Kế toán xây dựng

Kế toán xây dựng là một lĩnh vực khó trong công tác kế toán. Không ít bạn lúng túng trong công việc này. Nhằm giúp cho các bạn tư duy được công việc trong kế toán xây dựng, Chìa Khóa Thành Công (dịch vụ kế toán, thành lập công ty) xin chia sẻ với các bạn bài viết Quy trình công việc trong kế toán xây dựng và cách hạch toán

1. Hồ sơ 

Các hợp đồng xây dựng được ký, thường đi kèm với dự toán của công trình. Dự toán được xây dựng trên cơ sở khối lượng công việc, định mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu và nhân công theo Định mức xây dựng của  nhà nước ban hành. Đây là định mức đã được quy định theo quy chuẩn của Nhà nước, nên các doanh nghiệp đều phải tuân thủ.

Thường các dự án thuộc vốn ngân sách, dự toán đầu tư xây dựng được làm rất bài bản. Tuy nhiên, với những công trình vốn tư nhân, thì hồ sơ rất lộn xộn. Những bạn nào đã từng làm ở doanh nghiệp xây dựng bài bàn, sẽ dễ dàng  yêu cầu bên A cung cấp và hoàn thiện hồ sơ, nhưng với những bạn chưa làm ở công ty xây dựng, sẽ rất lúng túng.

Bộ hồ sơ dự toán trong xây dựng thường bao gồm nhiều loại giấy tờ thủ tục, tùy theo từng loại công trình. Tuy nhiên, kế toán thường quan tâm tới những hồ sơ và số liệu sau:

– Bản sao quyết định phê duyệt dự án đầu tư (hoặc báo cáo đầu tư) kèm theo hồ sơ dự án khả thi;
– Tổng dự toán:

• Bảng tổng hợp kinh phí dự toán
• Dự toán của các hạng mục công trình và tổng dự toán của toàn bộ công trình.
• Bảng giá trị vật tư thi công theo hạng mục, theo công trình
• Bảng tổng hợp tính giá trị vật tư thi công
• Bảng phân tích vật tư theo hạng mục công trình 

– Hồ sơ thầu,giá thầu ( nếu có )

– Hợp đồng xây dựng và các phụ lục liên quan

2. Bóc tách vật tư 

Nhìn vào 2 bản trên, kế toán sẽ thấy được khối lượng vật tư cần thiết cho từng hạng mục và công trình.

Giá của vật tư chính là giá theo biểu giá xây dựng của nhà nước, để lập hồ sơ dự toán. Giá này là cơ sở để bên chủ đầu tư tính tổng dự toán, cũng là giá để tính toán cho hồ sơ thầu, và là giá để tham khảo đối với bên thi công.

Thực tế, giá của vật tư đối với bên thi công, tham gia vào giá thành xây dựng, là giá mua vật tư đó trên thị trường. Kế toán cũng cần lưu ý, giá của vật tư không được quá cao so giá trên dự toán, đồng thời cũng phải phù hợp với giá cả trên thị trường, nếu không muốn bị bóc chi phí khi kiểm toán hay quyết toán.

Kế toán thi công phải quan tâm khối lượng vật tư được xây dựng trên Bảng tổng hợp vật tư. Vật tư này đã được tính trên cơ sở định mức xây dựng, nên không thể thay đổi. Công trình sẽ được khống chế mức tiêu hao vật tư, và các loại vật tư như đã được tính trên Bảng tổng hợp này

Thường với 1 công trình xây dựng, trong Bảng tổng hợp kinh phí kế toán cần quan tâm tới các khoản mục sau:

• Nguyên vật liệu ( TK 621)
• Nhân công ( TK 622)
• Máy thi công ( TK 623)
• Chi phí quản lý chung : ( TK 627)

Trong công trình xây dựng, chi phí quản lý chung chính là:

+ Chi phí quản lý trực tiếp cho hạng mục công trình

+ Chi phí quản lý cho ban quản lý công trình được phân bổ cho hạng mục

Tùy từng công trình, tùy từng hạng mục cũng như trình độ quản lý, tay nghề người lao động của từng công ty, mà những định mức trên có những thay đổi phù hợp. Tuy nhiên, với nguyên vật liêu, thì phải khớp với Bảng tổng hợp vật tư

3. Tập hợp chi phí

3.1. Vật tư

a. Định mức vật tư

Sau khi hợp đồng xây dựng được ký kết, kế toán căn cứ vào  Bảng tổng hợp vật tư của công trình, xem xét những vật tư tiêu hao theo từng hạng mục.

