Quy trình kế toán CKTC cung cấp cho mọi loại hình doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói tại CKTC.
Quy trình kế toán CKTC sẽ đảm bảo hồ sơ và các chứng từ đầy đủ khi bị kiểm tra, thanh tra quyết toán thuế.
Quyết toán thuế thường được thực hiện định kỳ 03 – 05 năm một lần nhằm đánh giá lại các khoản chi phí, thuế đã kê khai và trích nộp trước đó của doanh nghiệp. Đây là một vấn đề làm đau đầu không ít doanh nghiệp bởi Luật thuế và kế toán doanh nghiệp có những điểm chưa tương đồng nhau hoặc thay đổi nhiều.
Có thể nói, việc quyết toán thuế là sự “đấu tranh” giữa hai bên, một bên là cán bộ thuế – đại điện cho Nhà nước, một bên là kế toán – bảo vệ lợi ích chính đáng của doanh nghiệp trên cơ sở pháp luật. Bạn cũng đừng quá ngạc nhiên khi cán bộ thuế họ biết khá nhiều về công ty của bạn, bởi họ có trong tay hồ sơ kê khai thuế hàng tháng của công ty bạn và không phải điều gì họ “phán” cũng đúng.
Trong công việc, nếu có những trở ngại trong hạch toán do quy định “lờ mờ” của các văn bản thuế như tiền hoa hồng, chi phí quảng cáo … Bạn nên gởi công văn lên Cục thuế để xin ý kiến hạch toán (khoản 1 tuần bạn sẽ nhận được công văn trả lời), công văn này là căn cứ để bạn hạch toán cũng như “cãi” lại cán bộ thuế khi họ xuống quyết toán.
Do đó, để làm tốt công tác kế toán cũng như chuẩn bị tốt hồ sơ kế toán khi quyết toán thuế là một quá trình, đòi hỏi bộ máy kế toán doanh nghiệp phải tổ chức, vận hành tốt. Kế toán phải cập nhật thường xuyên chế độ kế toán mới cũng như pháp luật thuế để hạch toán hợp lý, theo đúng yêu cầu. Vậy nên kế toán hoàn toàn chủ động, không phải “gồng mình” ra khi làm việc với cán bộ thuế.
Tất nhiên, để việc kiểm tra quyết toán thuế được suôn sẻ, bạn thông báo cho giám đốc của bạn biết thời gian quyết toán và dành một phòng riêng (gần phòng kế toán) đủ cho 03 – 04 cán bộ thuế làm việc (Phần này CKTC sẽ xử lý, giải trình và làm việc trực tiếp với cơ quan thuế tại cơ quan thuế quản lý). Nếu có một khoản thuế nào chưa được khai hoặc đã khai nhưng còn chưa đầy đủ, bạn hãy nhanh chóng điều chỉnh lại để tránh một số khoản phạt không mong muốn.
Sau đây là quy trình dịch vụ kế toán CKTC/quy trình kế toán công ty CKTC mà mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng khi sử dụng dịch vụ báo cáo thuế tại CKTC và công tác chuẩn bi trước khi quyết toán thuế:
1. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp là hồ sơ bản gốc hoặc bản photo công chứng:
– Giấy phép đăng ký kinh doanh.
– Các văn bản miễn, giảm thuế (nếu có).
– Giấy chứng nhận đầu tư….. (nếu có).
– Thuê nhà của cá nhân đặt trụ sở công ty => Phải làm tờ khai đăng ký thuế (Mẫu 03-ĐK-TCT – Tờ khai đăng ký thuế) cho thuê tài sản tại cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng cho thuê. Hồ sơ chứng minh gồm: Hợp đồng thuê nhà; giấy tờ nhà; CCCD của chủ nhà (bên cho thuê); tờ khai thuế cho thuê tài sản; giấy nộp tiền thuế phát sinh (nếu có); chi phí điện, nước;………… Tham khảo chi phí thuê nhà của cá nhân.
– CMND/Hộ chiếu/CCCD của người đại diện theo pháp luật công ty.
– Các công văn khác liên quan đến cơ quan thế.
– Các quyết định bổ nhiệm liên quan tới doanh nghiệp (người được bổ nhiệm phải là nhân viên chính thức của công ty).
