Kiểm tra số liệu nhập sổ sách kế toán trước khi lên báo cáo tài chính

Kỹ năng kiểm tra số liệu nhập sổ sách kế toán trước khi lên báo cáo tài chính và quyết toán thuế mới nhất. CKTC hướng dẫn giúp quý doanh nghiệp kiểm tra lại báo cáo tài chính và quyết toán thuế nhanh nhất.

Vào thời điểm cuối năm, bất cứ doanh nghiệp nào đều phải hoàn thành báo cáo tài chính và quyết toán thuế. Tuy nhiên làm thế nào để xem báo cáo tài chính đã chính xác chưa và có những sai sót gì không ? Dưới đây là một số kỹ năng giúp bạn kiểm tra nhanh báo cáo tài chính và quyết toán thuế trước khi in và nộp báo cáo tài chính cho cơ quan thuế.

Để kiểm tra nhanh, kế toán nên lấy bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu và các số dư của các tài khoản.

Trước khi kiểm tra từng tài khoản, bạn cần kiểm tra số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của bảng cân đối số phát sinh. Tổng bên nợ và bên có phải bằng nhau. Sau đó bạn kiểm tra từng tài khoản. Cụ thể với một số tài khoản như sau:

1. Những tài khoản có số dư nợ hoặc dư có, được phản ánh trên Bảng cân đối kế toán.

• TK 111: Tiền mặt

– Tài khoản này không có số dư âm ( dư bên có), bạn cần kiểm tra số dư cuối kỳ và kiểm tra cả phát sinh trong năm để đảm bảo không có khi nào quỹ bị âm.

– Nếu trường hợp có quỹ âm, thì bạn cần điều chỉnh như sau:

a. Chi tiền vào đúng thời điểm quỹ có tiền mặt ( bạn chú ý ngày chi tiền có thể khác với ngày lập phiếu chi.

b.  Nếu kế toán lập phiếu chi, mà quỹ âm, thì thủ quỹ có thể chưa chi. Tới khi quỹ có tiền, thủ quỹ mới làm thủ tục chi tiền, ngày chi được ghi vào ngày tháng phía bên dưới của phiếu chi)

c. Làm thủ tục thu hồi công nợ để bù chi ( với những khoản công nợ không cần thanh toán qua ngân hàng)

d. Làm thủ tục vay tiền để bù vào quỹ âm ( bạn có thể vay cá nhân để bù vào khoản quỹ âm)

• TK 112: Tiền gửi ngân hàng

– Tài khoản không có số dư âm (dư bên có). Nếu có, bạn cần đối chiếu lại với sao kê của ngân hàng để tìm ra sai sót.

– Bạn kiểm xem doanh nghiệp mở bao nhiêu tài khoản ngân hàng, lấy toàn bộ sao kê và sổ phụ, số dư trên tài khoản này, phải bằng số dư cuối năm của tất cả các ngân hàng mà doanh nghiệp mở tài khoản. Bạn cũng cần đối chiếu từng tháng, xem có tháng nào sai lệch số dư không.

• TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

– Tài khoản này không dư có và phải kết chuyển hàng tháng. Bạn cần đối chiếu với chỉ tiêu 43 trên tờ khai thuế GTGT .

– Sẽ có 2 trường hợp có thể xảy ra:

a. Nếu bạn kê khai thuế đầu vào đúng theo tháng phát sinh, thì số thuế chuyển kỳ sau ở chỉ tiêu 43 và dư nợ TK 133 bằng nhau.

b. Nếu bạn kê khai thuế đầu vào không đúng theo tháng phát sinh thì số thuế trên chỉ tiêu 43 bao giờ cũng nhỏ hơn số dư nợ TK 133.

• TK 131: Công nợ phải thu

– Tài khoản này sẽ có cả dư nợ và dư có. Bạn cần đối chiếu số dư này với Sổ chi tiết công nợ phải thu. Nếu có số dư có, bạn cần đối chiếu xem:

a. Có đúng khách hàng trả trước cho mình, hay mình hạch toán nhầm.

b. Nếu khách hàng chuyển tiền vào TK của công ty mình, mà chưa xuất hóa đơn, thì bạn nên xuất hóa đơn cho số tiền này để hạch toán doanh thu trong kỳ.

c. Đối chiếu với biên bản xác nhận công nợ tại thời điểm 31/12.

• TK 141: Tạm ứng

– Tài khoản này thường không dư có. Nếu có dư có thì phải xem hạch toán có gì chưa đúng. Nếu còn dư nợ, bạn cần đối chiếu và đôn đốc hoàn ứng để hạch toán chi phí cho phù hợp với doanh thu trong kỳ.