Căn cứ vào trình tự thực hiện của từng hạng mục, kế toán sẽ bóc tách vật tư để xuất theo hạng mục đó.

Bạn cần xem xét vật tư tồn kho tại công ty mình, để lấy thêm vật tư nếu còn thiếu so với Bảng tổng hợp vật tư của từng hạng mục. Lưu ý, vật tư lấy vào phải phù hợp với hạng mục thi công. Ví dụ:

Bạn có thể cọc xi măng để đóng móng vào thời điểm bắt đầu thi công móng, chứ không lầy vào thời điểm đã hoàn thành phần thô

Bạn có thể lấy xi măng tươi vào thời điểm thi công đổ bê tông, chứ không thể lấy vào thời điểm làm phần hoàn thiện

b. Hoạch toán vật tư

Vật tư của thi công có thể được đưa thẳng xuống công trình, cũng có thể nhập kho. Kế toán cần quản lý và đối chiếu vật tư đưa vào từng công trình với khối lượng vật tư theo Bảng tổng hợp vật tư tiêu hao, để xuất vào giá thành cho phù hợp, không được vượt quá định mức trên Bảng tổng hợp vật tư này.

Vật tư xuất vào công trình, được theo dõi chi tiết và thường được hạch toán trực tiếp theo từng công trình, được theo dõi trên TK 621

+ Nếu vật tư nhập kho, quy trình như sau:

Mua hàng >> nhập kho>> xuất cho công trình theo định mức, kế toán hạch toán như sau:

– Tập hợp lại các chứng từ liên quan để ghim lại theo dõi:

+ Phiếu nhập kho

+ Hóa đơn

+ Phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho của bên bán

+ Hợp đồng và thanh lý hợp đồng phô tô nếu có

+ Phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc phiếu kế toán nếu mua nợ

+ Ủy nhiệm chi và các chứng từ ngân hàng.

– Hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu:

+ Mua nguyên vật liệu: Nợ TK 152,1331 / Có TK 111,112,331

+ Xuất nguyên vật liệu cho công trình: Nợ TK 621 / Có TK 152

+ Chứng từ: Phiếu xuất kho + Phiếu yêu cầu vật tư

+  Cuối kỳ kết chuyển: Nợ TK 154 / Có TK 621

Khi xuất vật tư vào công trình, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho,  theo dõi theo từng công trình, và hạch toán vào TK 621 : Nguyên vật liệu trực tiếp ( nếu bạn thực hiện hệ thống TK theo Thông tư 200/2014/TT-BTC) : TK 154 : Chi phí SX KD dở dang ( Nếu bạn thực hiện hệ tống TK theo quyết định 48)

+ Nếu vật tư mua chuyển thẳng cho công trình, kế toán căn cứ vào chứng từ mua hàng, hạch toán

– Tập hợp các chứng từ liên quan ghim lại thành bộ theo dõi: 

+ Hóa đơn

+ Phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho của bên bán

+ Hợp đồng và thanh lý hợp đồng phô tô nếu có

+ Phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc phiếu kế toán nếu mua nợ

+ Ủy nhiệm chi và các chứng từ ngân hàng khác

– Hạch toán

– Xuất thẳng nguyên vật liệu cho công trình: Nợ TK 621,1331 / Có TK 111,112,331

 Cuối kỳ kết chuyển: Nợ TK 154 / Có TK 621

Tạo mã từng công trình:

• Trường hợp có nhiều công trình đang theo dõi tính giá thành, căn cứ phiếu yêu cầu làm phiếu xuất kho cho công trình, mỗi công trình là một mã 15401, 15402, 15403,… để theo dõi giá thành riêng cho từng công trình.
• Khi xuất vật tư, bạn sẽ phải xuất chi tiết cho công trình, để tập hợp chi phí vào công trình đó để theo dõi tính giá thành cho từng công trình : 15401, 15402, 15403,…bạn dựa vào Bảng phân tích vật tư rồi xuất vật tư cho công trình thi công.