–……………………………
2. Chuẩn bị và sắp xếp hồ sơ kế toán
Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng/quý; báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; tờ khai xuất nhập khẩu; thuế môn bài; tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt; tờ khai báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý; tờ khai thuế TNCN hàng tháng/quý.
Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, quyết toán thuế TNCN, hồ sơ hoàn thuế sắp xếp theo của từng năm kèm giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (căn cứ để cơ quan thuế và doanh nghiệp đối chiếu công nợ thuế đến hết kỳ quyết toán).
a. Hồ sơ kế toán về thuế giá trị gia tăng (Hồ sơ kế toán về thuế GTGT)
Thông thường bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn theo báo cáo thuế hàng tháng/quý mà doanh nghiệp đã nộp. Bạn cần tập hợp, sắp xếp tất cả hóa đơn GTGT đầu ra, đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai thuế GTGT và nên sắp xếp theo thứ tự ngày/tháng/năm để họ kiểm tra.
– Nếu có thời gian, bạn nên tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai trước khi họ vào kiểm tra (như chữ ký, con dấu, ngày tháng năm trên hóa đơn, nội dung trên hóa đơn, hợp đồng mua bán, phiếu thu – chi hoặc ủy nhiệm chi, tờ khai hải quan (nếu có), phiếu xuất kho hàng hóa …)
– Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản photo cần chuẩn bị kèm theo các công văn báo mất đã gửi cơ quan thuế. Các hóa đơn đầu ra hủy cần photo kèm với biên bản hủy để riêng.
– Các hoá đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên bạn nên có bản sao chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi bấm với hóa đơn) kèm theo để đỡ mất công mỗi lần cán bộ thuế hỏi lại phải đi tìm trong đóng sổ phụ ngân hàng. Hoặc bạn có thể lập bảng kê thanh toán qua ngân hàng để giải trình.
– Phân bổ tiền thuế GTGT được khấu trừ nếu có doanh thu không chịu thuế; Tiền thuế GTGT của phần thuê nhà cho người lao động thì không được khấu trừ tiền thuế GTGT; Và một số lưu ý về khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Cán bộ thuế thường sẽ đòi 1 file excel tổng hợp tất cả các báo cáo thuế cho họ và mẫu sổ trên excel hoặc trên phần mềm kế toán để họ tiện kiểm tra. Nên tốt nhất bạn lập sẵn một file excel tổng hợp các báo cáo phòng khi họ yêu cầu.
Tham khảo hướng dẫn xử lý hoá đơn của doanh nghiệp bỏ trốn.
Tham khảo: Tiền thuê nhà cho chuyên gia nước ngoài có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Tham khảo: Chính sách thuế GTGT hoạt động giáo dục
Tham khảo kê khai thuế giá trị gia tăng hàng nông sản – Kê khai thuế GTGT hàng nông sản.
b. Hồ sơ kế toán về thuế thu nhập cá nhân (Hồ sơ kế toán về thuế TNCN)
Một số hồ sơ kế toán và tài liệu cần chuẩn bị để quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Quyết toán thuế TNCN):
– Hợp đồng lao động của nhân viên chính thức, nhân viên thời vụ, người được hưởng hoa hồng hoặc khoán việc; bảng chấm công; các quyết đinh tăng, giảm lương; các khoản thưởng khác……..
– Bảng lương, bảng chấm công và các chứng từ thanh toán lương kèm sẵn một file excel tổng hợp thuế TNCN, bảng thông báo bảo hiểm xã hội tham gia.
– Các biên lai nộp thuế phần khấu trừ thuế TNCN cho các lao động không ký hợp đồng hoặc hoa hồng.
– Bản cam kết thuế thu nhập cá nhân không vượt quá mức thu nhập chịu thuế trong năm (áp dụng cho lao động không ký hợp đồng chính thức: Nhân viên thời vụ và áp dụng không quá 03 tháng trong năm) sẽ dùng theo mẫu 08/CK-TNCN ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC.
=> Chú ý: Khi làm bản cam kết thì bắt buộc người lao động phải có mã số thuế thu nhập cá nhân (mã số thuế TNCN).