•  TK 142, 242: Chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn

– Tài khoản này không dư có. khi xem tài khoản này phải phần số phát sinh:

a. Phát sinh nợ trong kỳ có khớp với bảng kê các khoản chi phí trả trước tăng trong năm không.

b. Phát sinh có trong kỳ có khớp với số phân bổ hay số giảm của chi phí trả trước trong năm không.

c. Số dư nợ cuối kỳ, bằng số chi phí trả trước còn phải phân bổ trong năm.

d. Số lần phân bổ chi phí trong năm phải đủ chưa, có hợp lý không, những chi phí có gì còn cần phải điều chỉnh không.

• TK hàng tồn kho: Từ TK 151 tới TK 158

– Tài khoản này không dư có. Bạn cần đối chiếu từng TK loại này với bảng kê xuất nhập tồn của từng tài khoản.

Lưu ý: Không để kho âm hàng. Nếu kho âm cần kiểm tra:

+ Hàng xuất bán đã có đầu vào nhập kho chưa.

+ Xuất kho có đúng số hàng tồn không.

+ Hạch toán xuất nhập có chỗ nào sai sót không.

+ Kết chuyển giá vốn theo tháng, hoặc cuối năm, nhưng đảm bảo hàng hóa, vật tư phải có trước khi xuất bán.

+ Nếu có thành phẩm hay dịch vụ, cần tính giá thành, giá vốn hàng bán.

+ Nếu công cụ dụng cụ xuất dùng thì không được để số dư ở TK 153.

+ Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa, vật tư thấp hơn giá thị trường tại thời điểm 31/12 thì trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

+ Định mức tiêu hao vật tư đã thực hiện đúng chưa. Tính giá thành lưu ý tới các khoản phân bổ và chi phí dở dang.

• Tài sản cố định hữu hình và vô hình

– Bạn cần đối chiếu cả TK 211 và 214 với Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, với những chỉ tiêu sau:

+ Số lần phân bổ khấu hao.

+ Phát sinh tăng TSCĐ nếu có.

+ Phát sinh giảm TSCĐ nếu có.

+ Dư nợ TK 211 phải khớp với nguyên giá của TSCĐ tại Bảng phân bổ khấu hao.

+ Phát sinh có của TK 214 và dư có của TK 214 phải khớp với số khấu hao trong kỳ và khấu hao lũy kế.

• TK 333: Thuế và các khoản nộp Nhà nước

– Tài khoản này phải mở chi tiết cho từng loại thuế. Tài khoản này có thể có cả dư nợ và dư có.. Bạn cần kiểm tra các loại thuế sau:

– Thuế môn bài đã kết chuyển chưa.

– Thuế GTGT nếu dư có, sẽ có trường hợp xảy ra như sau:

a. Thuế GTGT của tháng 12 phải nộp. Trường hợp này, bên có của TK 3331 bằng với chỉ tiêu 40 trên tờ khai 01/GTGT.

b. Thuế GTGT của những kỳ trước tháng 12 chưa nộp. bên có của TK 3331 bằng với số thuế doanh nghiệp còn nộp thiếu.

c. Thuế TNDN nếu đã tạm nộp trong kỳ mà nộp thừa thì có dư nợ TK 3334.

d. Nếu số thuế TNDN tạm nộp trong kỳ còn thiếu, thì dư có TK 3334.

e. Kiểm tra số phát sinh có của TK 3334 trong kỳ có đúng với chỉ tiêu E trên tờ khai quyết toán thuế TNDN, mẫu 03/TNDN.

f. Thuế TNCN đã tính đúng tính đủ chưa, có khớp với số thuế phải nộp trên tờ khai Quyết toán thuế TNCN không.

• TK 311, 341: Vay ngắn hạn và dài hạn

– Tài khoản này không có dự nợ. Bạn nên kiểm tra cả số phát sinh và số dư cuối kỳ xem:

+ Phát sinh vay và trả nợ có phù hợp không.

+ Những trường hợp vay cá nhân, cần làm thủ tục trả tiền lãi, hoặc tính lãi vào chi phí trong kỳ.

• TK 331: Phải trả nhà cung cấp

– Tài khoản này sẽ có cả dư nợ và dư có. Bạn cần đối chiếu số dư này với Sổ chi tiết công nợ phải trả. Nếu có số dư có, bạn cần đối chiếu xem:

+ Có đúng nhà cung cấp này mình chưa thanh toán không, hay mình hạch toán nhầm.

+ Nếu chưa thanh toán cho nhà cung cấp, thì khoản nợ này còn trong hạn hay đã quá hạn thanh toán.