Cuối kỳ: Kết chuyển sang tài khoản 154 chi tiết cho các công trình: 15401, 15402, 15403,…
Nợ TK 154 / Có TK 621 

Chú ý: Vật tư trong dự toán thực tế thi công có thể xuất chênh lệch so với dự toán có thể cao hơn hoặc thấp hơn một chút càng tốt vì thực tế không thể khớp 100% với dự toán được mà sẽ có hao hụt như người thợ làm hư hoặc kỹ thuật tay nghề yếu kém gây lãng phí khi thi công, đừng để chênh lệch nhiều quá là được nếu chênh lệch quá cao cơ quan thuế sẽ xuất toán phần chênh lệch này, kể cả chi phí nhân công cũng vậy nếu lớn hơn đều bị xuất toán ra.

• Nếu vật liệu đưa vào thấp hơn là do kỹ thuật tay nghề thợ xây tốt giảm chi phí đầu vào => giảm giá thành => giảm giá vốn => Lãi khi quyết toán thuế không sao cả.
• Nhưng nếu xuất vật liệu đầu vào cao hơn dự toán thì nếu làm theo đúng chuẩn mực kế toán thì:

– Một là:

+ Loại ngay từ đầu khi quyết toán thuế TNDN cuối năm phần chi phí này ra, ở tờ khai quyết toán TNDN nó nằm ở mục B4 của tời khai quyết toán năm trên phần mềm HTKK chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN làm tăng doanh thu tính thuế  x thuế suất (20%, 22%)

+ Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Phần chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường) / Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.

– Hai là:

+ Vẫn tập hợp vào 154 để theo dõi và sau này khi công trình kết thúc lúc kết chuyển giá vốn sẽ ghi:

Nợ TK 154 / Có TK 621

Nợ TK 632 / Có TK 154 = Vật liệu dự toán + chênh lệch vượt dự toán

+ Cuối năm khi quyết toán thuế TNDN phải loại trừ phần chi phí này ra, ở tờ khai quyết toán TNDN nó nằm ở mục B4 = TK 632 chênh lệch vượt dự toán của tờ khai quyết toán năm trên phần mềm HTKK chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN làm tăng doanh thu tính thuế x thuế suất (20%, 22%)

v Với vật liệu phải có đủ:

• Phiếu nhập
• Phiếu xuất, phiếu yêu cầu đi kèm nếu có
• Xuất Nhập Tồn tổng hợp
• Thẻ Kho chi tiết
• Bảng tính Giá thành (nếu có)

Mời các bạn xem thêm bài: Hạch toán TK 621

3.2 Nhân công

Nhân công trong giá thành xây dựng chính là nhân công trực tiếp, được tính tính trên định mức xây dựng

Căn cứ vào định mức  nhân công trong Bảng tổng hợp vật tư, kế toán sẽ thấy được số ngày công và bậc thợ cho từng hạng mục công trình. Kế toán cần theo dõi nhân công và chấm công theo từng hạng mục, công trình cụ thể.