– Các chứng từ liên quan đến đăng ký giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người phụ thuộc không có thu nhập, các bản sao giấy khai sinh. Tham khảo mức giảm trừ gia cảnh của người nộp thuế: tại đây
– Bản sao công chứng chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu của người lao động hoặc visa của các cá nhân người nước ngoài có phát sinh trả lương trong năm; các giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN của các lao động nhờ quyết toán thay thuế TNCN tại doanh nghiệp (nếu có).
Lưu ý: Các khoản thu nhập trên bảng lương phải được ghi rõ trong hợp đồng lao động nếu không rất dễ bị xuất toán; Nợ BHXH, BHTN, KPCĐ có thể bị loại trừ các chi phí trích trước theo tiền lương ra khỏi chi phí hợp lý.
1. Tham khảo các khoản phụ cấp theo lương liên quan tới đóng BHXH của người lao động: tại đây
2. Tham khảo các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (các khoản thu nhập chịu thuế TNCN) của người lao động: tại đây
3. Tham khảo cách tính thuế thu nhập cá nhân cho người lao động (cách tính thuế TNCN cho người lao động): tại đây
4. Tham khảo cách hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài (chi phí thuê khoán nhân công): tại đây
5. Tham khảo điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN: tại đây
6. Cách nộp thuế TNCN chuyển nhượng vốn góp: tại đây
7. Cách nộp thuế TNCN chuyển nhượng cổ phần: tại đây
8. Quy định về mức chi trang phục cho nhân viên: tại đây
9. Tham khảo về mức phụ cấp độc hại cho người lao động: tại đây
c. Hồ sơ kế toán về thuế thu nhập doanh nghiệp (Hồ sơ kế toán về thuế TNDN)
Thuế TNDN là loại thuế mà liên quan đến toàn bộ hệ thống tài chính kế toán, hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp, nên hồ sơ của loại thuế này chính là toàn bộ sổ sách kế toán, tài liệu kế toán của doanh nghiệp.
1. Tham khảo danh mục tài khoản theo Thông tư 133
2. Tham khảo danh mục tài khoản theo Thông tư 200
3. Tham khảo về việc kết chuyển lỗ của công ty/công ty được chuyển lỗ mấy năm liên tục: tại đây
4. Tham khảo: Trích lập và xử lý các khoản dự phòng
5. Tham khảo: Hạch toán chênh lệch tỷ giá tài khoản 413
6. Tham khảo: Cách hạch toán kế toán tài khoản 333
7. Tham khảo: Cách hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
8. Tham khảo: Thời gian trích khấu hao tài sản cố định
Quy trình kế toán CKTC thì hồ sơ, tài liệu, chứng từ gốc, sổ sách sẽ rà soát lại với đầy đủ chữ ký, con dấu, sắp xếp theo từng năm:
– Sổ sách kế toán theo hình thức sử dụng kế toán đã đăng ký với cơ quan thuế (phải in ra nếu làm trên máy tính bằng excel) bằng file mềm gồm sổ tổng hợp (sổ cái); sổ chi tiết các tài khoản; bảng cân đối phát sinh; sổ nhật ký chung; bảng kê mua vào và bán ra; nhập xuất tồn hàng hóa (chú ý hình thức tính giá tồn kho)………
– Hợp đồng lao động + CCCD của người lao động sao y công chứng; Quy chế tiền lương; Thang bảng lương của công ty; Bảng lương nhân viên tham gia bảo hiểm hoặc thời vụ (nếu có); Bảng chấm công; Bảng chi lương (Lưu ý: có chữ ký xác nhận chỗ bảng chi lương và tất cả chữ ký của toàn bộ nhân viên phải thống nhất cùng chữ ký trong bộ hồ sơ)…………….. Phần này doanh nghiệp nên lưu ý về loại hình doanh nghiệp của công ty. Tham khảo chi phí lương giám đốc kiêm chủ sở hữu sẽ bị loại của công ty TNHH một thành viên tại đây.
– Chứng từ photo kẹp với phiếu chi, phiếu thu, ủy nhiệm chi, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán hoặc file mềm khi sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán.
