Lưu trữ hóa đơn điện tử của doanh nghiệp

Công văn 3892/CTBDI-TTHT (do Cục Thuế tỉnh Bình Định ban hành) khẳng định việc tra cứu được hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế không thay thế cho trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Đơn vị bắt buộc phải tự tải, lưu trữ dữ liệu hóa đơn gốc và đảm bảo tính toàn vẹn để xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

TỔNG CỤC THUẾ
CỤC THUẾ TỈNH BÌNH ĐỊNH
Số: 3892/CTBDI-TTHT
V/v lưu trữ hóa đơn điện tử

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Bình Định, ngày 17 tháng 10 năm 2024

Kính gửi:

Viện Khoa học kỹ thuật Nông nghiệp Duyên hải Nam Trung Bộ

Địa chỉ: Đường Tây Sơn, KV.8, Nhơn Phú, Quy Nhơn, Bình Định.

Cục Thuế tỉnh Bình Định nhận được Công văn số 485/VNTB-VP ngày 03/10/2024 của Viện Khoa học kỹ thuật Nông nghiệp Duyên hải Nam Trung Bộ (Đơn vị) về việc “bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử”.

Về vấn đề này, Cục Thuế tỉnh Bình Định có ý kiến như sau:

1. Về trách nhiệm lưu trữ hóa đơn:

– Tại khoản 1 Điều 12, khoản 2 Điều 6, khoản 4 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về định dạng hóa đơn điện tử, trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử (HĐĐT):

“Điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử

1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

…

Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

…

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Điều 22. Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

…

4. Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử”.;

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Đơn vị sử dụng HĐĐT, thì trách nhiệm lưu trữ, bảo quản HĐĐT là trách nhiệm của Đơn vị, không phải Hệ thống HĐĐT của Cơ quan thuế. Do đó, việc tra cứu được hóa đơn từ tài khoản của Đơn vị tại Hệ thống HĐĐT không miễn trừ trách nhiệm lưu trữ HĐĐT của Đơn vị. Đơn vị phải thực hiện tải hóa đơn, lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử theo định dạng XML tại hệ thống thông tin (máy tính) của Đơn vị.

1. Về trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn:

– Tại khoản 7, khoản 8 Điều 17 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019 quy định về trách nhiệm của người nộp thuế:

“Điều 17. Trách nhiệm của người nộp thuế

…

7. Cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế, bao gồm cả thông tin về giá trị đầu tư; số hiệu và nội dung giao dịch của tài khoản được mở tại ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng khác; giải thích việc tính thuế, khai thuế, nộp thuế theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế.

8. Chấp hành quyết định, thông báo, yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, công chức quản lý thuế theo quy định của pháp luật.”;

– Tại điểm a khoản 2 Điều 14 Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về xử phạt hành vi phạm về cung cấp thông tin liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế:

“Điều 14. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về cung cấp thông tin liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế

…

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ, không chính xác các thông tin, tài liệu, chứng từ, hóa đơn, sổ kế toán liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế; cung cấp không đầy đủ, không chính xác số hiệu tài khoản, số dư tài khoản tiền gửi, tài khoản thanh toán cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu;

Căn cứ các quy định nêu trên, Đơn vị có trách nhiệm phải lưu trữ theo quy định và cung cấp hóa đơn khi Cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra xác định nghĩa vụ thuế của Đơn vị. Trường hợp Đơn vị không lưu trữ và cung cấp hóa đơn theo yêu cầu của Cơ quan thuế phục vụ cho công tác kiểm tra liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế, Đơn vị sẽ bị xử phạt theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 14 Nghị định 125/2020/NĐ-CP nêu trên.

Cục Thuế tỉnh Bình Định trả lời để Viện Khoa học kỹ thuật Nông nghiệp Duyên hải Nam Trung Bộ được biết và thực hiện đúng quy định./.

Nơi nhận:

– Như trên;

– Lãnh đạo Cục;

– Các phòng: TTKT 1, NVDTPC;

– Lưu: VT, TTHT.

KT. CỤC TRƯỞNG

PHÓ CỤC TRƯỞNG

Trần Hữu Danh

CKTC (Chìa Khóa Thành Công) cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp – uy tín – tận tình. Liên hệ để được hỗ trợ trực tiếp tại đây.

1. Dịch vụ kế toán

2. Dịch vụ báo cáo thuế