Thường nhân công trong công trình xây dựng không ổn định, do việc thi công của từng giai đoạn có thể sử dụng những nhóm thợ khác nhau, hoặc phụ thuộc vào thời gian thi công, nên việc theo dõi nhân công mỗi  công ty, công trình, tay nghề sẽ được thực hiện khác nhau. Kế toán cần linh hoạt trong chi phí này

Nhân công được hạch toán trực tiếp vào TK 622, hoặc TK 154 nếu theo dõi được trực tiếp từng hạng muc, công trình ( tùy theo đơn vị thi công hạch toán theo hệ thống tài khoản nào)

Trường hợp không theo dõi được cụ thể, kế toán có thể tổng hợp và dùng phương pháp phân bổ để hạch toán nhân công

Căn cứ vào bảng chấm công, bảng lương, phiếu chi lương, kế toán hạch toán :

Nợ TK 622, 154
      Có TK: 334

Các khoản chi phí bảo hiểm ( nếu có) được hạch toán:

Nợ TK 334, 622
      Có TK 338

Khi thanh toán lương, kế toán hạch toán :

Nợ TK 334
       Có TK 111, 112

3.2.1. Chi phí nhân công chính:

 Để là chi phí hợp lý được trừ và không bị xuất toán khi tính thuế TNDN bạn phải có đầy đủ các thủ tục sau:

• Hợp đồng lao động
• Bảng chấm công hàng tháng
• Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó
• Tạm ứng, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có ….
• Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi => Tất cả có ký tá đầy đủ => Thiếu 1 trong các cái trên cơ quan thuế sẽ loại trừ ra vì cho rằng bạn đang đưa chi phí khống vào và bị xuất toán khi quyết toán thuế TN.

Hạch toán : Nợ TK 622, 627/ Có TK 334 Chi trả: Nợ TK 334/ Có TK 111,112

Cuối kỳ: kết chuyển sang tài khoản 154 chi tiết cho các công trình 15401, 15402, 15403,…
Nợ TK 154/ Có TK 622 .

Chú ý: Chi phí nhân công  trong dự toán với thực tế thi công có thể xuất chênh lệch so với dự toán có thể cao hơn hoặc thấp hơn một chút càng tốt vì thực tế không thể khớp 100% đừng để chênh lệch nhiều quá là được nếu chênh lệch quá cao cơ quan thuế sẽ xuất toán phần chênh lệch này.

• Nếu chi phí nhân công đưa vào giảm chi phí => giảm giá thành => giảm giá vốn => Lãi khi quyết toán thuế ko sao cả
• Nhưng nếu chi phí nhân công vào cao hơn dự toán thì nếu làm theo đúng chuẩn mực kế toán thì:

– Một là:

+ Loại ngay từ đầu khi quyết toán thuế TNDN cuối năm phần chi phí này ra, ở tờ khai quyết toán TNDN nó nằm ở mục B4 của tờ khai quyết toán năm trên phần

   mềm HTKK chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN làm tăng doanh thu tính thuế x thuế suất (20%, 22%)

+ Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Phần chi phí nhân công trực tiếp vượt trên mức bình thường)/ Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.

– Hai là:

+ Vẫn tập hợp vào 154 để theo dõi và sau này khi công trình kêt thúc lúc kết chuyển giá vốn

Nợ TK 154/ Có TK 622

Nợ TK 632/ Có TK 154 = Vật liệu dự toán + chênh lệch vượt dự toán 

3.2.2. Chi phí nhân công thời vụ:

v Lao động thời vụ < 3 tháng thì bạn không phải đóng BẢO HIỂM cho họ nhưng lại phát sinh thuế TNCN, nếu có thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ 10% (dù có MST hay không) (thông tư 111/2014/TT-BTC), trên hợp đồng bạn phải ghi rõ là trong lương đã bao gồm phụ cấp theo lương và BHXH, BHYT , BHTN

v Để không phải khấu trừ 10% tại nguồn bạn phải bản cam kết mẫu số 23/BCK-TNCN (làm khi ký hợp đồng, đừng để cuối năm quyết toán mới làm) cam kết 1 năm ko quá 108 triệu = 12 tháng x 9 triệu/tháng khấu trừ bản thân.

Chú ý: Cá nhân làm bản cam kết 23 phải là người có MST

            Các đối tượng này vẫn được khấu trừ gia cảnh bình thường:

• Đối với người phụ thuộc: 3,6 triệu đồng/tháng.
• Đối với người nộp thuế : 9 triệu đồng/tháng, 108 triệu đồng/năm. 