+ Những khoản thanh toán tiền mặt có phù hợp với những hóa đơn dưới 20 triệu không?

+ Nếu có những hóa đơn trên 20 triệu thanh toán dùng tiền mặt thì cần loại thuế GTGT được khấu trừ và chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

+ Đối chiếu với biên bản xác nhận công nợ tại thời điểm 31/12.

• Tiền lương và các khoản tính theo lương: TK 334

+ Tài khoản này không dư nợ. Chỉ dư có khi doanh nghiệp trích lương dự phòng (mức trích dự phòng không quá 17% của lương thực hiện trong năm). Nếu để quỹ lương âm, cần kiểm tra:

– Đã trích đủ lương chưa:

+ Có chi nhầm không;

+ Đã hạch toán các khoản phụ cấp cho người lao động như : ăn trưa, trang phục … chưa;

+ Đã trích đủ BHXH cho người lao động chưa (cả tiền trích từ lương, và từ chi phí);

+ Đã nộp đủ các khoản bảo hiểm cho người lao động chưa.

• Vốn chủ sở hữu hoặc vốn góp: TK 411, TK 421

– Tài khoản này luôn dư có. khi kiểm tra tài khoản này cần xem:

+ Có thay đổi gì về vốn không, nếu thay đổi đã làm tờ khai bổ sung thuế môn bài cho năm sau chưa?

+ Đã kết chuyển lợi nhuận của năm trước về 4211 chưa.

– Đã hạch toán thuế TNDN chưa.

+ Lỗ của những năm trước có còn để chuyển lỗ vào thu nhập năm nay không.

2. Những tài khoản không có số dư, và được phản ánh trên Báo cáo kết quả kinh doanh.

• TK 511: Doanh thu cung ứng hàng hóa và dịch vụ. TK 711: Thu nhập khác

– Tài khoản này không có số dư. Bạn cần kiểm tra nhanh trong số phát sinh:

+ Xem lại các khoản doanh thu đã hạch toán đủ chưa.

+ Phát sinh có của TK 511, 711 phải bằng với các chỉ tiêu: Hàng hóa dịch vụ bán ra trên tờ khai 01/GTGT của 12 tháng.

+ Còn những khoản thu nhập nào không phải xuất hóa đơn, không nằm trên tờ khai 01/GTGT đã hạch toán đủ chưa.

+ Thuế GTGT trực tiếp, thuế XNK hạch toán vào bên Nợ TK 511.

– Những khoản giảm trừ doanh thu đã hạch toán đủ chưa.

• TK 632: Giá vốn hàng bán

– Tài khoản này không có số dư. Bạn cần kiểm tra ở số phát sinh để thấy được những cái bất cập.

– Giá vốn hàng bán đã kết chuyển chưa?

+ Trường hợp thành phẩm xuất bán đã tính giá thành và kết chuyển giá vốn chưa?

+ Giá vốn của dịch vụ đã được tính đủ, tính đúng chưa. Những trường hợp chi phí dở dang còn chuyển kỳ sau đã đúng chưa?

+ Những khoản giá vốn không được trừ cần được tập hợp để loại trừ khi tính thuế TNDN như : Chứng từ không hợp lệ, không thanh toán qua ngân hàng…

• TK 641, 642: Chi phí quản lý

– Tài khoản này không còn số dư. Bạn kiểm tra nhanh trong số phát sinh để phát hiện sai sót.

+ Hạch toán vào chi phí quản lý hay chi phí bán hàng

+ Những khoản chi phí không được trừ cần được tập hợp để loại trừ khi tính thuế TNDN như:

a. Những chi phí không hợp lý để tính thuế TNDN;

b. Những hóa đơn không thanh toán qua ngân hàng;

c. Chứng từ không hợp lệ.

• TK 811: Chi phí khác

– Tài khoản này không còn số dư. Bạn kiểm tra nhanh trong số phát sinh để phát hiện sai sót.

+ Chi phí khác có phù hợp với thu nhập khác không;

+ Những chi phí nào hạch toán vào TK này cần loại trước khi xác định thuế TNDN.

• TK 821: Thuế TNDN hiện hành

– Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Số phát sinh bên nợ của TK này sẽ bằng số thuế phải nộp trên tờ khai quyết toán thuế TNDN ( Chỉ tiêu E tờ khai 03/TNDN).

• TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

– Tài khoản này không có số dư. Nếu bạn đã làm đúng được những tài khoản trên, thì tài khoản 911 sẽ không còn sai sót. Nếu TK này có số dư thì cần xem lại đã có TK nào kết chuyển sai.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG