch vụ vận tải quốc tế thuộc đối tượng áp dụng thuế suất GTGT là 0%.
Tuy nhiên, Cục thuế TP.HCM vẫn chấp nhận các hóa đơn thu hộ cước vận tải quốc tế có ghi chữ “XXX” (thay vì ghi 0%) tại dòng thuế suất GTGT, nếu các nội dung khác ghi đúng.
(Công văn số 9536/CT-TTHT ngày 3/10/2016).
13. Thu và chi hộ, trường hợp nào phải lập hóa đơn và khai thuế?
Theo quy định tại tiết d khoản 7 Điều 5 Thông tư số 219/2013/TT-BTC, các khoản thu hộ và chi hộ không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của Công ty thì không phải kê khai nộp thuế GTGT.
Tuy nhiên, nếu chi hộ các các khoản mà hóa đơn đầu vào mang tên, địa chỉ, MST của chính Công ty thì khi nhận lại tiền, Công ty phải phát hành hóa đơn GTGT giao cho bên nhờ chi hộ.
(Công văn số 51137/CT-HTr ngày 5/8/2015).
14. Cách hạch toán các khoản thu hộ và chi hộ:
a. Cách hạch toán khoản thu hộ:
– Khi thu hộ khách hàng:
Nợ TK 111, 112
Có TK 3388
– Khi trả lại tiền thu hộ:
Nợ TK 3388
Có TK 111, 112
b. Cách hạch toán khoản chi hộ:
– Khi chi hộ khách hàng:
Nợ TK 1388
Có TK 111, 112
– Khi nhận lại tiền chi hộ
Nợ TK 111, 112
Có TK 1388
Mail: cktc.vn@gmail.com
Hotline: 0888 139 339