Lưu ý:

• Nhân công thuê ngoài ký HĐLĐ phải dưới 3 tháng thì không phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
• Nhân công thuê ngoài tối đa chỉ được ký HĐLĐ 2 lần/1năm. (Mỗi lần ký phải cách quãng về thời gian.
• Khi ký HĐLĐ trong HĐLĐ phải nêu rõ thu nhập hàng tháng bao nhiêu tiền trên 1 tháng hoặc bao nhiêu tiền trên 1 ngày công (chú ý: các khoản phụ cấp được trả trực tiếp vào lương BHXH trả trực tiếp vào lương).
• Phải làm bản cam kết thu nhập không quá = 9 x 12 tháng = 108 tr/năm. (Theo mẫu số 23 của TT số 156).
• Nếu có nhiều nhân công thuê ngoài có thể lập danh sách ủy quyền cho tổ trưởng tổ nhân công thay thay mặt cho tổ ký HĐLĐ (trong danh sách ủy quyền phải có chữ ký của người ủy quyền).
• Trong nhận bảng lương, nhận các khoản tăng ca, làm thêm giờ (nhất nhất phải có chữ ký của người lao động giống nhau).
• Hồ sơ trên phải bao gồm 1 CMND photo của người lao động (có công chứng càng chặt chẽ).

3.3. Chi phí máy thi công

Căn cứ vào dự toán được duyệt, kế toán sẽ thấy được chi phí máy thi công. Máy thi công được tính cho từng loại máy, và số ca máy.

Giá của máy thi công trên Bảng tổng hợp vật tư chỉ mang tính tham khảo. Đơn vị thi công có thể thuê máy thi công cao hơn, hoặc thấp hơn định mức đó, tùy theo giá trị trường và thỏa thuận với bên thi công

Nếu đơn vị thi công có máy thi công phù hợp, thì được tính các chi phí cho máy thi công trên cơ sở ca máy, như :

• Xăng dầu
• Khấu hao máy
• Tiền lương cho nhân công lái máy
• Chi phí sửa chữa nhỏ của máy trong quá trình thi công

Chi phí máy thi công được hạch toán vào TK 623, 154 ( tùy theo đơn vị thi công hạch toán theo hệ thống tài khoản nào)

Căn cứ vào chứng từ liên quan, hoặc bảng phân bổ chi phí, kế toán hạch toán :

Nợ TK 623
      Có TK 111, 112 ,152,  214, 242, 334…

Mời các bạn xem thêm bài : Hạch toán TK 623 – chi phí sử dụng máy thi công

3.4 Chi phí quản lý chung

Trong Bảng tổng hợp kinh phí các bạn thấy chi phí chung được tính một khoản theo tỷ lệ % trên tổng chi phí của dự án

Trong công trình xây dựng, chi phí quản lý chung chính là:

+ Chi phí quản lý trực tiếp cho hạng muc công trình

+ Chi phí quản lý cho ban quản lý công trình được phân bổ cho hạng mục

Chi phí này được định mức trong dự toán, nhưng tùy từng công ty, hạng mục và bộ máy quản lý mà  chi phí này có thể thay đổi. Nếu chi phí này cao, sẽ làm giảm lãi của bên thi công

-Chi phí này bao gồm tiền lương, tiền công và những chi phí cá nhân của cán bộ quản lý trực tiếp dưới công trình

-Khấu hao TSCĐ và CCDC cho bộ máy quản lý trực tiếp dưới công trình

Chi phí quản lý hành chính, chi phí phục vụ công nhân, chi phí phục vụ thi công, chi phí chung khác như chi phí hội họp, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, chi phí bảo vệ công trình, thuê vốn sản xuất, chi phí khởi công, khánh thành…

Chi phí chung được hạch toán chi tiết cho từng hạng mục, công trình, hoặc hạch toán tổng hợp vào TK 627. 154 ( tùy theo đơn vị thi công hạch toán theo hệ thống tài khoản nào)

Hạch toán phát sinh chi phí sản xuất chung trong kỳ

Nợ TK 627,1331/ Có TK 111,112,331,142,242,…

Chi phí này phân bổ theo yếu tố nguyên vật liệu xuất dùng:

Phân bổ = (Tiêu chí phân bổ * 100 / tổng 621 trong tháng) % *  tổng 627 trong tháng.

v Cuối kỳ: kết chuyển sang tài khoản 154 chi tiết cho các công trình 15401, 15402, 15403,…
Nợ TK 154/ Có TK 627.

