Hướng dẫn đóng dấu bán hàng qua điện thoại

Dịch vụ kế toán CKTC hướng dẫn về đóng dấu bán hàng qua điện thoại trên hóa đơn giá trị gia tăng.

– Doanh nghiệp đóng dấu bán hàng qua điện thoại cần lưu ý những gì? Theo quy định ở văn bản pháp lý nào?

• Tại: 
  1. Công văn 376/CT-TTHT ngày 15 tháng 01 năm 2014 về hóa đơn, chứng từ bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
  2. Công văn 9299/CT-TTHT ngày 13/11/2013 hóa đơn bán hàng hóa cung ứng dịch vụ Cục thuế Hồ Chí Minh.

– Căn cứ: Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Điểm h Khoản 1 Điều 4 quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập:

“ Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.”

+ Tại Điểm đ Khoản 2 Điều 14 quy định cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:

“Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên).

Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.”

=> Theo đó:

– Trường hợp công ty mua hàng hóa tại Việt Nam qua điện thoại, qua mạng, fax, không thể ký trên hóa đơn thì bên bán hàng khi lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 14 Thông tư 64/2013/TT-BTC. Nếu Công ty mua hàng hóa trực tiếp tại trụ sở bên bán hoặc có ký kết hợp đồng mua bán thì tại tiêu thức người mua trên hóa đơn phải có chữ ký và ghi rõ họ tên người mua hàng của công ty.

– Trường hợp của công ty theo trình bày, bán hàng cho khách hàng ngoại tỉnh (có hợp đồng ký kết giữa hai bên) theo hình thức mua hàng trực tiếp nhưng công ty lại đóng dấu “bán hàng qua điện thoại” tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)” trên liên 1 của hóa đơn (liên lưu tại đơn vị) là không đúng quy định.

• Tại: 

1. Công văn 5119/CT-TTHT ngày 14/07/2014 hóa đơn Cục thuế Hồ Chí Minh;

2. Công văn 10135/CT-TTHT ngày 24/11/2014 lập hóa đơn Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh;

– Căn cứ: Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Khoản 1 Điều 4 quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn:

“Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.
…

đ) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

e) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

h) Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
…”

+ Tại Khoản 2 Điều 16 quy định cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:

“a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

– Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

…

đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

– Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

…”
=> Theo đó:

– Trường hợp Công ty có mua văn phòng phẩm của Công ty TNHH CKTC bằng phương thức giao hàng đến trụ sở Công ty, khi giao hàng tại trụ sở Công ty người bán không lập hóa đơn kèm theo, sau đó gửi hóa đơn cho Công ty bằng đường bưu điện và trên hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)” đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” là không đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn và chữ ký của người mua trên hóa đơn.

– Trường hợp Công ty cổ phần CKTC bán thép cho Công ty, việc giao dịch thống nhất giá cả, số lượng mua, bán… tiến hành thông qua email, điện thoại thì trên hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, Công ty CP CKTC được đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại”.

– Trường hợp của Công ty theo trình bày, có ký hợp đồng cung cấp dịch vụ quảng cáo (bao gồm việc phát triển ý tưởng chủ đạo cho chiến dịch, phát triển phim quảng cáo truyền hình …) cho khách hàng thì dịch vụ này không thuộc trường hợp bán hàng qua điện thoại; do đó việc Công ty lập và xuất hóa đơn số 0000058 ngày 07/10/2014 cho Công ty Cổ Phần ABC đã đóng dấu “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI” tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)” là không đúng quy định. Đề nghị Công ty và khách hàng lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập để lập lại hóa đơn theo đúng quy định tại Khoản 2 Điều 17 Nghị định 51.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CHÌA KHÓA THÀNH CÔNG