– Hợp đồng kinh tế (hợp đồng mua bán; hợp đồng dịch vụ………): Nên phân loại theo hợp đồng đầu ra, đầu vào; Bộ hồ sơ hàng nhập khẩu, xuất khẩu (hợp đồng, Tờ khai hải quan có xác nhận thực xuất của cơ quan hải quan; Chứng từ thanh toán qua ngân hàng; vận đơn (nếu có); Shipped On Board Bill of Lading (On Board B/L), invoice …) nên để riêng:
+ Bộ hồ sơ bên công ty thương mại, dịch vụ (mua bán hàng hóa, dịch vụ): Hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, chứng từ giao nhận hàng hóa, dịch vụ (phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu/lệnh/giấy vận chuyển), chứng từ thanh toán,…………..
+ Bộ hồ sơ bên công ty xây dựng: Bảng báo giá, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu công trình, phụ lục hợp đồng (nếu có), hóa đơn GTGT xuất đồng thời với biên bản nghiệm thu công trình, chứng từ thanh toán,……….
Lưu ý: Doanh nghiệp cần phải lưu lại thông tin đơn vị bán hàng cho doanh nghiệp mình như: số điện thoại kế toán và giám đốc; địa chỉ mail hoặc một số thông tin liên lạc khác để khi cần thiết còn có thông tin liên lạc làm việc.
=> Thảm khảo các hồ sơ cần chuẩn bị: tại đây
=> Hồ sơ nhập khẩu tham khảo thêm: Bảng mã loại hình xuất khẩu xem có liên quan tới nghiệp vụ khai thuế nhà thầu.
– Hợp đồng thuê xe của cá nhân (nếu có) => Phải làm tờ khai đăng ký thuế (Mẫu 03-ĐK-TCT – Tờ khai đăng ký thuế) cho thuê tài sản tại cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng cho thuê: Hợp đồng thuê xe; CCCD của chủ xe; giấy tờ xe (cà vẹt xe); bảo hiểm xe (có nội dung được kinh doanh); chi phí xăng dầu; chi phí cầu đường; bằng lái xe của người lái (nếu người lái xe là người không phải thành viên, nhân viên công ty thì phải có chi phí trả lương); tờ khai thuế cho thuê tài sản và giấy nộp tiền thuế phát sinh đã nộp (nếu thuê xe trên 100 triệu đồng/năm); phiếu chi tiền hàng tháng thanh toán phí thuê xe; hóa đơn GTGT (nếu thuê xe từ một tổ chức/HTX); bảng kê 01/TNDN;…………… => Tham khảo: Hồ sơ và cách tính thuế với chi phí thuê xe của cá nhân.
– Hồ sơ ngân hàng (sao kê tài khoản công ty (sổ chi tiết), hợp đồng vay tổ chức tài chính hoặc hợp đồng vay của cá nhân, kế hoạch vay vốn, chi phí lãi vay……….…) => Thảm khảo: xác định chi phí lãi vay được trừ.
– Đánh giá lại chênh lệch tỷ giá tiền ngoại tệ (nếu có).
– Hồ sơ tài sản cố định, các quyết định khấu hao, quyết định thôi khấu hao, bảng đăng ký trích khấu hao, bảng tính thời gian trích khấu hao (nên mở thẻ theo dõi TSCĐ để tránh bị xuất toán) áp dụng tại Thông tư 45/2013/TT-BTC.
– Bảng tính giá thành dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất, bảng phân bổ chi phí, biên bản hủy hàng hỏng, biên bản kiêm kê kho, biên bản kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành…
– Đối chiếu công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ, công văn đòi nợ từng lần. Bạn nên kiểm tra các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu, khuyến mãi, hàng bán bị trả lại có đủ hồ sơ, hợp lý chưa.
Tham khảo: Các loại báo cáo doanh nghiệp FDI phải nộp
Tham khảo: Các hình thức quan hệ liên kết
Tham khảo mức phạt trễ tờ khai thuế theo Nghị định 125: tại đây
CKTC (Chìa Khóa Thành Công) cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp – uy tín – tận tình. Liên hệ để được hỗ trợ trực tiếp tại đây.
6. Dịch vụ lập báo cáo tài chính
7. Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh – Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh
8. Dịch vụ giải thể doanh nghiệp
Tham khảo bảng giá dịch vụ thành lập công ty
Tham khảo bảng giá dịch vụ kế toán
Dịch vụ tra cứu hóa đơn
Dịch vụ tra cứu thông tin công ty
Tra cứu thông tin người nộp thuế: tại đây
Dịch vụ tra cứu ngành nghề kinh doanh