Chú ý: Chi phí SXC  trong dự toán với thực tế thi công có thể xuất chênh lệch so với dự toán có thể cao hơn hoặc thấp hơn một chút càng tốt vì thực tế không thể khớp 100% đừng để chênh lệch nhiều quá là được nếu chênh lệch quá cao cơ quan thuế sẽ xuất toán phần chênh lệch này.

• Nếu chi phí SXC đưa vào giảm chi phí => giảm giá thành => giảm giá vốn => Lãi khi quyết toán thuế ko sao cả.
• Nhưng nếu chi phí SXC vào cao hơn dự toán thì nếu làm theo đúng chuẩn mực kế toán thì:

– Một là:

+ Loại ngay từ đầu khi cuối năm quyết toán thuế TNDN phải loại trừ phần chi phí này ra, ở tờ khai quyết toán TNDN nó nằm ở mục B4 của tời khai quyết toán năm trên phần mềm HTKK chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN làm tăng doanh thu tính thuế x thuế suất (20%, 22%).

+ Nợ TK 632 – Giá vốn bán hàng (Chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ hoặc vượt dự toán)/ Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung.

– Hai là:

+ Vẫn tập hợp vào 154 để theo dõi và sau này khi công trình kêt thúc lúc kết chuyển giá vốn.

+ Hạch toán: Nợ 154/ Có TK 627

Nợ 632/ Có TK 154 = Vật liệu dự toán + chênh lệch vượt dự toán

v Các chứng từ:

• Hóa đơn đầu vào
• Phiếu chi tiền
• Phiếu hoạch toán
• Ủy nhiệm chi
• Bảng phân bổ CCDC, TSCĐ

Mời các bạn xem thêm bài : Hạch toán TK 627 – chi phí sản xuất chung

4. Một số lưu ý về tập hợp chi phí:

v Nếu công trình chưa kết thúc kéo dài nhiều tháng, năm thì cứ treo trên 154. Khi hoàn thành: thì lập biên bản nghiệm thu hoàn thành + biên bản xác nhận khối lượng

    hoàn thành + quyết toán khối lượng là dựa vào khối lượng thực tế đã thi công và thanh thoán + xuất hóa đơn theo giá trị thực tế này.

Doanh thu: Nợ TK 111, 112, 131/ Có TK 511, 33311

Giá vốn: Nợ TK 632/ Có TK 154 

v Sau khi kết thúc mỗi công trình: Lấy một thùng các tông bỏ hết tất cả tài liệu vào đó (Hợp đồng, thanh lý, biên bản xác nhận khối lượng, biên bản nghiệm thu, công văn,

    hồ sơ thanh toán, hồ sơ hoàn công, bản vẽ hoàn công, báo cáo kinh tế kỹ thuật, thương thảo hợp đồng…) dán nhãn mác ghi chú tên công trình mã 154.

v Các vấn đề khác: 

• Các căn cứ để xuất vật tư, và nhân công, chi phí sản xuất chung phải bám sát để tránh đưa vào vượt khung => bị xuất toán sau này.
• Dự toán là do các kỹ sư xây dựng ở phòng kỹ thuật lập bạn sang bên đó xin bản mềm bằng excel hoặc bằng quyển dự toán: trong dự toán có định mức nguyên vật liệu, nhân công, sản xuất chung, và chi phí máy thi công,… tất cả thể hiện đầy đủ trên Bảng tổng hợp kinh phí.

5. Kết chuyển giá vốn cho doanh thu xác định trong kỳ

Căn cứ vào doanh thu xác định trong kỳ, kế toán cần xác định khối lượng vật tư , chi phí cho hạng mục hoàn thành để kết chuyển vào giá vốn cho phù hợp.

Kế toán có thể căn cứ vào giá trị vật tư, các chi phí trong kỳ… nếu theo dõi được trực tiếp từng hạng mục để xác định theo sản lượng hoàn thành

Kế toán cũng có thể căn cứ vào định mức lợi nhuận trước thuế, để tạm tính giá vốn cho khối lượng hoàn thành.

Thường các cơ quan chức năng, sẽ kiểm tra giá mua vào của vật tư, và khối lượng vật tư xuất cho công trình, chứ ít quan tâm tới giá vốn kết chuyển cho khối lượng hoàn thành khi công trình chưa kết thúc

Khi ghi nhận doanh thu, kế toán đồng thời tạm tính giá vốn cho khối lượng hoàn thành, hạch toán

Nợ TK 632
      Có TK 621, 622, 623, 627, 154

6. Kết chuyển chi phí dở dang chưa hoàn thành

Nếu đơn vị thi công hạch toán theo hệ thống TK của Thông tư 200, cuối kỳ kế toán, chi phí của công trình chưa  hoàn thành, chưa xác định doanh thu, được kết chuyển toàn bộ vào TK 154 ( chi tiết cho từng công trình)

Nếu đơn vị thi công hạch toán kế toán theo hệ thống TK của Quyết định 48, thì tiếp tục theo dõi chi phí dở dang ở TK154 ( chi tiết cho từng công trình)

7. Xác định doanh thu xây dựng

Doanh thu xây dựng được xác định theo giá trị khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ

Mời các bạn xem bài : Xác định doanh thu trong xây dựng

Căn cứ vào hóa đơn kế toán hạch toán :

Nợ TK 131, 112
      Có TK 511, 3331

Trường hợp đã ghi nhận doanh thu chưa thực hiện, kế toán hạch toán

Nợ TK 337
       Có TK 511

Xuất hóa đơn đối với xây dựng: 

Theo khoản 2 điều 16 Thông tư Số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014: 

v Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

v Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Như vậy: Các khoản ứng trước của khách hàng không được xuất hóa đơn mà chỉ theo dõi công nợ 131

v Loại công trình cuốn chiếu làm đến đâu nghiệm thu đến đó (gọi là phân đoạn, nghiệm thu giai đoạn) => gọi là nghiệm thu giai đoạn thi công, hạng mục nào làm xong nghiệm thu luôn thanh toán xuất hóa đơn luôn.

• Ví dụ:

– Giai đoạn 1: Biên bản nghiệm thu giai đoạn 1 + biên bản xác nhận khối lượng giai đoạn 1 + bảng quyết toán khối lượng giai đoạn 1 => xuất hóa đơn GTGT giai đoạn 1.

– Giai đoạn 2: Biên bản nghiệm thu giai đoạn 2 + biên bản xác nhận khối lượng giai đoạn 2 + bảng quyết toán khối lượng giai đoạn 2 => xuất hóa đơn GTGT giai đoạn 2.

– Cứ như vậy cho đến khi kết thúc công trình.

ð Kết thúc công trình bằng các giai đoạn cộng lại: Biên bản nghiệm thu khi hoàn thành công trình đưa vào sử dụng + biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành + bảng quyết toán khối lượng công trình. Sau đó xuất hóa đơn GTGT phần còn lại + thanh lý hợp đồng.

• Trên thực tế: Mỗi lần ứng là chủ đầu tư đều yêu cầu xuất hóa đơn mới cho tạm ứng do đó để hợp thức hóa tiền tạm ứng cho các hóa đơn xuất ra thì phải làm: Biên bản nghiệm thu + biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành trong giai đoạn, theo kiểu cuốn chiếu cho đúng luật chế độ sử dụng hóa đơn.

– Tức bên thi công phải thi công xây dựng hết các hạng mục toàn bộ để tiến hành nghiệp thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng.

–  Kết thúc công trình: Biên bản nghiệm thu khi hoàn thành công trình đưa vào sử dụng + biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành + bảng quyết toán khối lượng công trình. Xuất hóa đơn GTGT + thanh lý hợp đồng.

Kết luận: Nếu đã nghiệm thu công trình thì là thời điểm xuất hóa đơn tài chính, nếu không xuất thì sẽ bị phạt, cụ thể theo khoản 3 điều 11 Thông tư Số 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014: 

+ Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng đối với hành vi: Lập hóa đơn không đúng thời điểm. 

+ Ngoài ra còn bị phạt tiền 10.000.000 đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi: Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên.

+ Phạt hành chính

+ Phạt chậm nộp thuế.

8. Một số những sai sót thường gặp của kế toán xây dựng

Bạn cần lưu ý những sai sót thường gặp phải của kế toán xây dựng và tránh cho mình khỏi lặp phải, như :

1. Không có dự toán cho công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn TSCĐ,…

2. Thủ tục đầu tư chưa đầy đủ: Không có quyết định đầu tư, quyết định phê duyệt dự toán, không tổ chức đấu thầu, đấu giá…

3. Hồ sơ, chứng từ thanh toán tiền chưa đẩy đủ: mua thiết bị không có hóa đơn, chi trả tiền cho đối tác nước ngoài, không thực hiện thanh toán qua NH.

4. Khoản chi cho hoạt động XDCB không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

5. Giá trị trên Báo cáo chi tiết đầu tư từng công trình chênh lệch với sổ kế toán.

6. Thực hiện sửa chữa lớn không có phê duyệt của Giám đốc

7. Chi phí sửa chữa lớn đưa vào chi phí SXKD trong kì mà không phân bổ

8. Phân bổ chi phí sản xuất chung, chi phí khấu hao vào giá trị công trình chưa hợp lý, không có tiêu thức phân bổ thích hợp.

9. Chi phí XDCB dở dang cuối kì xác định chưa phù hợp, chỉ trên cơ sở ước tính.

10. Không chi tiết các khoản đầu tư XDCB cuối kì là của công trình nào.

11. Chi phí XDCB dở dang tồn đọng từ nhiều kì chưa được xử lý, đầu tư tiếp…

12. Hóa đơn đầu vào không phù hợp với tiến trình công trình, hoặc sau khi xuất hóa đơn xác định doanh thu mới có hóa đơn đầu vào

13. Xuất hóa đơn không đúng thời điểm xác định doanh thu xây lắp

14. Không xuất hóa đơn của phần bảo hành cùng với giá trị công trình

15. Không kê khai và nộp thuế vãng lai đối với  những công trình ngoại tỉnh

Lưu ý :

Những chi phí xây dựng vượt định mức tiêu hao, sẽ được hạch toán vào giá vốn hàng bán trong kỳ theo chuẩn mực kế toán, nhưng sẽ bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ, trước khi tính thuế TNDN

Các công trình xây dựng sau khi hoàn thành, hồ sơ lưu trữ sẽ bao gồm cả dự toán, quyết toán được duyệt. Kế toán cần lưu những hồ sơ này, và theo dõi giảm trừ doanh thu, chi phí… nếu quyết toán được duyệt bị loại những hạng mục hoặc chi phí liên quan. Chứng từ, hồ sơ phải là bản gốc, đầy đủ chữ ký liên quan

Chi phí bảo hành được trích vào chi phí, không được giảm trừ phần bảo hành khi xác định doanh thu cuối cùng của hợp đồng

Những trường hợp xây lắp ngoại tỉnh, kế toán cần kê khai thuế vãng lai ngoại tỉnh

Mời các bạn xem bài : Quy định về thuế vãng lai ngoại tỉnh

Trường hợp các công trình dân sinh, không có đủ dự toán hoặc Bảng tổng hợp vật tư, kế toán cần đề nghị Kỹ thuật căn cứ vào khối lượng công việc trên hợp đồng, để tính cho mình bảng Tổng hợp vật tư theo định mức xây dựng được ban hành của Nhà nước ( tính trên phần mềm Định mức xây dựng cũng rất nhanh và tiện ), từ đó theo dõi và xuất vật tư cho công trình, hạng mục